Висаджування за столом переговорів здійснюється відповідно до загальноприйнятих норм етикету і службовим становищем кожного учасника. Існує кілька варіантів розсаджування за столом переговорів. (Додаток. 7-9).
Переговори - діалог рівноправних учасників, що передбачає рівну активність і право сторін на відстоювання своєї позиції.
Якщо в переговорах беруть участь три і більше сторін, то вони розсідаються в алфавітному порядку за годинниковою стрілкою. На першому засіданні головує керівник приймаючої сторони, а далі - по черзі.
З огляду на національні особливості і особливості правил етикету різних країн, на переговорах слідують тим правилам, які прийняті в країні проведення.
Стіл накривають заздалегідь. Розставляють пляшки зі столовою мінеральною водою або іншими прохолодними напоями. Пляшки повинні бути з наклеєними етикетками, недбалий їх вид неприпустимий. Ставлять їх таким чином, щоб гості бачили етикетку напою. Пляшки заздалегідь не відкривають, тому поруч слід покласти ключ для відкривання. Склянки завжди ставлять дном вгору, фужери - ніжкою вниз. На столі розкладають аркуші паперу або блокноти, ручки або олівці з урахуванням кількості учасників зустрічі.
Господар кабінету повинен зустрічати гостей на півдорозі від письмового столу до дверей, але не за робочим столом. Праворуч від нього може стояти заступник, зліва - перекладач. Гості входять в такому ж порядку. Глава делегації повинен знаходиться на півкроку попереду. Перекладач приймає сторони представляє делегацію гостей, перекладач гостей переводить і являє господарів. Після привітання керівник приймаючої сторони запрошує гостей пройти до столу переговорів і зайняти місця обличчям до вікна (виключення складають вікна, що виходять на сонячну сторону). Розмова повинна починатися з кількох загальних питань: «Як ви доїхали?», «Як ви розмістилися в готелі?». Вихована людина при цьому не стане скаржитися на всі неприємності трапилися з ним. Досить обмежитися фразою: «Спасибі. Все пройшло благополучно ». Потім господар зустрічі передає свою візитну картку керівнику групи гостей (японцям і південнокорейцям візитні картки передаються двома руками, як і приймаються). Якщо учасників трохи обмінюватися візитними картками можуть всі учасники.
Усталена тра-діція сідати навпроти один одного за столом переговорів Установ івает на те, що в вас бачать супротивників; якщо ж ви сидите поруч, то це заздалегідь розташовує до партнерства. Делегації обох сторін повинні бути представле-ни в рівній кількості - в іншому випадку менша може стати жертвою тиску або маніпуляції. Нарешті присутність доброже-лательно для обох сторін глядачів полегшує шлях до взаімопоні-манію, врівноважуючи тиск і пом'якшуючи прояви ворожого поведінки. При численній публіці увагу учасників пере-говорів більше зосереджується на завоюванні популярності, ніж на самих переговорах. Саме тому краще, якщо переговори ве-дутся у вузькому колі.
Після представлення починається розмова. Її завжди починає керівник приймаючої сторони. Бесіда не повинна тривати більше двох годин. Через 30 хвилин після початку секретар може запропонувати чай або каву. Чашки подаються ручкою до правої руки гостя. Ложка повинна лежати перпендикулярно руці гостя. На стіл можна поставити цукор рафінад і цукерки в коробках.
Коли зустріч закінчена, першим з-за столу встає керівник приймаючої сторони і проходить на те місце, де він зустрічав гостей, прощаючись з кожним. Виходити з дверей кабінету не рекомендується.
Психологічне значення має форма столу переговорів.
У сфері бізнесу для переговорів використовуються зазвичай квадратні, прямокутні і круглі столи.
Розміри стола теж мають значення. Чим більше стіл, тим помітніше дистанція між учасниками, тим важче домогтися згоди і легше не погоджуватися з думкою співрозмовника.
Квадратний стіл сприяє створенню суперництва і зухвалої поведінки людей, рівних по положенню. Квадратні столи хороші для проведення короткої ділової бесіди або для підкреслення відносин субординації.
Відносини співпраці швидше встановлюються з тією людиною, яка сидить за столом праворуч від керівника або поруч з ним. Від людини, що сидить праворуч, буде виходити більше розуміння, ніж від того, хто сидить зліва. Від людини, що сидить навпроти керівника, виходить найбільший опір. Квадратний стіл часто використовується для ділових переговорів, брифінгів, для бесіди з провинившимися.
За прямокутним столом почесними місцями вважаються місця на торці столу. З них найбільш почесним є місце напроти дверей, Якщо двері знаходиться збоку, то почесне місце - навпроти вікна, що виходить на вулицю, але не у двір. При цьому вікно має бути закрите шторою або жалюзі. Попадання на гостей сонячного світла розцінюється як неповага до них. Дана інформація дозволить правильно планувати розміщення учасників зустрічі за столом.
Ступінь впливу зменшується в залежності від віддаленості гостя від господаря. Отже, співрозмовник, який сидить прямо навпроти господаря, знаходиться в конкурентно захисної позиції і доставляє більше занепокоєння.
Відповідно до протоколу здійснюється розсадження учасників за столом переговорів. Висаджування має кілька варіантів:
- глави делегацій сидять на чолі столу, далі - інші члени делегацій з урахуванням рангів;
- глави делегацій сидять в центрі столу, один навпроти одного, далі - члени делегацій з урахуванням рангів;
- якщо в переговорах беруть участь три сторони і більш, то глави делегацій розсідаються за алфавітом, за годинниковою стрілкою навколо круглого або прямокутного столу.
Треба відзначити, що вимоги ділового етикету дотримуються незалежно від настрою, психологічного стану. Основне правило етикету переговорів, а також запорука їхнього успіху полягає в тому, щоб обидві сторони прийшли до переконання, що вони щось виграли в результаті переговорів.