Правила поведінки за столом переговорів.
Частина 1.
Знати тонкощі етикету важливо не тільки для дипломатів. Незграбним жестом або словом можна змастити все враження, яке планувалося провести на ділового партнера. Як підготуватися до важливої зустрічі і не допустити жодного проколу?
Кого включити в делегацію?
До будь-яких серйозних переговорів потрібно готуватися. Доцільно заздалегідь з'ясувати посади і обов'язки всіх учасників з боку партнера. Важливо встановити, хто реальний лідер цієї групи, щоб потім, під час зустрічі, приділити йому більше уваги. Часто це зовсім не глава делегації, а, наприклад, керівник напрямку, яке найбільш зацікавлене в результаті переговорів. І тільки знаючи все це, слід формувати власну команду переговорників. Від того, наскільки грамотно вона буде складена, на думку консультанта по бізнес-етикету компанії "АВC-Тренінг" Марини Архангельської, на 80% залежить успіх майбутньої зустрічі.
- Діловий етикет базується на двох основних речах: на економії часу і на ранжируванні за посадами. Тому основний принцип при підборі учасників ділової зустрічі - домогтися повного паритету, - каже Марина Архангельська. - З кожного боку в переговорах повинна бути присутньою однакову кількість людей. Причому якщо від однієї компанії планують приїхати, наприклад, керівник і його помічник, то протилежна сторона повинна представити себе в тому ж складі. Учасників зустрічі потрібно підбирати посаду на посаду.
Отже, припустимо, переговори організовуються за ініціативою вашої компанії і вона, як то кажуть, замовляє музику. Скільки людей слід включити в делегацію? Це залежить від вашої мети. Якщо вона полягає в тому, щоб надати партнеру інформацію про новий проект, то кількість учасників не має значення. Якщо на переговорах передбачається обговорювати будь-які проблеми і приймати конкретні рішення, то число учасників повинно бути обмежено.
Численна команда матиме психологічну перевагу, зате зустрічі "тет-а-тет" підвищать ймовірність досягнення угоди.
- Головний принцип, за яким визначається склад учасників переговорів, - реальна необхідність присутності на зустрічі кожного з них, - вважає Марина Орлова, тренер-консультант школи менеджерів "Арсенал". - Потрібно запрошувати тих, чия присутність дійсно необхідно, а не тих, хто може або хоче прийти. Як показує практика, ефективність переговорів обернено пропорційна числу учасників.
Про користь пунктуальності
З ділового етикету, про бажання провести переговори партнера прийнято повідомляти за два тижні до передбачуваної дати зустрічі. Причому місце пропонує запрошуюча сторона, а підтверджує - запрошена.
Ще до початку переговорів варто обговорити і затвердити коло питань, які будуть обговорюватися, окреслити цілі зустрічі.
Якогось особливого "переговорного" часу не існує. Однак найбільш плідної вважається перша половина дня. Зустрічатися після обіду не вважається поганим тоном. Непристойно лише призначати зустрічі на ранній ранок або пізній вечір.
Природно, на переговори не можна спізнюватися. Але і приходити заздалегідь теж не слід. Це може вибити господарів з колії.
Ідеальні переговори тривають дві години. Якщо не вдається вкластися в цей час, то перед наступним двогодинним блоком необхідно зробити як мінімум півгодинну перерву.
Під час паузи гостям можна запропонувати каву або чай. Відповідно до етикету, в першу чергу напої подаються гостям, починаючи з їх керівника, потім - в тому ж порядку - своїм співробітникам.
Курити під час переговорів можна тільки тоді, коли це обумовлено заздалегідь. Однак зараз все частіше і частіше за столом переговорів не курять і не п'ють нічого, крім мінеральної води.
Вдома і стіни допомагають
Де краще зустрічатися - у власному офісі або на нейтральній території? Відповідь, знову-таки, залежить від вашої мети. Якщо ви хочете добитися психологічної переваги, то краще запросити партнера до себе в компанію.
Ідеально проводити зустрічі в спеціально пристосованих переговорних кімнатах. Дверцята меблів, що стоїть в цих приміщеннях, повинні бути щільно закриті, на столах не повинно бути зайвих документів. В іншому випадку запрошена сторона буде відчувати себе некомфортно.
Головний елемент обстановки переговорної кімнати - стіл.
- Діловий етикет передбачає, що кращий стіл для переговорів - круглий або овальний, - каже Марина Архангельська. - Будь-який стіл з кутами спочатку налаштовує співрозмовників на конфронтацію. Буває, що в розпорядженні господарів є тільки традиційний прямокутний стіл. У цьому випадку вони повинні пам'ятати, що під час зустрічі не можна нікого садити ні в його главу, ні в торець. Схема розташування партнерів повинна бути такою: один проти одного в залежності від їх рангу або посади.
Неввічливо саджати гостей спиною до дверей або ж обличчям до вікна. Представник приймаючої сторони повинен сидіти обличчям до дверей і, скажімо, непомітно подати знак секретарю, щоб він замінив попільнички або приніс воду.
Якщо зустрічаються малознайомі люди, дуже корисно заздалегідь розставити на столах картки з іменами і прізвищами всіх учасників переговорів. Так їм буде легше спілкуватися.
- Занадто велика дистанція між партнерами може створити відчуття відстороненості, - вважає Марина Орлова. - Але і фамільярно манера вести бесіду теж шкідлива. Не можна вторгатися в особистий простір сусідів по столу, чіпати чужі речі і документи без дозволу, намагатися влаштуватися комфортніше, ніж господар кабінету.
Зустрічають по одягу
Зовнішній вигляд переговірників повинен бути бездоганним. Як сказав Сервантес, "одяг облачає і викриває". На нашу зовнішнім виглядом люди судять про серйозність наших намірів і професіоналізмі.
Отже, збираючись на важливу зустріч, найкраще одягнутися в консервативному класичному стилі. Він незмінно свідчить про солідність, респектабельність і добрий смак його власника. У комплект "обмундирування" парламентера-чоловіки входять костюм-двійка сірого або синього кольору, сорочка з довгим рукавом - світла однотонна або в тонку смужку, шовковий галстук, шкарпетки в тон брюк і напівчеревики зі шнурівкою. Жінкам теж краще надягти класичний костюм і туфлі-човники на стійкому каблуці. Для переговорів оптимальний денний макіяж, обов'язкові доглянуті руки, акуратна зачіска. Ділова жінка не повинна виглядати "синім панчохою", але для неї неприйнятні міні-спідниці, екстравагантні аксесуари. Набір прикрас слід звести до розумного мінімуму.
- Бізнес - безстатеве співтовариство, - вважає Марина Архангельська. - І багато загальноприйняті правила поведінки - наприклад звичай пропускати даму вперед - тут втрачають сенс. Звичайно, якщо дамі поступаються місцем за столом переговорів - це добре. Але бізнес-леді не повинна цього вимагати.
Спеціальні правила передбачені для поводження з візитками. Якщо рукостискання і уявлення є формальними діями при знайомстві, то обмін візитними картками - неформальним. За отриману візитку обов'язково дякують. Зухвале порушення - миттєво покласти її в кишеню або візитницю. Спочатку картку потрібно уважно прочитати.