Як створити архів в нашій маленькій організації, звідки беруться номера фонду?
Відповідаючи на поставлені питання, зупинюся на основних моментах, що стосуються створення архіву організації.
Важливу інформацію про архівну справу ви знайдете в матеріалі тут.
Таким чином, в кожній організації створюються архівні документи і, відповідно, формується архівний фонд, але не скрізь є структурні підрозділи (або відповідальні), які здійснюють його обробку. І той факт, що ваша організація прийняла рішення про створення архіву - досить приємна явище, яке свідчить про досить високий культурний і діловому рівні ваших керівників.
При організації архіву вам треба буде розв'язати три групи питань:
Важливу інформацію про архівний діловодстві ви знайдете в матеріалі тут.
Під організаційними питаннями ми розуміємо визначення основних завдань і функцій архіву, його статусу, а також основних напрямків реалізації поставлених завдань:
1. Визначення статусу архіву, його штат.
Архів може бути структурно виділений, а може бути просто призначений працівник, відповідальний за ведення архіву. Необхідно визначити основні функції та права архіву або співробітника, відповідального за його ведення.
2. Визначення взаємовідносин з державним або муніципальним архівом.
Відносини між недержавними організаціями, громадянами та державними (муніципальними) архівами будуються тільки на договірних засадах. Якщо врахувати, що договір - це волевиявлення як мінімум двох сторін, то потрібна воля вашої організації про передачу своїх документів на державне зберігання і надання їм відповідного статусу, і зустрічно - воля державного (муніципального) архіву прийняти ці документи.
Відповідно до ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» включення документів, що знаходяться в приватній власності, до складу Архівного фонду Російської Федерації, здійснюється на підставі експертизи цінності і оформляється договором між власником або власником архівних документів і державним і муніципальним архівом (ст. 6 п. 7).
Відібрані документи (архівний фонд вашої організації) після закінчення певного періоду тимчасового зберігання, встановленого договором, повинні будуть вступити в архів для подальшого зберігання (п. 4.4 Правил роботи державних архівів).
При першому надходженні документів вашого архівного фонду в державний (муніципальний) архів йому буде присвоєно номер за списком фондів - номер фонду. Номер, присвоєний архівного фонду за списком фондів, буде його обліковий номер і збережеться за ним у всіх облікових документах архіву. Архівний фонд заноситься в список фондів тільки один раз: при першому надходженні в архів.
Не допускається внесення архівного фонду в список фондів раніше надходження його архівних документів на зберігання (п. 3.5.3 Правил роботи державних архівів).
У список фондів крім номера заноситься і назва архівного фонду, яке складається з повного і офіційно прийнятого скороченого назви фондообразователя (вашої організації) із зазначенням його підпорядкованості, місцезнаходження, крайніх дат існування.
3. Визначення порядку роботи архіву.
Також треба знати, чи передбачається ведення планів і звітів про роботу архіву, складання плану-графіка передачі справ в архів і т.д.
4. Визначення складу документів архіву.
5. Визначення порядку комплектування.
Які структурні підрозділи (філії та ін.) І в якому порядку будуть передавати документи на зберігання в архів.
6. Визначення порядку використання документів.
Яким структурним підрозділам, посадовим особам та на підставі яких документів буде надано право запитувати інформацію (і документи) з архіву.
7. Виявлення потреб у передачі частини робіт на аутсорсинг (зберігання, плетіння, знищення та ін.).
8. Організація експертизи цінності документів, створення Експертної комісії (ЕК).
9. Визначення порядку передачі справ при зміні особи, відповідальної за ведення архіву.
Під методичними питаннями ми розуміємо створення певної нормативної бази, яка регламентує діяльність архіву:
Даний документ має певну структуру, якої слід дотримуватися при складанні Положення про архів вашої організації.
- Закріплення обов'язків щодо організації та ведення архіву у відповідних посадових інструкціях, або видання наказав покладання обов'язків на співробітника по веденню архіву.
Товариство з обмеженою відповідальністю
м Великий Устюг
Про покладання обов'язків по
організації та ведення архіву Товариства
З метою забезпечення збереженості архівних документів ТОВ «Північно-Захід» (далі - Товариство)
1.Возложіть обов'язки з організації та ведення архіву Товариства на заступника начальника Управління справами В.Н. Суворову.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника управління справами В.В. Романова.
Генеральний директор Я.В. Морозов
Під технічними питаннями ми розуміємо наявність або перспективи придбання матеріальних ресурсів, що сприяють реалізації основних завдань і функцій архіву:
- Наявність обладнаного архівосховища, шаф для зберігання або передача роботи на аутсорсинг.
- Визначення обсягів прийнятих документів, а також перспектив щорічного руху документів, їх приріст і вибуття на підставі даних від структурних підрозділів, зведеної номенклатури справи і т.д.
3. При наявності обладнаного архівосховища - проведення його топографування, тобто нумерації всіх полиць і стелажів з метою полегшення пошуку документів (з метою закріплення місця зберігання документів у сховищах складаються постеллажние і при великому обсязі фондів пофондового топографічні покажчики (ст. 4.4.3 Основних правил роботи архівів організацій).
4. Наявність і потреба в комп'ютерної, копіювальної та іншої техніки.
5. Організація палітурки документів.
Підсумок: таким чином, кожна організація в залежності від обсягу документів, основним напрямом своєї діяльності, матеріальних ресурсів та інших факторів визначає для себе необхідність створення і функціонування архіву як самостійного структурного підрозділу. При неможливості зберігати документи в місці функціонування самої організації вона має право розглянути питання передачі даного функціоналу на аутсорсинг. При наявності в архівному фонді документів значущих не тільки для самої організації, але і для суспільства в цілому, доцільно укласти договір з державним (муніципальним) архівом про співпрацю.
Укладення такого договору, як правило, не несе фінансових зобов'язань, але визначає порядок, терміни і об'єкт передачі на подальше архівне зберігання.
Анонси майбутніх номерів