Як створити хороший звіт?
Взагалі-то, не дуже й складно, якщо у вас є MS Office для Windows. Правда, спочатку варто злегка уточнити, що це за звір - "хороший звіт". Зазвичай, під таким терміном мається на увазі якийсь общеболтологіческій документ, що оповідає про досягнуті результати і які спіткали невдачі. При цьому, документ тим краще, ніж він конкретніше і інформативніше. Тобто одну з головних ролей в ньому грає кількість і якість наявних додатків, а також точність названих цифр.
Скільки мені довелося бачити всяких доповідей, майже всі вони, незалежно від місця складання (банк, фірма або малозначний заштатне заводський відділ), всі вони, в кращому випадку, містять масу всіляких таблиць і практично повсюдно містять помилки в них. Хоч би одну. Як би ви не старалися, але або вас підведуть з вихідними цифрами, або просто не залишиться часу для скрупульозної їх перевірки по всім численним таблицями, розкиданим по різних частинах текстового документа. Найнеприємніше полягає в тому, що, за законом підлості, недоліки і упущення мають неприємну властивість благополучно проскакувати численні перевірки і спливати лише тоді, коли вносити виправлення виявляється майже пізно.
Не секрет, що вже давно велика частина всяких корисних цифр накопичується і зберігається в файлах електронних таблиць. Взяти хоча б той же MS Excel. Нічого не варто організувати в ньому прекрасну систему обліку статистичних даних з автоматичним підведенням балансу. Причому, використання "книжкового" побудови файлу електронної таблиці забезпечує надзвичайно високий рівень зручності. Одні "сторінки" містять конкретні цифри, а на інших наводиться вже закінчена "зведена" картина.
Якщо ж ви все-таки пішли далі, то це означає, що з організацією у вас все в порядку і ми можемо продовжувати (у всякому разі, я так сподіваюся).
Відверто кажучи, не так вже й важливо, що конкретно міститься в таблиці. Важливий сам факт її існування в якості джерела конкретних фактичних даних, а що там вони будуть відображати - підсумок оптових продажів свазілендських футболістів в китайські клуби середньої ліги або загальний дохід по преміях за відмінні оцінки в середній школі - це виключно ваша особиста справа.
Однак є й зворотний бік медалі. Справа в тому, що вставлятися-то копія вставляється, але відразу після закінчення процесу копіювання, вона втрачає будь-який зв'язок з вихідним файлом (тобто тим, з чого та копія знімалася). Для нашого "автоматичного" звіту цей спосіб, стало бути, зовсім не годиться. Які б зміни не відбувалися потім, "вставлена копія" вже ніяк не реагує, але якщо скористатися вже згаданої можливістю вставити "Об'єкт", то зв'язок дуже навіть можна зберегти і навіть змусити її на себе працювати.
Ну так ось. Відразу після вибору потрібного файлу і натиснення "ОК" в ваш текстовий документ буде вставлена ця сама таблиця. Якщо хочеться додати кілька екзотики в ваш звіт, то ще на етапі створення таблиці можна увійти в режим настройки листа і відключити там демонстрацію на екрані службової разлиновки. Тоді і вставлений об'єкт буде показаний без цих ліній. В іншому випадку, крім самих цифр і букв, а також заданої вами прикрашає разлиновки, на екрані буде видно і службова.
Хочу звернути вашу увагу на той факт, що зв'язок встановлюється з конкретними цифрами, а з усією сторінкою в цілому. Це має плюс - поява нових даних (рядків, стовпців, комірок і т.п.) тут же призводить до їх виникнення і в файлі MS Word, а також має і свій мінус - не можна, щоб на одному аркуші перебувала занадто велика таблиця, бо алгоритм об'єднання вставляє її всю цілком (масштабуючи за потребою), і якщо вона виявиться занадто широкою або занадто високою, то її відображення виявиться не дуже приємним для очей і зручним для читання.
Ну, ось, здається, і все. Автоматичний звіт готовий. Він тепер завжди "свіжий" і завжди "коректний". Всі його таблиці є точними копіями тих файлів, звідки вони беруть цифри, що виключає ймовірність помилок чи інших помилок. Користуйтеся і отримуйте задоволення. Зрештою, для чого ще потрібні всі ці комп'ютери?