Бухгалтери, буває, не приділяють належної уваги касової дисципліни, незважаючи на те, що за порушення передбачена адміністративна відповідальність. Пояснимо, які помилки у веденні касових операцій і соціального страхування на підприємствах документів трапляються найчастіше, як їх уникнути або виправити, якщо вони допущені.
Щоб перевіряючі не вважали, що касові операції в організації веде «невстановлена особа», потрібно коректно оформити факт передачі працівнику відповідних повноважень:
1.Заручіться згодою працівника на ведення касових операцій.
2.Якщо працівник не проти взяти на себе ведення касових операцій, то потрібно внести доповнення до трудового договору. Якщо працівник буде виконувати обов'язки касира в основний робочий час, то потрібно керуватися правилами суміщення професій, закріпленими ст. 60.2 ТК РФ.
3.Іздать розпорядчий документ, наприклад, наказ керівника організації.
4.Заключіть з працівником договір про матеріальну відповідальність.
Ліміт залишку готівки в касі
Юридичні особи самостійно визначають ліміт залишку готівки виходячи з характеру діяльності з урахуванням обсягів надходжень або обсягів видачі готівкових коштів (Додаток до Вказівкою №3210-У). Суб'єктам малого підприємництва, а також індивідуальним підприємцям дозволено вести касові операції за спрощеною схемою. Наприклад, IP і малі підприємства можуть не встановлювати касовий ліміт (абз. 10 п. 2 Вказівки № 3210-У).
Особливо багато питань виникає при веденні касових операцій відокремлених підрозділів. Розглянемо кілька практичних ситуацій і дамо рекомендації, як краще діяти.
Приклад 1. У відокремленому підрозділі організації на кінець робочого дня залишаються готівкові грошові кошти в рамках встановленого ліміту. Вся готівкова виручка відокремленого підрозділу здається в касу головної організації. На наступний ранок гроші з каси видаються на розмін.
Якщо обов'язок здавати всю готівкову виручку відокремленого підрозділу в касу головної організації не встановлена, а тільки закріплено право, то все законно. Чи правомірно залишати готівку у відокремленому підрозділі організації (незалежно від того, де воно розташоване) на кінець робочого дня в рамках встановлених лімітів.
Відокремлені підрозділи, які здають виручку в банк на рахунок юридичної особи, самостійно визначають ліміт залишку грошових коштів (п. 2 Вказівки № 3210-У). Питання, хто повинен затверджувати наказом даний ліміт: саме підрозділ або головна організація.
Приклад 2. Податковий орган за результатами проведеної перевірки встановив, що директор філії організації наказом затвердив новий ліміт залишку в касі філії. На думку інспектора, ліміт повинен затверджуватися наказом керівника організації. Тому податковий орган прийшов до висновку, що ліміт залишку в касі філії не встановлено. Організацію притягнули до адміністративної відповідальності за ст. 15.1 КоАП РФ (оштрафували).
Дії податкового органу правомірні. Керівник філії організації не мають права затверджувати ліміт залишку грошових коштів в касі своїм наказом. Такий наказ повинен підписати керівник юридичної особи.
Оформляти касові документи можуть різні особи:
- керівник, якщо немає бухгалтера або головного бухгалтера
- головний бухгалтер, бухгалтер чи інша посадова особа, наприклад, касир
Деякі бухгалтери та касири не надають значення підписам на документах. Однак всі встановлені формою документа підписи проставляти обов'язково. У внутрішніх документах організації, наприклад, в положенні про ведення касових операцій, потрібно визначити, хто має право підписувати касові документи і привести зразки самих підписів.
Обов'язок господарських товариств застосовувати друк скасували, тому бухгалтери задаються питанням - чи ставити печатку на первинних документах, квитанції до ПКО (форма № КО-1), касовій книзі (форма № КО-4), журналі касира-операціоніста (форма № КМ-4 ) і БСО.
Вести касову книгу при здійсненні касових операцій обов'язково (форма № КО-4), причому допустимо як на паперовому носії, так і в електронній формі (подп. 4.7 п. 4 Вказівки № 3210-У).
Приклад 3. Організація веде касову книгу в електронному вигляді. Після підписання в касовій книзі була виявлена помилка.
Організація, яка веде касову книгу в електронному вигляді, після її підписання не має права вносити виправлення. Як вирішити ситуацію, Вказівка № 3210-У не роз'яснює.
Що можна запропонувати? Якщо в книзі виявилася помилка, можна скласти первинний обліковий документ, по суті, бухгалтерську довідку. Її форму повинен затвердити керівник організації. І в довідці пояснити, яка саме помилка міститься в касовій книзі. Документ повинні підписати ті ж особи, що підписали касову книгу.
Якщо організація має відокремлені підрозділи, в яких здійснюються касові операції, то в кожному з таких відокремленому підрозділів повинна вестися касова книга. Її ведення тільки в головному офісі є адміністративним правопорушенням (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Приклад 4. Після перевірки двох відокремлених підрозділів організацію оштрафували в цілому на 80 тис. Руб. по ст. 15.1 КоАП РФ. Причина була в тому, що за обома відокремленим підрозділам організація не вела касові книги.
До речі, підприємцям дозволено не вести касову книгу, не виписувати видатковий касовий ордер при видачі грошей з каси і прибутковий касовий при прийомі готівкових коштів (абз. 2 подп. 4.1 та абз. 9 подп. 4.6 п. 4 Вказівки № 3210-У) . В іншому як малі підприємства, так і підприємці повинні дотримуватися чинного порядку ведення кассовиx операцій в повному обсязі.
Касир пішов у відпустку