Хто такий «секретар-діловод»? Людина, в обов'язки якого входить перекладання папірців з місце на місце і розлив каву для всього відділу, включаючи боса? Співробітник, зарплата якого абсолютно не збігається з його реальними робочими обов'язками, а рівень кваліфікації знаходиться десь в районі прибиральниці? За думкою, що прийшов ще з далеких 90-х, це саме так. Однак незважаючи на загальний стереотип, в дійсності все виглядає зовсім інакше.
Секретар-діловод - це, в першу чергу, висококласний фахівець, обличчя фірми і, найчастіше, права рука і головний порадник директора компанії. В обов'язки секретаря-діловода входить робота з кадрами компанії, розбір вхідної та вихідної документації, прийом дзвінків, грамотна робота з кадрами і багато іншого.
Без чуйного керівництва і уваги цього незамінного офісного співробітника не змогла б пройти на вищому рівні жодна конференція або ділова зустріч. Секретар-діловод зобов'язаний бути прекрасним тайм-менеджментом і стежити не тільки за власним розкладом, а й за розпорядком дня свого безпосереднього начальника, а також співробітників, які перебувають у його підпорядкуванні.
Найбільш важливий момент - кількість і тривалість занять, а також співвідношення теорії і практики. Існують короткострокові і довгострокові курси, а також курси підвищення кваліфікації, які можуть також тривати по-різному - залежно від обраної сфери занять.
Якщо ви навчаєтеся діловодства і секретарській справі вперше, тобто не мали раніше практичної роботи в цьому ключі, варто вибрати довгострокові курси. Це дасть вам можливість у всій повноті вивчити як все теоретичні, так і робочі аспекти дисципліни. Ціна такої навчальної програми буде вище, ніж у короткострокових курсів, однак і її мета спрямована безпосередньо на отримання нових знань, а не на повторення пройденого, підвищення кваліфікації або ж просто разове, пробне відвідування занять.
Короткострокові курси підійдуть тільки в тому випадку, якщо це пробні лекції або відкриті семінарські заняття, створені як раз для подібних можливостей - перевірити якість роботи навчального центру, познайомитися з майбутніми педагогами, придивитися до можливих одногрупникам, ознайомитися з навчальним планом і так далі. Тобто якщо ви шукайте навчальний центр, але ще не зупинили свій вибір на єдиному, конкретному з них, досить правильно буде відвідати подібні відриті заняття. Це дасть вам загальне уявлення про контору, в яку ви збираєтеся вкласти чималі гроші в обмін на знання.
Також короткострокові курси можуть бути курсами підвищення кваліфікації, розрахованими на вже досвідчених працівників в сфері діловодства та секретаріату, які бажають відновити свої знання та ознайомитися з новими тенденціями в їх спеціальності. В цьому випадку критерії відбору навчального центру залежать від суто особистих переваг і цілей слухача, так що в цьому випадку складно давати будь-які конкретні практичні поради, крім основних, потрібних і новачкам, і досвідченим секретарям. Про це піде мова нижче.
Також якщо у вас є знайомі, які пройшли дані курси, поцікавтеся їх думкою. Найчастіше це допомагає істотно заощадити час і, що часом більш істотно, гроші на навчальний центр.
Тому краще віддати більше грошей за курси, націлені суто на діловодство і секретаріат. Прийшовши на роботу і приступив до своїх безпосередніх обов'язків, ви відразу ж відчуєте віддачу від такого вибору.
На жаль, на сьогоднішній день розлучилася маса контор- «лохотронів», єдина мета яких - витягнути гроші з наївного обивателя. Досить просто обдурити новачка в сфері діловодстві і секретаріаті, прочитавши йому під запис лекцію з папірця. При цьому ніяких базових або, тим більше, практичних знань ви не отримаєте. Псевдо-викладач не зможе грамотно відповісти на ваші запитання (а то, що вони виникнуть у вас, рано чи пізно, не варто ставити під сумнів), не зможе грамотно порекомендувати літературу для самостійного, додаткового вивчення і закріплення матеріалу і, звичайно ж, не впорається з практичною частиною занять.