Засвідчення копії трудової книжки -завдання нескладна, але, тим не менше, вимагає спеціальних знань. З таким завданням стикався, мабуть, кожен кадровик або керівник організації. Для чого потрібна копія трудової книжки та як її правильно зробити, розглянемо в цій статті.
Для чого потрібна копія трудової книжки
Порядок засвідчення копії трудової книжки
Засвідчення копії трудової книжки зазвичай проводиться у основного роботодавця. Це може відбуватися в кадровому відділі або іншому структурному підрозділі, що відповідає за ведення трудових книжок (в бухгалтерії, наприклад). В організаціях з невеликою чисельністю штату, де окрема посада кадровика не передбачена, запевнити трудову книжку може керівник організації або індивідуальний підприємець. У будь-якому випадку це має бути особа, уповноважена наказом на ведення, облік і зберігання трудових книжок.
Варіанти виготовлення копії трудової книжки
Є 2 варіанти виготовлення копії трудової книжки.
1 варіант: на всіх відкопійованих сторінках ставляться відмітка «Копія вірна» та дата, розписується уповноважена особа, розшифровується його підпис, ставиться печатка організації (індивідуального підприємця). Даний спосіб використовується найчастіше.
2 варіант: все откопировать сторінки прошиваються, на звороті приклеюється відрізок чистого паперу на місце зшивання. На ньому пишеться, скільки прошито і пронумеровано сторінок, ставиться відмітка «Копія вірна», дата, підпис уповноваженої особи, ініціали та прізвище (прізвище та ініціали), печатка організації (індивідуального підприємця).
Якщо копія трудової книжки робиться за основним місцем роботи, на копії сторінки з останнім записом відповідальна особа записує: «працює по теперішній час», ставить підпис з розшифровкою, дату та печатку.
- В тому і іншому випадку копії (зроблені на ксероксі, сканері або роздруковані - значення не має) повинні бути розбірливими та читаються, інакше їх можуть не прийняти.
- Копії знімаються з усіх сторінок, де є записи, включаючи вкладиш до трудової книжки і титульний лист.
- Слід заздалегідь дізнатися в тій інстанції, куди надається копія, в якому форматі вона їм потрібна, чи можна робити кілька копій сторінок трудової книжки на одному аркуші формату А4. Для деяких організацій це принципово важливо.
- Для внесення запису про відповідність копії оригіналу можуть використовуватися штампи, а також може ставитиметься печатка - як організації, так і її структурного підрозділу. Наприклад, «ТОВ" ЛІМІТ "відділ кадрів».
У цій статті перераховані всі основні правила засвідчення копії трудової книжки, які допоможуть заощадити ваш час і сили.