Dashboard для бухгалтера
"Якось до нас Головбух зайшов і запитав, зітхнувши:" Що я зробив добре? І що я зробив погано? "У мене секретів немає - слухайте, колеги! Напишіть KPI - порахуйте гроші!", - Неизв. В. Маяковський.
Один мій знайомий Генеральний Директор якось раз видав наболіле. Особисто я, каже, не боюся літати на літаку! Мене надихає той факт, що екіпаж літака знає, що робить. Тому що у екіпажа - величезний досвід і неймовірна кількість приладів!
Тільки одних покажчиків швидкості не менше трьох! Я готовий довіряти людям, які розбираються у всіх цих показниках, працюють не "з натхнення", а "по науці".
Але! Особисто я побоявся б працювати в більшості російських компаній. І зовсім-зовсім побоявся б працювати бухгалтером.
Ні, з досвідом у мене все в порядку. А побоявся б тому, що зовсім-зовсім не розумію, як будуть оцінювати роботу мою і роботу бухгалтерії в цілому. Робиш, здавалося б, класну річ - зачитує три мільйони ПДВ з чотирьох в останній день. А тобі кажуть: "чому ми весь час" авралів "?
А "ми" аврали - тому що документи принесли зовсім не вчасно. Або не зовсім принесли. Тому що програму переустановили. Тому що податкова перевірка зажадала вибірково дві "Газелі" документів за три останні роки і маса інших реальних, об'єктивних, непрогнозованих заздалегідь "тому що".
Хоча, кажуть, є таке чарівне слово з трьох букв - KPI. Key Performance Indicators. Ключові Показники Ефективності. Це - як прилади в літаку, в машині або на яхті. Подивився - і відразу стало об'єктивно ясно, "що таке добре, і що таке погано". Як казав Кіса Вороб'янінов, "суперечка тут недоречний!"
Тому що - все ясно, конкретно, вимірюється, точно. Це дві великі різниці!
Єдина серйозна проблема - прилади з літака не дуже підходять до автомобіля, і навпаки. Більш того, прилади від вітчизняної "дев'ятки" не підходять до "Мерседесу" - і навіть до "Форду Фокусу".
Тому для кожного підрозділу потрібні свої KPI. Для відділу продажів - свої, для виробництва - свої, і для бухгалтерії - свої. Крім того, в різних компаніях бухгалтерія виконує істотно різні функції. І для таких різних бухгалтерій - потрібні різні пакети KPI.
Тому що, скажімо, одна бухгалтерія відповідає за дебіторку, а інша - тільки за облік дебіторки. Одна відповідає за своєчасність надання документів - а інша - тільки за своєчасний облік своєчасно наданих документів. Різні позиції, різні завдання - різні показники, що оцінюють роботу. Ну, про організацію роботи ми говорили на семінарі "Бухгалтерія без авралів і проблем", а зараз мова про показники.
Якщо ви споруджуєте складну машину, то ви змушені розробляти для неї контрольні прилади. Інакше ефективно управляти машиною - не вийде. Інакше - машина буде їхати, але тільки ось як? Пихкати, а не їхати. З підвищеною витратою палива і підвищеним зносом вузлів. І не завжди туди, куди хочеться.
І ще не забувайте, у водія є природні "прилади" - очі і вуха. Тому тим, хто розробляє машини - працювати простіше. У бухгалтерії і Генерального теж є очі і вуха - тільки ось для управління бухгалтерією цього явно недостатньо. Потрібні більш тонкі засоби управління.
Якщо ви оптимізуєте роботу бухгалтерії - ви змушені створювати прозору і адекватну систему KPI. Потрібно відстежувати ефективність роботи бухгалтерії в цілому, оцінюючи її професійний рівень і якість організації роботи. Це KPI бухгалтерії для Генерального Директора.
Крім того, на рівні Головного Бухгалтера потрібна об'єктивна інформація про якість роботи окремих співробітників і структурних підрозділів бухгалтерії. Це KPI бухгалтерії для Головбуха.
Загалом, для управління бухгалтерією потрібні "прилади". Пристосовані до місцевих умов конкретної фірми і конкретним обов'язкам бухгалтерії.
Для того, щоб створити "контрольні прилади", або систему KPI, є два шляхи. Перший - подивитися на ті "прилади", які вже існують. Але! їх обов'язково потрібно буде адаптувати, пристосувати до своєї машини. Тобто - до своєї бухгалтерії. Придивитися до вже напрацьованим, стандартним KPI і модифікувати їх під свої потреби.
Другий - розробити прилади "з нуля", орієнтуючись на ті властивості, які потрібно контролювати.
Власне, необхідно знайти відповіді на наступні питання:
Як пристосувати до реального життя реальної бухгалтерії ті KPI, які розкидані по "Країні Інтернет". І які KPI для конкретної бухгалтерії з цього виходять;
Як розробити власні KPI, специфічні для тієї діяльності, якою займається саме ваша бухгалтерія і саме ваша компанія. І як ці KPI будуть виглядати;
Як пояснити керівництву - ГД і Власникам - що і чому від бухгалтерії вимагати можна і потрібно, а що - не слід;
Як донести суміжних підрозділах і ГД "інструкцію з використання" бухгалтерії - щоб вони перестали сприймати її як "чужорідне тіло" і змогли використовувати бухгалтерію на сто відсотків її можливостей;
Як пояснити своїм співробітникам і співробітникам "сусідів", чому і як Ви будете оцінювати їх роботу. І "на скільки", в рублях;
І як ефективно організувати свою власну роботу з використанням "рідний" системи KPI.