Існує два види планування офісного простору - відкрита (open space) і кабінетно-коридорна. Для російських компаній більш звична друга схема, а в західних офісах процвітає open space.
Головний плюс відкритого планування - оптимізація витрат на оренду приміщення та ремонт. За рахунок відсутності зайвих стін раціональне використання площі офісу збільшується на 30%. Плюс в такому офісі можна розмістити більшу кількість співробітників. Експерти відзначають, що відкрите планування допомагає не тільки оптимізувати витрати, але і підвищити продуктивність роботи колективу. Так як співробітники різних відділів знаходяться в одному приміщенні, у них з'являється можливість обговорювати проекти і безперешкодно обмінюватися інформацією. Є й мінуси: наприклад, в разі, якщо поруч з бухгалтерським відділом сидітимуть менеджери з продажу, втрати часу у персоналу будуть колосальні. Тому при плануванні open space так важливо грамотне розташування «спокійних» і «активних» відділів.
Hot desking: система рухомих робочих місць
Hot desking - популярна в Європі і США схема роботи, що дозволяє скоротити витрати на оренду офісу до 30-40%. Суть системи hot desk (англ. «Гарячий стіл») в тому, що кілька співробітників користуються одним робочим місцем в різний час.
Це актуально для компаній, сфера діяльності яких не вимагає від співробітників постійної присутності в офісі - консалтинг, наприклад. Співробітники PriceWaterhouseCoopers та інших консалтингових і аудиторських фірм більшу частину часу проводять на переговорах в офісах клієнтів. Так навіщо забезпечувати робочими місцями 4 тис. Співробітників компанії одночасно?
В даному випадку hot desking є по-справжньому грамотну організацію роботи в офісі. Завчасно забронювавши собі стіл через спеціальну програму або через секретаря, співробітники приходять до призначеного часу, користуються на робочому місці власним ноутбуком або заходять в систему під своїм логіном і паролем. Речі і документи можна зберігати в особистому шафці.
Альтернативні формати оренди офісу
Такі формати, як віртуальний офіс, оренда робочих місць і оренда переговорних кімнат. з'явилися в США в 1980-х роках. Всі три формату виникли разом з повністю обладнаними офісами (їх ще називають serviced offices - «обслуговуються офіси»). Ідея таких офісів близька до ідеї готелів і полягає в тому, що орендар може скористатися офісом з меблями, технікою і ремонтом на короткий період часу (від години) або на тривалий термін.
Мініофіс: оренда робочих місць
Суть формату полягає в тому, що, орендуючи одне робоче місце, можна користуватися всіма загальними офісними зонами - холом для прийому клієнтів, переговорними кімнатами і кухнею. Робоче місце, як правило, обладнане комп'ютером з виходом в інтернет, або орендар приносить свій ноутбук. Також можна скористатися загальною офісною технікою.
Основна перевага формату «мініофіс» полягає в його економічності. Середня вартість оренди робочого місця за кордоном становить близько $ 200-300 на місяць, в Петербурзі і Москві - від 5 тис. До 10 тис. Рублів, в залежності від розташування офісу. Крім того, невелика компанія з двох чоловік або фрілансер отримують можливість приймати клієнтів в престижному офісі в центрі міста, що позитивно позначається на їх іміджі.
Офіс на годину: оренда переговорних кімнат
Оренда малих і великих переговорних кімнат і конференц-залів в бізнес-центрах стає все більш поширеною. Умовно аудиторію цього формату можна розділити на три групи:
• Підприємці без офісу.
• Компанії, основний офіс яких розташований на околицях. Їм офіс в центрі міста потрібен для іміджевих цілей.
• Іногородні або іноземні бізнесмени, що знаходяться у відрядженні.
Послуга користується популярністю у освітніх курсів, тренінгових агентств, а також у компаній, які займаються набором персоналу, страхуванням, нерухомістю і торгівлею. Офіс на годину орендують і приватні консультанти - юристи, психологи. На вартість послуги впливає знову ж розташування приміщення, а також його розмір. У Москві вартість варіюється від 500 до 1200 рублів за годину, в Петербурзі - від 300 до 700 рублів за годину.
У Росії віртуальні офіси відкривають регіональні компанії, яким необхідно іміджеве представництво в столиці. За допомогою відкриття таких офісів дуже вигідно виходити на новий ринок і мінімізувати витрати на оренду на початковому етапі. Відкривши віртуальний офіс, компанії вже без поспіху займаються підбором відповідного для їх діяльності офісного приміщення.
Можна виділити кілька компаній, які є найбільшими гравцями ринку альтернативної офісної оренди. Такі компанії надають все три послуги - оренда робочих місць, офіс на годину і віртуальний офіс. Найвідоміша з них - Regus, перший офіс якої відкрив двері для клієнтів в 1989 році в Брюсселі. Сьогодні Regus - це справжня імперія повністю обладнаних офісних центрів, офіси під цим брендом є в 80 країнах світу, в тому числі і в Росії. Інші великі міжнародні компанії в цій сфері - Servcorp, Davinci, Compass Offices і Alliance virtual Offices. Їхніми клієнтами є як міжнародні корпорації, так і фрілансери.
У Росії є кілька подібних компаній, в основному в столиці: бізнес-центр «Діловий», «Matrix Office», «СтолСтул». У Петербурзі в цьому сегменті працює компанія «Офіс-М», що управляє мережею повністю обладнаних офісів в діловому центрі міста. На думку експертів, альтернативна оренда офісів отримає повноцінний розвиток в Росії - не тільки в Петербурзі і Москві, але і в інших містах.