Трудова книжка є основним документом працівника підприємства і зберігається у роботодавця.
У момент укладення трудового договору з майбутнім співробітником трудова книжка обов'язкова.
Бухгалтерія має пряме відношення до цього документу:
- бланки на нові книжки і вкладиші зберігаються у бухгалтера;
- бухгалтер контролює операції з бланками;
- іноді бухгалтерія несе відповідальність за порушення в обліку і видачі книжок.
Причому, закуп бланків і вкладишів цього документа лежить на плечах роботодавця.
Навіть за умови невисокої вартості бланка (близько 200 рублів), ця витрата важливо правильно врахувати.
Так як дебати з інспекторами на предмет оподаткування операцій з трудовими, швидше за все, вийдуть компанії значно дорожче.
Вкрай небажані для підприємства і тертя з працівниками, наприклад, незадоволеними записами в їх трудових книжках.
Як оформити трудову книжку
Відповідно до ст. 66 і 309 ТК РФ, компанія або індивідуальний підприємець в ролі роботодавця зобов'язані мати трудову книжку для будь-якого співробітника, який прослужив понад п'ять робочих днів за умови, що ця робота є для співробітника основний.
Роботодавець спирається в основному на два документа при роботі з трудовими книжками:
- Правила ведення і зберігання трудових (постанова Уряду № 225);
- Інструкція щодо заповнення трудових (постанова Мінпраці № 69).
Існує дві умови, при яких пред'явлення трудової книжки під час укладення трудового договору не передбачається:
- якщо працівник надходить на службу в компанію за сумісництвом, згідно зі ст. 283;
- якщо працівник надходить на службу вперше, згідно зі ст. 65.
Роботодавець в обов'язковому порядку оформляє трудову на співробітника, якого приймає на службу вперше, в термін до тижня з дня прийняття на роботу.
Якщо працівник не має трудової книжки через її втрати або пошкодження, він зобов'язаний подати письмову заяву роботодавцю, вказавши причину відсутності документа.
У свою чергу, організація-роботодавець заводить на цього працівника нову трудову.
Відповідно до п. 47 Правил ведення і зберігання цього документа, з працівника повинна стягуватися ціна трудової книжки
Однак цього не відбувається, якщо:
- трудова або її вкладиш спочатку були заповнені неправильно, є виправлення;
- трудова зіпсована не самим працівником;
- сталася масова втрата трудових книжок з нагоди НС.
Відповідно до п. 44 Правил про ведення і зберігання, кожен роботодавець зобов'язаний в будь-який момент часу мати на фірмі потрібну кількість чистих бланків трудової і вкладишів.
облік бланків
Організація або індивідуальний підприємець в ролі роботодавця купує бланки трудової і вкладиша на основі договору з уповноваженим розповсюджувачем.
Де купити бланки трудових книжок - рішення кожного підприємця. Це може бути «ГОЗНАК» або його законний представник.
Перед відображенням операцій з трудовими в обліку, розглянемо дві точки зору з цього питання.
- Відповідно до першого (фіскального), видача цього документа - це реалізація.
- Згідно з другим, якого, до речі, дотримуються суди і незалежні експерти, реалізація в цьому випадку відсутній.
Розглянемо обидва способи обліку.
Видача трудових - реалізація
Згідно з цим варіантом обліку, трудові та їх вкладиші відображаються у властивості бланків суворої звітності, як товар, на позабалансовому рахунку 006. (за Інструкцією № 94н про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку фін-госпдіяльності організацій, яка була затверджена Мінфіном РФ).
Хоч бланки і набувають для продажу, то, що їх реалізація відбувається без вигоди, не має значення. Отже, працівник зобов'язаний трудову оплатити.
Як заповнюється і оплачується лікарняний лист?
Що з себе являє страховий номер страхувальника в ФСС?
Дохід від реалізації бланків трудової в бухгалтерському обліку може враховуватися в інших доходах (на підставі п. 7 ПБУ 9/99), або на рахунку 10 «Матеріали».
У податковому ж, при видачі цього документа, відображають дохід і паралельно вартість виданих книжок включають до витрат.
Згідно п. 1 ст. 252 НК РФ, відрахування на покупку бланків трудових враховуються у витратах при обчисленні податку на прибуток.
Це відбувається, тому що ці витрати є економічно виправданими і виробляються для отримання доходу.
Згідно п. 2 ст. 254 НК Російської Федерації, визначається вартість, за якою витрати на видані співробітникам книжки включають в матеріальні витрати.
Ці витрати визнають у складі непрямих доходів, повністю скорочують базу по податку на прибуток нинішнього звітного періоду, на дату експлуатації їх в господарських цілях.
Доходи при видачі трудових і їх вкладишів, згідно зі ст. 250 НК РФ, враховуються як позареалізаційних
Компенсацію витрат на покупку бланків трудових, який надійшов від працівників, включають у внерелізаціонних доходи на дату отримання грошей на розрахунковий рахунок (у касу) платника податків.
Мінфіном РФ видача трудових і вкладишів працівникам за оплату визнається реалізацією товару, так як після заповнення книжка належить працівнику. Отже, реалізація обкладається ПДВ.
Видача трудових - нереалізації
Згідно з цим варіантом, вважається, що компанія скуповує трудові не для власних цілей, а для особистих потреб співробітників.
В такому випадку бланк трудової не рахується підзвітним, тому що роботодавець виступає посередником між продавцем і працівником.
При такому розкладі, бланки книжок враховують тільки на рахунку «Бланке суворої звітності», спільно з ПДВ.
Працівник відшкодовує витрати фірми-роботодавця на покупку трудової при її отриманні.
А заяву на утримання вартості книжки із зарплати, повинні бути зазначені на гл. 50 ГК РФ.
У цьому методі обліку немає ні витрат при розрахунку податку на прибуток, ні виручки, тому в податковому обліку робота з бланками книжок не відображаються.
Кожній організації-роботодавця необхідно вирішити, як кваліфікувати процедуру видачі трудових: як реалізації чи ні
Роботодавець повинен бути готовий до судових дебатів, якщо вибір буде зроблений не на користь фіскальної позиції.
Документообіг і зберігання трудових
Надходження і видача трудових контролюється ч. 2 ст. 66 ТК РФ і Правилами ведення і зберігання трудових.
Щоб роботодавець забезпечував належне зберігання та облік трудових і вкладишів, Інструкція № 69 затвердила прибутково-витратну книгу обліку бланків трудових і їх вкладишів і обліку руху цього документа.
Згідно п. 41 Правил ведення і зберігання книжок, ці книги необхідно:
- пронумерувати,
- прошнурувати,
- засвідчити підписом глави компанії,
- скріпити сургучною печаткою або опломбувати.
Книгу обліку бланків веде бухгалтерія підприємства. У книгу вносяться відомості по всіх операціях з отриманням і видачею бланків, з відміткою номера і серії кожного з них.
Самі бланки повинні зберігатися в сейфі, металевій шафі або в спецприміщенні, де може бути забезпечена схоронність їх, як документів суворої звітності.
Видаються бланки відповідального за ведення трудових особі, згідно з його попередньою заявкою.
Відповідальна особа в кінці кожного місяця надає бухгалтеру компанії звіт у вільній формі про наявність бланків і вкладишів трудових книжок і про суми операцій, приклавши прибутковий ордер каси підприємства.
Бланки, які були зіпсовані при заповненні, повинні бути знищені.
Про це складають акт, який затверджується керівником компанії. Бланки списують з книг обліку, про це внизу акта роблять позначку.
Відповідно до думки Мінфіну РФ, при передачі роботодавцем співробітнику бланка трудової або вкладиша на безоплатній основі, працівник отримує натуральний дохід (в розмірі ціни бланка), який зобов'язаний обкладатися ПДФО.
Трудові книжки зберігаються у відділі кадрів компанії
Роботодавець видає співробітнику трудову із записом про звільнення в останній день служби працівника.
Трудова і її дублікат, не одержаний працівником, зберігається роботодавцем 75 років до запитання, відповідно до законодавства РФ про архівну справу.
Завірена копія трудової книжки зразок і дублікат
