Існує помилкова думка, що робота секретарем непрестижна і безперспективна. У моїй практиці я неодноразово зустрічала Віце-президентів, Комерційних директорів, директорів з персоналу, віце-президентів з маркетингу та PR і директорів з продажів, які на початковому етапі своєї кар'єри працювали секретарями або асистентами керівників.
Однак, в сучасному світі бізнесу адміністративний персонал сприймається як допоміжний, і при цьому колеги забувають, що його відсутність може серйозно ускладнити, а іноді і зовсім «розладнати» роботу всього офісу. Офіс-менеджер сприймається як щось само собою зрозуміле, але варто йому «випасти» якийсь звичної дрібниці, і може порушитися весь процес основної роботи офісу. Наприклад, в невідповідний момент закінчиться папір або перестане друкувати принтер.
Кількість секретарів і офіс-менеджерів в компанії залежить від її розмірів, внутрішньої структури і сфери діяльності. Наприклад, у багатьох державних структурах, управляючих компаніях великих підприємствах або холдингах адміністративний персонал виведений в окремий департамент і являє собою складноорганізоване підрозділ. У невеликих же компаніях - навпаки, багато функцій виконує одна людина.
Здавалося б, від секретаря не потрібно особливих знань, навичок і умінь, а насправді це одна з найскладніших для рекрутерів вакансія. Претендентів на таку малопрестижну посаду багато, однак, знайти гідного і професійного співробітника, часом буває дуже складно.
Якщо грамотно і цілеспрямовано підійти до питання побудови кар'єри, то з посади секретаря може планомірно побудувати свою кар'єру.
Розглянемо ієрархію посад в адміністративній сфері
Початкова стадія кар'єри це секретар на ресепшен або в приймальні зоні. Такий фахівець зустрічає гостей, приймає вхідні дзвінки, реєструє документацію, взаємодіє з кур'єрськими службами.
Далі кар'єра може розвиватися, як мінімум в двох напрямках Секретар керівника та відділу або Офіс-менеджер.
Секретар керівника зустрічає гостей, подає чай / кава, друкує листи, обробляє кореспонденцію і т. Д. Поєднує функції секретаря керівника. Такий фахівець в компанії зі штатом до 25 осіб може зробити кар'єру до посади адміністративного або керуючого директора, а бували випадки і до комерційного директора. У великій компанії секретар в подальшому може перейти на наступний щабель в якості менеджера по роботі клієнтами. Також в таких структурах є можливість стати Керуючим секретаріатом і керувати людьми.
Офіс-менеджер управляє адміністративно-господарськими питаннями. У невеликих компаніях це важливий фахівець, від професіоналізму якого залежить організація життєдіяльності компанії.
Адміністративний помічник (керуючий справами) необхідний керівникам компаній з великим документообігом. В його обов'язки входить планування робочого графіка керівника, організація поїздок, складання документів, підготовка матеріалів для нарад і переговорів.
Персональний асистент необхідний керівникам великих підприємств і виконує частину роботи за і для керівника, тому повинен мати спеціальні знання і освіту в предметної області діяльності свого начальника.
Завідувач особистими справами керівника необхідний керівнику, який багато часу проводить на роботі, при цьому веде активне життя поза офісом, має велику сім'ю, часто виїжджає на відпочинок за кордон і готовий довірити деякі функції по організації особистих справ своєму помічникові. А також нерідко в обов'язки завідувача особистими справами входить організація туристичних поїздок керівника і членів його сім'ї, виконання особистих, не пов'язаних з роботою обов'язків. Це довірена особа, яка знає про всі особистих питаннях свого керівника.
Керівник Адміністративно-господарською діяльністю відповідає за функціонування офісу. У його підпорядкуванні знаходяться офіс-менеджери компанії, охорона, обслуговування приміщень.
Адміністративний директор керує господарськими блоком у великих компаніях. У його підпорядкуванні можуть перебувати і служба технічного забезпечення, обслуговуючі підрозділи, охорона, управління секретарів і офіс менеджери, транспортний підрозділ і навіть служба по роботі з персоналом. Як правило, знаходиться в підпорядкуванні генерального директора або його заступника.
Для побудови кар'єри в адміністративній сфері велике значення мають особисті якості. Успішний секретар, асистент, офіс-менеджер-це людина структурований, організований, відповідальний, самостійний, що володіє високим рівнем працездатності та стресостійкості. Особистий помічник повинен володіти блискучими комунікативними навичками, доброзичливістю, грамотною мовою, швидкістю реакцій. Асистент керівника повинен швидко орієнтуватися в ситуації обмеженого часу і утримувати в полі своєї уваги великий обсяг інформації.
Для того, щоб зробити кар'єру в адміністративній сфері шукайте можливість професійного зростання всередині компанії. Проявляйте ініціативу, розширюйте зону своєї відповідальності, беріть участь в корпоративному житті, надайте допомогу своїм колегам та підвищуйте свій рівень як фахівця.
Забезпечте в офісі такий порядок, щоб оточуючі вас співробітники відчували себе комфортно і знали, що ви завжди надайте їм підтримку.
Для секретарів і особистих помічників важливо володіти іноземною мовою на високому рівні, мати вищу освіту і розбиратися в питаннях ведення переговорів, здійснення ділової переписки. Асистенти і офіс-менеджери завжди повинні дотримуватися ділового стилю спілкування і дотримуватися бізнес-етикет.
У моїй практиці був випадок підбору персональних асистентів для керівника великої іноземної нафтогазової компанії. Ми вели дуже ретельний відбір. В процесі пошуку звертали увагу не тільки на рівень підготовки фахівця, на його знання і навички, а й на зовнішні дані. Якщо хочете досягти самої вершини в адміністративній сфері стежте за своєю зовнішністю, підвищуйте свій професіоналізм і будьте готові працювати в умовах жорстких часових обмежень і високих вимог.
На завершення хочу сказати, що професійний секретар, офіс-менеджер, асистент або персональний помічник керівника високо цінується на ринку праці і його заробітна плата часто дорівнює заробітній платі керівника середньої ланки або начальника відділу.