Які умови застосування накладної СМГС
Відповідно до положень СМГС перевезення вантажів в прямому міжнародному залізничному сполученні оформляються документами єдиного зразка. Комплект їх складається з п'яти листів:
1. Оригінал накладної - супроводжує відправку до станції призначення і видається одержувачу разом з листом повідомлення про прибуття вантажу і самим вантажем.
2. Дорожня відомість - супроводжує відправку до станції призначення і залишається на залізниці призначення.
3. Дублікат накладної - видається відправнику після укладення договору перевезення.
4. Лист видачі вантажу - супроводжує відправлення до станції призначення і залишається на залізниці призначення.
5. Лист повідомлення про прибуття вантажу - супроводжує відправлення до станції призначення і видається одержувачу разом з оригіналом накладної і з вантажем.
6. Крім того, заповнюється необхідна кількість додаткових екземплярів дорожної відомості для дороги відправлення, транзитних доріг, для потреб митних органів.
Відправник одночасно з пред'явленням вантажу до перевезення кожної відправки повинен надати станції відправлення накладну і її дублікат, заповнені і підписані. Вони ідентичні за змістом і формою, але виконують різні функції. Накладна після накладення календарного штемпеля станції відправлення є доказом укладення договору перевезення і основним перевізним документом. Дублікат накладної - це підтвердження укладення договору перевезення і розписка залізниці в прийнятті вантажу до перевезення. Цей документ залишається у вантажовідправника і є основним при зміні договору перевезення і пред'явлення будь-яких вимог до залізниці.
Накладну і її дублікат заповнює вантажовідправник. Він вносить в них відомості, що стосуються вантажу, одержувача, станції відправлення, станції призначення, вихідних прикордонних станцій, через які слід вантаж. Інші графи накладної, обведені жирною рискою на лицьовій стороні (це такі відомості, як номер вагона, номер відправки, номера пломб), і всі графи на зворотному боці заповнюють працівники дороги. Всі дані треба писати розбірливо чорнилом або друкувати на машинці або наносити штемпелем. Виправлення записів не допускається. При необхідності змінити відомості заповнюється новий бланк накладної. У виняткових випадках зміни та доповнення відомостей допускаються, але це робиться за підписом відповідного працівника залізниці, і засвідчується в формі штемпеля.
Накладна повинна бути заповнена з дотриманням всіх умов СМГС. Так, в якості відправника або одержувача вантажу може бути названо тільки одна юридична або фізична особа. Вихідні прикордонні станції країни відправлення і транзитних країн, через які повинен слідувати вантаж, вказуються в накладній відправником. Причому, по можливості, він повинен вказувати ті прикордонні станції, відстань перевезень через які від станини відправлення до станції призначення є найкоротшим.
Особливі вимоги пред'являються до найменування вантажу: його слід вказувати точно і досить повно. Після найменування вантажу треба вказувати номер позиції, до якої він віднесений відповідно до номенклатури товарів даного тарифу. Небезпечні вантажі приймаються до транспортування під тією назвою, яка зазначена в спеціальному додатку до СМГС. У всіх інших випадках допускається найменування вантажу з тарифу доріг країни відправлення або призначення. Якщо ж в номенклатурі тарифів такого найменування вантажу немає, то дається то назва, яке відоме в торгівлі ув'язнення. Після прийому вантажу до транспортування разом з накладною як доказ договору перевезення на всіх аркушах накладної і на всіх додаткових примірниках дорожньої відомості станція відправлення ставить свій календарний штемпель. На зворотному боці накладної більшість розділів призначено для розрахунку провізних платежів окремо по дорозі відправлення, транзитних доріг і залізниці призначення.
Дорожню відомість складає станція відправлення за даними, що містяться в накладній, і в повній відповідності з нею. Якщо за внутрішніми правилами залізниці відправлення все перевізні документи надає відправник вантажу, то одночасно з накладною і її дублікатом він заповнює і дорожню відомість. Корінець дорожньої відомості залишається на залізниці відправлення і служить документом, що підтверджує прийом вантажу до перевезення і стягнення провізних платежів.
Накладна і один екземпляр дорожньої відомості разом з вантажем слідують до станції призначення, де накладну видають разом з вантажем одержувачу, а відомість залишається на залізниці призначення як документ, що підтверджує виконання договору перевезення, видачу вантажу і факт сплати провізних платежів. Дорожня відомість являє собою основний документ для обліку перевезень.
На шляху прямування в перевізні документи вносяться відомості про всі операції з вантажем такі як: перевантаження на прикордонній станції в вагон іншої колії, перевірка стану тари, перевірка стану вантажу і т.п. У документах проставляється також час проходження вантажами прикордонних станцій. Всі ці дані завіряються підписом працівників дороги і календарним штемпелем станції. Супровідні документи, що стосуються виконання в шляху митних, санітарних, ветеринарних та інших формальностей, відправник прикладає до накладної, перераховуючи їх у відповідній її графі. В інших випадках у накладній робиться відмітка, що докладати додаткові документи не потрібно.