Юридична сила документа - це властивість офіційне документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком його оформлення.
Юридична сила документа виражається:
а) в обов'язковому відповідно кожного акту принципам і нормам Конституції РФ
б) в суворій відповідності встановленої Конституцією РФ і законом офіційної класифікації правових актів;
в) в визнання обов'язкової співпідпорядкованості між видами актів (конституція, закон, указ, постанова, наказ, інструкція та ін.). Саме в такій послідовності зменшується юридична сила кожного названого акта і розширюється сфера обов'язковості для нього ін. Актів;
Аналогічна підпорядкованість актів присутній в галузевій системі, між актами федерального міністерства і однойменних міністерств, інших органів суб'єктів Федерації;
д) у визначенні підстав і рамок поняття того чи іншого акта, його основного змісту. Формули «на основі та на виконання закону», «відповідно до указу, постанови уряду» і т.п. висловлюють цю правову зв'язок;
е) у визнанні правового акта, що ігнорує встановлені юридичні залежності, що порушує законність і що втрачає юридична силу документа.
Органи управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:
дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
* Дотримуватися діючих в певний час загальні правила складання та оформлення документів.
Основними вимогами, що забезпечують юридичну силу документа, є:
- дотримання письмової форми;
- дотримання встановленого нормативно-правовими актами або звичаями порядку і процедур створення документа і його використання;
- забезпечення достовірності документованої інформації (змісту), підписи і інших реквізитів, можливість їх перевірки;
- забезпечення необхідного ступеня захищеності записи документованої інформації з реквізитами (змісту) від підробки і несанкціонованих змін і захисту документа в цілому (від знищення);
- виклад і посвідчення документованої інформації посадовою особою (органу влади або юридичної особи) або фізичною особою власноручним підписом, від якого він походить в межах його повноважень і компетенції;
- встановлення і дотримання порядку ведення і прилучення документа до справи.
Основним реквізитом документа, що володіє юридичною силою, перш за все є підпис. Підпис - це реквізит, що встановлюється відповідно до вимог нормативно-правових актів, стандартів або звичаїв ділового обороту, персонально засвідчує документ, який засвідчує згоду особи, яка підписала з усім, що викладено в змісті документа, що передбачає його відповідальність. Підпис є найважливішим реквізитом, який надає документу юридичне значення і силу (за винятком деяких документів, встановлена форма яких не передбачає наявність підпису).
Величезне значення має поняття правомочності підпису. Правомочність підписи пов'язана з юридичною значимістю документа, його юридичну чинність, а також дієздатністю, правоздатність і повноваженнями підписувача.
Підпис в юридичному документі:
- повинна здійснювати ідентифікацію підписала особа;
- повинна відповідати повноважень особи;
- повинна відповідати волевиявленню підписувача і відбуватися без примусу будь-якої третьої сторони;
- повинна бути унікально зв'язана з особистістю підписувача;
- повинна мати письмово-знаковий образ (характер);
- повинна відбуватися підписує особою власноручного розписом (записом індивідуального знака або знакосочетаній), чим і забезпечується унікальна зв'язок з особистістю підписувача.
Юридичну силу електронного документа можна забезпечити виконанням спеціальної юридичної процедури, визнаної учасниками взаємодії або легітимізувати нормою закону і регламентованої підзаконними актами Уряду РФ.
Існує два варіанти забезпечення юридичної сили електронного документа: шляхом процедури включення електронного цифрового підпису в структуру документа або формування окремої сигнатури підписи як додаткового електронного документа, пов'язаного з основним захищається документом; шляхом встановлення повноважень (компетенції) посадової особи, що створює документ, і відображення їх в правовому статусі суб'єкта, від якого ця особа діє.
юридичний документ електронний
Різновиди інформаційно-довідкових документів, їх складання та оформлення