Юридична сила документа це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення [4].
З цього визначення випливає, що орган управ-ня або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:
- дотримуватися при його підготовці діючі норми зако-ства;
- видавати документи тільки в межах своєї компетен-ції;
- дотримуватися діючих в певний час загаль недержавні правила складання та оформлення документів.
До числа найбільш юридично значимих реквізитів відно-сятся: найменування організації, дата і реєстраційний номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та ут-вержденію.
Загальні функції документа:
- інформаційна. будь-який документ створюється для збереження інформації;
- комунікативна. документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами громадської структури, зокрема між установами;
- культурна. документ - засіб закріплення та передачі культурних традицій, етапів розвитку цивілізації. Так, на-приклад, в науково-технічній документації знаходить відображення ци-ня рівень наукового і технічного розвитку суспільства.
Спеціальні функції документа:
- управлінська. документ є інструментом уп-ління; цією функцією наділені так звані управлен-етичні документи (планові, звітні, організаційно-рас-порядітельние документи та ін.), спеціально створювані для цілей управління;
- правова. документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин в суспільстві. Пра-вовую функцію виконують законодавчі і правові нор-мативно акти, а також документи, які отримують правову функцію на час. Так, для використання в якості доль-ного докази це може, бути будь-який документ;
- функція історичного джерела. документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток загально-ства.
Зазначені функції мають інтернаціональний характер і визначають основні правила складання та оформлення документів.