- Руминіна В.В. | керівник Департаменту HR-аудиту консалтингової компанії «Human Profit»
Правильне ведення кадрової документації дозволяє індивідуальному підприємцю з одного боку юридично грамотно вибудувати взаємини зі своїми працівниками, а з іншого - уникнути можливих ризиків в процесі вирішення з ними трудових спорів. До того ж кадрові документи нерідко стають предметом пильної уваги з боку контролюючих органів, до числа яких належить не тільки трудова інспекція, але і МВС, Пенсійний фонд і ін. Деякі з цих документів можуть знадобитися в ході податкової перевірки: вони відносяться до первинних облікових документів , якими має підтверджуватись виконання господарських операцій, пов'язаних із здійсненням підприємницької діяльності. Тому ми детально розповіли, як вам потрібно вести кадровий документообіг, щоб убезпечити себе від претензій з боку держави.
Після того як індивідуальних підприємців-роботодавців прирівняли в трудових відносинах до організаціям, у підприємців з'явилася обов'язок вести кадрову документацію в повному обсязі (складати локальні нормативні акти, оформляти трудові книжки працівників та інше).
До онечно, виконання нових вимог Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ) та прийнятих відповідно до нього нормативних актів (які будуть розглянуті нижче) зажадає від підприємця додаткового часу і уваги. Проте склалося після прийняття поправок стан справ йому багато в чому вигідно. По-перше, він зможе юридично грамотно вибудувати взаємини з персоналом. По-друге, підприємець мінімізує ризики по трудових спорах. По-третє, кадрові документи цікавлять різні перевіряючі інстанції (трудової інспекції, МВС, податківців). Тому просто необхідно вести їх правильно.
обов'язковий перелік
Повний склад кадрової документації, яка повинна бути в наявності у індивідуального підприємця, визначити досить складно. Як і в випадку, коли роботодавцем є юридична особа, остаточний перелік кадрових документів залежить від багатьох чинників: сфери-діяльності, місцевості, умов праці та навіть від бажання самого роботодавця.
До документів, які обов'язково повинні бути в наявності -у підприємця, можна віднести:
- Правила внутрішнього трудового розпорядку.
- Трудові договори з працівниками.
- Штатний розклад.
- Накази з основної діяльності.
- Накази з особового складу.
- Особисті картки працівників.
- Графік відпусток.
- Табель обліку робочого часу.
- Трудові книжки працівників.
- Положення про захист персональних даних працівників.
- Інструкції з охорони праці.
- Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
- Книгу обліку видачі бланків трудових книжок.
- Журнали обліку проходження інструктажу з охорони праці.
- Журнали реєстрації наказів.
- Журнали реєстрації виданих довідок працівникам.
Але даний перелік не є вичерпним, оскільки в процесі встановлення трудових відносин у підприємця-роботодавця може виникати обов'язок оформлення інших документів, наприклад, свідоцтва державного пенсійного страхування для працівника, що надходить на роботу вперше.
Ведення ряду кадрових документів може стати для підприємців обов'язковим. До таких документів можна віднести:
- Посадові інструкції працівників (в разі якщо індивідуальний підприємець вважав за краще з якихось причин чітко не прописувати в трудовому договорі обов'язки працівника, -а зробив в ньому посилання на відповідну посадову інструкцію).
- Договори про повну колективну або індивідуальну матеріальну відповідальність працівників (якщо у підприємця працюють співробітники, які є матеріально відповідальними особами).
- Графік змінності працівників (якщо робота носить змінний характер).
- Перелік посад працівників з ненормованим робочим днем (якщо робочий день співробітників підприємця не нормований).
- Положення про преміювання (коли винагорода працівників за роботу складається не тільки із зарплати, але і з премій).
- Положення про охорону комерційної таємниці (коли в трудовому договорі прописана обов'язок працівника зі зберігання комерційної таємниці).
оформлення
Підприємці можуть оформляти кадрові документи як за встановленими (уніфікованим) формам, так і в довільній формі - в залежності від конкретних відносин, які ці папери регулюють.
Повний перелік документів, що входять в УСПУД
Прийоми, переклади, відпустки, відрядження, матеріальні заохочення, звільнення з точки зору обліку є господарськими операціями. В результаті їх здійснення бухгалтер виробляє відповідні виплати, і витрати по ним він зобов'язаний доводити на підставі прийнятих до обліку документів. А ці документи в оригіналах, в свою чергу, приймаються до обліку тільки в тому випадку, якщо складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджених Держкомстатом РФ за погодженням з Мінфіном РФ і Мінекономрозвитку РФ.
Складаючи наказ у довільній формі, підприємець не порушить трудове законодавство і права працівників, якщо в цьому документі будуть всі необхідні реквізити, розпорядження будуть сформульовані правильно і повно, а працівник у встановлені терміни буде ознайомлений з наказом (розпорядженням). Однак буде грубе порушення правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування. І щоб уникнути проблем з податковою інспекцією, краще використовувати уніфіковану форму, ніж придумувати свою власну.
Єдина проблема, з якою стикаються (і будуть стикатися) індивідуальні підприємці, які вирішили використовувати уніфіковані форми для оформлення своєї кадрової документації, полягає в наступному. Всі уніфіковані форми розроблені під організації, тобто вони мають реквізит «Найменування організації», але ні в одній немає реквізитів «Найменування організації або індивідуального підприємця» або є тільки «Найменування індивідуального підприємця». Однак підприємець може легко доопрацювати ці форми «під себе».
1. При внесенні змін не видаляти «рідні» реквізити тієї форми, яка була взята за основу (включаючи код, номер форми,-найменування документа).
В цьому випадку заголовна частина кожної уніфікованої форми, що застосовується підприємцем, буде виглядати наступним чином:
2. Внесені зміни оформити відповідним наказом.
Зразок наказу наводиться в прикладі 1.
Відзначимо, що уніфіковані форми документів, незважаючи на їх кількість, не в повній мірі охоплюють документування численних кадрових ситуацій. Багато важливих і досить типові моменти, що виникають в процесі документування трудових відносин, не знайшли свого відображення в УСПУД. Тому в разі, коли необхідно оформити наказ, а уніфікованої форми для нього немає, наказ оформляється у звичайній, «текстової», формі за правилами іншої уніфікованої системи документації - Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) 2. Детально правила складання наказів по УСОРД і УСПУД, так само як і оформлення всіх інших необхідних документів у сфері кадрового документообігу, будуть описані в наступних номерах журналу.
Відповідальність за ведення і збереження кадрової документації
Наш досвід роботи свідчить, що деякі підприємці недооцінюють важливість дотримання норм трудового законодавства і вимог до ведення кадрового документообігу. Тим часом слід зазначити, що встановлена відповідальність за неправильне документування трудових відносин. Так, особи, винні в порушенні трудового законодавства, в тому числі і при веденні кадрового документообігу, можуть бути притягнуті до матеріальної, дисциплінарної, а також до цивільно-правової, адміністративної і навіть кримінальної відповідальності (ст. 419 ТК РФ).
Неприпустимими є як відсутність кадрової документації, що відбиває трудову діяльність і підтверджує трудовий стаж працівника, необхідний для нарахування пенсії, так і її ведення з порушеннями вимог ТК РФ, Інструкції з ведення трудових книжок, інших законів та підзаконних актів. Відсутність обов'язкових кадрових документів, наявність яких прямо наказано ТК РФ, відноситься до випадків порушення законодавства про працю. Тобто якщо підприємець, наприклад, не укладає трудові договори з працівниками або не веде трудові книжки, то на нього може бути накладено штраф у розмірі до 5 000 руб. або його діяльність може бути припинена на термін до дев'яноста доби (ст. 5.27 КоАП РФ).
У ряді випадків помилки, допущені в оформленні кадрової документації, також можуть бути кваліфіковані контролюючими та судовими органами як порушення трудових прав працівників. За це підприємець буде притягнутий як до адміністративної відповідальності за вказаною статтею, так і до матеріальної відповідальності - в разі, якщо в результаті допущених ним помилок (наприклад, внесення в трудову книжку неправильної або не відповідає законодавству формулювання причини звільнення) працівник втратив можливість працювати, то є влаштуватися на нове місце роботи.
Нарешті, особи, винні в порушенні норм, що регулюють отримання, обробку та захист персональних даних працівника, притягуються до дисциплінарної та матеріальної відповідальності в порядку, встановленому Трудовим кодексом РФ і іншими федеральними законами, а також залучаються до цивільно-правової, адміністративної та кримінальної відповідальності в порядку, встановленому федеральними законами (ст. 90 ТК РФ).
Правильність ведення кадрової документації, а також дотримання трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, контролюється Держархівом РФ і Роструд-інспекцією, які проводять періодичні планові та позапланові перевірки. Можна з упевненістю сказати, що в зв'язку з зазначеними на початку статті поправками, введеними в ТК РФ, незабаром перевіряючі зачастять з візитами до підприємців.
Отже, підіб'ємо попередні підсумки:
Уніфікована система документації - сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване уявлення даних в певних видах діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних матеріалів по їх розробці та застосуванню. Повернутися назад