Існує думка, що для представників малого бізнесу облік кадрів не має такого глобального значення, як для великих компаній. Проте реальність така, що кадровий облік у індивідуального підприємця займає важливе місце і для цього є ряд причин.
Для чого потрібна робота з кадрами
Перш за все актуальність документації, пов'язаної з кадрами, необхідна для правильного обліку заробітної плати найнятих працівників. Адже саме ці дані використовуються для визначення суми внесків до Пенсійного фонду РФ. В іншому випадку за несвоєчасні або невірні відрахування в ПФ підприємець може отримати штраф, що не є добре.
Варто відзначити, що якщо у бізнесмена не перебуває у наймі хоча б один співробітник, то причин думати про кадровому обліку також немає.
Але для всіх, хто прийняв рішення мати нехай скромний, але штат працівників, актуальною буде інформація про те, як правильно оформляються різні фахівці і яким чином здійснюється безпосередньо сам кадровий облік у індивідуального підприємця.
Беручи кого-небудь на роботу ВП зобов'язаний укласти з кандидатом на конкретну посаду трудовий договір. У цьому договорі вказуються обов'язки і права як наймача, так і співробітника.
Як тільки в стіл відправився перший трудовий договір можна вважати, що підприємець почав роботу з кадрами.
І варто пам'ятати про те, що в певний момент представнику малого бізнесу доведеться приймати трудової інспекції, яка, в свою чергу, буде вимагати необхідні документи на співробітників. І підприємець зобов'язаний цю документацію надати, інакше - адміністративний штраф.
Сама суть взаємодії з кадрами зводиться до постійного обліку й оформлення конкретних документів:
- всі накази, видані в процесі роботи;
Важливо пам'ятати про те, що у всіх своїх діях ІП повинен спиратися на існуюче законодавство. Наприклад, трудовий кодекс спочатку зобов'язує підприємця документувати відносини, що встановлюються з найманими працівниками (договір і т. П.). Також саме ТК зобов'язує представників малого бізнесу видавати накази і вести трудові книжки.
Специфіка кадрової документації
Для того щоб кадровий облік у індивідуального підприємця проходив максимального точно, необхідно грамотно підходити до оформлення необхідних документів.
Вся документація, що має відношення до роботи з штатом найманих співробітників, ділиться на три основних види: організаційна, нормативна та облікова.
До організаційних відносяться ті документи, які допомагають організувати роботу з кадрами. Як правило, це облікові журнали, призначені для реєстрації трудових договорів, наказів і відряджень.
- табель обліку робочого часу;
- графік, згідно з яким співробітники йдуть у відпустку;
- книга для обліку трудових книжок.
Нормативна документація включає в себе різні інструкції, колективні договори і правила розпорядку праці. У цю групу потрапляють документи, актуальні для специфічних видів діяльності ІП, наприклад, положення про оплату праці.
Не варто забувати і про посадових інструкціях, наявність яких може істотно допомогти вирішенню спірної ситуації в суді.
До документів, необхідних для обліку, відносяться трудові книжки, картки працівників, видані накази, пояснювальні записки, заяви і посвідчення про відрядження.
При наявності декількох робочих змін, повинен бути складений і затверджений графік роботи. Також актуальні угоди з тими співробітниками, діяльність яких має на увазі відповідальність за майно ІП, наприклад, робота на складі.
Кадровий облік у індивідуального підприємця має на увазі і грамотне ведення трудових книжок. Йдеться про виданому наказі про прийом на роботу і оформленні самої книжки в повній відповідності до встановлених нормативними актами. За законодавством РФ відповідальність за ведення трудової книжки, її зберігання, організацію та облік повністю лежить на підприємця.