Картка постеллажного топографічного покажчика - документ, що застосовується для швидкого пошуку цікавлять документів, що знаходяться в архіві організації, а так само державному або відомчому архіві.
Заповнюється дана картка з двох сторін. У разі, якщо на одній картці не вдалося вмістити всі відомості по конкретному стелажу, доцільно заповнити наступну картку. Слід мати на увазі, що всі картки, які відносяться до одного стелажу, повинні бути скріплені разом і зберігатися в спеціальних ящиках, що мають роздільники. Існує так само можливість занести картки в автоматизовану інформаційно-пошукову систему архіву.
Текст картки постеллажного покажчика представлений у вигляді таблиці, в якій фіксується наступна інформація:
- номер стелажа, а так само фонду;
- номер конкретного шафи, полиці;
- номер опису;
- реєстраційні номери документів, які зберігаються на полиці ( «с» і «по»);
- примітки, що відносяться до конкретних документів (як правило, тут вказується конкретне сховище - для організацій, що має не одне, а кілька сховищ).
Картка постеллажного топографічного покажчика після заповнення повинна бути підписана уповноваженою посадовою особою. Як правило, їм є завідувач архівом організації.
Зразок картки постеллажного топографічного покажчика. Завантажити (doc)