Касові операції: типові порушення
В.В. Бородіна. аудитор, член ІПБ Росії
Н.П. Родінова. докт. екон. наук, професор, аудитор, керівник навчально-методичного центру по підготовці та атестації професійних бухгалтерів, член ІПБ Росії
Аудиторська практика показує, що, незважаючи на застосовувані засоби автоматизації обліку, організації як і раніше допускають чимало помилок в порядку ведення касових операцій та соціального страхування на підприємствах документів. Розглянемо найбільш типові помилки.
Документування касових операцій є невід'ємною частиною загальної системи документообігу будь-якої юридичної особи незалежно від організаційно-правової форми. Тому контроль за правильністю оформлення документів бухгалтерського та податкового обліку та звітності є обов'язковою складовою внутрішнього контролю в кожній організації.
Заповнення касових документів
Найпоширенішими помилками в заповненні прибуткових і видаткових касових ордерів є:
• недбалість у заповненні окремих-них рядків, якщо форми заповнюються вручну, і зміщення рядків, якщо заповнюються на комп'ютері;
• відсутність номерів прибуткових і видаткових касових ордерів, авансових звітів;
• відсутність в прибуткових і видаткових касових ордерах кореспондуючих рахунків і субрахунків;
• відсутність або неправильне зазначення в рядку «Додаток» прибуткового та видаткового касового ордера реквізитів доданих документів (накладних, рахунків-фактур, довіреностей і т.д.);
• неправильне виділення сум ПДВ;
• відсутність або нерозбірливе заповнення прізвищ, імен та по батькові осіб, які підписують касові документи;
• підчищення, помарки, виправлення не за встановленими правилами (у разі якщо їх виправлення передбачено діючими правилами).
Що стосується інших касових документів, то велике число помилок бухгалтери допускають при оформленні авансових звітів і касових книг. Наприклад, в авансових звітах часто виявляється, що посилання на дати доданих документів не збігаються з фактичними датами первинних документів, що прийняті до обліку. При великій кількості документів, що додаються нерідкі помилки в підрахунку сум.
Порушення і зловживання виникають при відображенні в авансових звітах залишку або перевитрати попереднього авансу. Бухгалтери нехтують необхідністю реєструвати всі авансові звіти в окремому журналі, що призводить до порушень послідовності в їх оформленні.
Деякі бухгалтери та касири не надають значення підписам в авансових звітах. Проте всі передбачені формою авансового звіту підписи повинні мати місце.
Іноді після складання і затвердження авансового звіту в тексті зворотного боку форми авансового звіту виникають додаткові пояснення.
Це часто трапляється при втраті деяких виправдувальних документів і їх виявленні після закінчення деякого часу.
Незважаючи на це, подібні пояснення неприпустимі навіть із застереженнями. Необхідно докласти інший авансовий звіт, зробивши позначку «додаток» або «доповнення» з іншою датою, текстом і підписом.
При цьому необхідно зробити записи з додатковими бухгалтерськими проводками по додатковим сумам. Важливо, щоб обидва документи були зрозумілі і не виникали різночитання. Доречно зазначити, що в кінці переліку виправдувальних документів необхідно поставити знак «Z». Це виключить можливі приписки.
Справа в тому, що в частині 7 статті 9 Закону № 402-ФЗ міститься застереження: «якщо інше не встановлено федеральними законами або нормативними правовими актами органів державного регулювання бухгалтерського обліку». В даному випадку таким актом є Положення № 373-П.
Таке відображення касових операцій порушує вимоги пунктів 5.2. - 5.6 Положення № 373-П, згідно з якими записи в касовій книзі 0310004 здійснюються касиром за кожним прибутковим касовим ордером 0310001 (видатковим касовим ордером (0310002)), оформленому на отримані (видані) готівкові гроші.
Досить частим порушенням є виправлення в касових книгах залишків грошових сум на кінець робочого дня і кількості прибуткових і видаткових касових ордерів. Це може виникати в тих випадках, коли не ведеться облік прибуткових і видаткових касових ордерів, тобто відсутня «Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів», що суперечить вимогам Положення № 373-П. Практика аудиту показала, що названий журнал відсутній в організаціях, де кількість касових операцій невелика, і бухгалтери (касири) не реєструють прибуткові та видаткові касові ордери, роблячи потім помилки і виправлення в касовій книзі. Така ж ситуація характерна для деяких торгових організацій, в яких здійснюється велика кількість касових операцій. У цьому випадку мова йде про навмисне викривлення облікових записів.
Ліміт залишку готівки
Згідно з пунктом 1.3 Положення № 373-П, ліміт залишку готівки юридична особа і індивідуальний підприємець визначають згідно з додатком до Положення № 373-П. Юридична особа, індивідуальний підприємець зобов'язані зберігати на банківських рахунках в банках готівку понад встановлений відповідно до пунк-тами 1.2 і 1.3 зазначеного Положення ліміту залишку готівки (п. 1.4 Положення № 373-П).
Технічне оснащення каси
Заходи щодо забезпечення збереження готівки при веденні касових операцій, зберіганні, транспортуванні, порядок і терміни проведення перевірок фактичної наявності готівки визначаються юридичною особою, індивідуальним підприємцем. Так сказано в пункті 1.11 Положення № 373-П.
У зазначеному документі містилися «Рекомендації щодо забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування» (додаток № 2) та «Єдині вимоги щодо технічного укріплення і обладнання сигналізацією приміщень кас підприємств» (додаток № 3). І хоча вони перестали бути обов'язковими, створення в кожній організації необхідних умов, що забезпечують збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні, дозволить не допустити відповідних порушень.
Якщо грунтуватися на названих Рекомендаціях і Єдиних вимогах, найчастіше зустрічаються такі порушення:
• відсутність металевої решітки на дверях і вікнах по всьому офісу. Сейф для зберігання грошових коштів знаходиться в кабінеті головного бухгалтера і не прикріплений до будівельних конструкцій;
• відсутність відокремленого, ізольованого приміщення каси, призначеного для видачі, прийому і тимчасового зберігання грошових коштів. Каса знаходиться не в спеціальному приміщенні, а в приміщенні розрахункового відділу бухгалтерії;
• відсутність в приміщенні каси металевих дверей, вікна для видачі грошей, сейфа. Грошові кошти організації зберігаються в одному сейфі з грошовими коштами іншої юридичної особи.
Здійснення операцій невстановленими особами
Досить поширеним порушенням є видача заробітної плати та інших виплат не касиром, а іншою особою без документального підтвердження його повноважень. Це порушує вимоги пунктів 2.1 та 2.2 глави 2 «Організація роботи з ведення касових операцій» Положення № 373-П.
У них зазначено, що касові документи юридичної особи, індивідуального підприємця оформляються:
• бухгалтером або іншим працівником (в тому числі касиром), певним керівником за погодженням з головним бухгалтером (при наявності) шляхом видання розпорядчого документа юридичної особи, індивідуального підприємця;
• керівником (при відсутності головного бухгалтера та бухгалтера).
Таким чином, при відсутності спеціального працівника на іншого працівника для ведення касових операцій, в тому числі і видачі заробітної плати, повинен бути виданий розпорядчий документ. Зауважимо, що, згідно з пунктом 2.2 Положення № 373-П, в разі ведення касових операцій та оформлення касових документів керівником касові документи підписуються керівником.
Вставка: Контроль за дотриманням касової дисципліни
Контроль і нагляд за повнотою обліку виручки грошових коштів в організаціях і у індивідуальних підприємців в тому вигляді, в якому він встановлений Адміністративним регламентом, істотно відрізняється від звичайних перевірок банками дотримання касової дисципліни. Відповідно до Адміністративного регламенту, крім перевірок дотримання касової дисципліни, перевіряються також контрольно-касова техніка, бланки суворої звітності, повнота обліку виручки, регістри бухгалтерського і податкового обліку.