Засновник сервісу для обліку грошей в малому бізнесі "Фінолог» Михайло Смолянов продовжує цикл матеріалів про основи управлінського обліку в бізнесі. У новій статті він розповів про касові розриви: що це таке, чим вони відрізняються від збитковості, чому виникають і як їм запобігти.
Ми продовжуємо розмову про основи фінансової грамотності в бізнесі. Минулого разу ми розглянули облік руху грошей. Ідея в тому, що кожна операція з грошима повинна бути записана, причому не тільки виконана, але і та, що тільки планується.
Якщо правильно враховувати гроші на даний момент і на майбутнє, то ви зможете передбачити касові розриви - це такі ситуації, коли ви повинні комусь заплатити, а грошей на рахунку немає. На графіку в звіті про рух грошових коштів касовий розрив виглядає так:
Добре, коли ви бачите касовий розрив заздалегідь: тоді його можна запобігти. І погано, якщо він стався раптово.
Що таке касовий розрив
Касовий розрив - це коли у вас на рахунках фізично немає грошей, щоб комусь заплатити, при цьому за документами компанія прибуткова і гроші мали б бути.
Найчастіше касові розриви відбуваються, коли ви робите передоплату або клієнти платять вам з відстрочкою.
У вашого магазину є 100 тисяч рублів. Щоб завтра торгувати, ви купуєте товару на 100 тисяч, - у вас нуль рублів. Завтра ви починаєте торгувати, але продаєте лише третина товару. Виручка - 50 тисяч рублів. Коли ви продасте весь товар, у вас буде 160 тисяч, але поки що тільки 50 тисяч.
Післязавтра вам потрібно заплатити 20 тисяч рублів за оренду і ще 40 тисяч витратити на нову закупівлю товару. Всього потрібно витратити 60 тисяч, але у вас тільки 50. Це касовий розрив.
Разом: у вас начебто прибутковий бізнес, але недостатньо грошей, щоб прямо зараз розрахуватися за всіма зобов'язаннями.
Сьогодні ваша дизайн-студія уклала договір на створення сайту. Вартість договору - 300 тисяч рублів. Ви отримали передоплату 200 тисяч, решта 100 вам заплатять після здачі проекту.
Далі ви робите сайт і платите людям зарплату. В місяць на зарплату йде 70 тисяч рублів. У перший місяць заплатили 70 тисяч, залишилося 130. У другій місяць заплатили 70, залишилося 60. В третьому місяці вам не вистачає 10 тисяч на зарплату.
Разом: ви заробляєте на цьому сайті 90 тисяч рублів, але прямо зараз вам не вистачає на те, щоб виплатити зарплату.
Те ж саме на графіку:
Отже, касовий розрив - це коли у вас є прибуток, але тимчасово немає грошей.
Нагадуємо, що прибуток - це поняття з області зобов'язань: клієнт вам повинен заплатити 300 тисяч рублів за сайт, а ви повинні заплатити виконавцям 210 тисяч за роботу. 90 тисяч - прибуток. Але прибуток цю ви можете отримати не відразу, і тоді є небезпека розриву.
Касовий розрив - це не збитковість
Не плутайте касовий розрив зі збитковістю. Збитковість - це коли у вас немає прибутку.
Візьмемо той же магазин. Ви закупили товар за 100 тисяч рублів, зробили націнку і продаєте за 110 тисяч. Але, поки ви його продаєте, ви платите за склад, світло, персонал, бухгалтерію, вантажників і так далі. Ці операційні витрати в перерахуванні на закуплений товар стоять вам 20 тисяч. Разом: ви повинні заплатити постачальникам і співробітникам 120 тисяч, а покупці повинні вам заплатити 110 тисяч. Це збиток в 10 тисяч, а не касовий розрив.
Тепер веб-студія. Ви уклали договір на 300 тисяч рублів з собівартістю в 210. Клієнт один раз попросив вас переробити сайт - собівартість зросла на 40 тисяч. Другий раз - ще на 40. Ще одна така переробка - і ви в мінусі.
В реальності
На пальцях все дуже просто, а тепер давайте складніше.
Візьмемо ту ж веб-студію. Нехай вона робить типові сайти по 300 тисяч рублів з собівартістю 200 тисяч. І нехай одночасно у неї буде три проекти, кожен на своїй стадії. Ось як будуть виглядати зобов'язання:
Начебто круто, прибуток є. Але в реальності завжди все складніше:
- Один проект в'їдається в передоплату іншого.
- При витратах 60-70% від вартості проекту ви отримуєте передоплату у розмірі 50%.
- Клієнти просять доопрацювати сайти, і ці переробки в'їдаються в прибуток.
- Клієнти затримують приймання: «Зараз ніколи, ми все на конференції».
- Клієнти затримують оплату після приймання: «Головбух у відпустці».
І ось як цей прекрасний бізнес буде виглядати з точки зору руху грошей:
Добре, що ми бачимо касовий розрив наперед. Якби ми не будували платіжний календар і не стежили за платежами клієнтів, то він би застав нас зненацька.
Що робити з касовим розривом
Касовий розрив потрібно закрити. Якщо знати про нього заздалегідь, це досить просто:
- Передоговоріться з клієнтами про оплату. Наприклад, ви знаєте, що вам для закриття касового розриву потрібно 100 тисяч рублів, а клієнт повинен вам 500. Домовляєтеся, щоб він розбив ці платежі на частини і почав платити раніше. Всім зручно, всі щасливі.
- Передоговоріться з постачальниками або співробітниками про відстрочку. Постачальникам важливіше в принципі продати товари, ніж отримати гроші прямо зараз. Якщо співробітники можуть потерпіти кілька днів без зарплати, то нехай краще потерплять, ніж їхня компанія розориться.
- Взяти кредит в банку. Порахуйте, скільки вам будуть коштувати ці гроші (відсотки по кредиту ляжуть до вас в зобов'язання) і йдіть в банк з фінансовою моделлю. Покажіть, що у вас все прораховано, і вам дадуть гроші. Іноді можна отримати овердрафт в банку, в якому у вас відкритий розрахунковий рахунок.
- Відстрочити сплату податків. Попросіть бухгалтера попередньо розрахувати штрафи, які вам за це прийдуть, - іноді штраф за відстрочку не такий страшний, як касовий розрив.
- На худий кінець, продати що-небудь непотрібне. Старі комп'ютери, старі меблі - чому ні?
Касовий розрив марно закривати, якщо це не касовий розрив, а збиток. Порахуйте, чи дійсно ваш бізнес операційно ефективний. Якщо не пам'ятаєте як - почитайте попередні статті. особливо про зобов'язання.
Пам'ятайте, що касовий розрив найкраще побачити заздалегідь. Тоді ви встигнете домовитися з клієнтами або сходити в банк. Якщо сьогодні грошей немає, а завтра платити - буде незручно.
На базовому рівні це все, що потрібно знати про касовому розриві. Наступного разу поговоримо про баланс і рентабельності капіталу.