У будь-якій організації обов'язково ведеться контроль залишків на складі. І нерідко виникає ситуація, коли товар по факту є, але в програмі його немає. І тут бухгалтер змушений прийняти рішення:
- дозволити його продати;
- відкласти до того, поки не з'ясується, чому виникла така ситуація.
Рішення, як правило, приймається виходячи з політики, яка ведеться в організації по відношенню до обліку залишків. Іноді можна товар відкласти і сказати покупцеві, що продати його зараз немає можливості. Іноді це зробити неможливо. Наприклад, в роздрібній торгівлі. коли покупець бачить цей товар або вже тримає в руках.
Можна, звичайно, просто сформувати документ продажу і не проводити документ, але не у всіх організаціях це дозволено. Тому в програмі 1С 8.3 (як і в 8.2) є можливість відключити контроль негативних залишків.
Якщо контроль залишків включений, то при продажу товару, якого немає на складі (або на потрібному рахунку), програма видасть таке попередження:
Некоректно заповнена колонка «Кількість» в рядку 1 списку «Товари».
Зазначена кількість перевищує залишок. Залишок: 18; Бракує: 111 093
Відключення контролю негативних залишків в 1С 8.3
Щоб відключити або включити контроль залишків в 1С, потрібно зайти в меню «Главное», потім в розділі «Налаштування» вибрати пункт «Параметри обліку«.
У деяких версіях 1С Бухгалтерія дані настройки розташовані в меню «Адміністрування - Налаштування проведення документів».
У «Параметрах обліку» потрібно перейти на закладку 1С «Запаси» та встановити прапорець «Дозволити списання запасів при відсутності залишків за даними обліку»:
Потім залишилося натиснути кнопку «Записати і закрити». Тепер при списанні залишки контролюватися не будуть.
Але такий метод неминуче призведе до появи негативних залишків на складі (мається на увазі, в програмі). Розглянемо, як з цим боротися.
Звіт «Контроль негативних залишків»
У найпростішому випадку потрібно лише вибрати період і натиснути кнопку «Сформувати». І ось тут-то мене чатувала перша несподіванка.
Це слід врахувати, тому що я часто зустрічав в форумах питання «А чому звіт мені нічого не показує?» Відповіді були різні, в основному про неправильно встановлені фільтри, але про період я ні разу не зустрічав.
Після того, як я встановив потрібний період, звіт сформувався правильно:
Всі інші настройки стандартні: можна встановити різні фільтри, додати угруповання, змінити сортування, додати додаткові поля (кнопка «Показати налаштування»).