Круглі столи - це один з найпопулярніших "іміджевих" форматів для проведення спеціальних заходів. По суті своїй, круглий стіл як івент-формат являє собою майданчик для дискусії обмеженої кількості осіб (за замовчуванням, експертів, гуру, шанованих в тій чи іншій області фахівців), але частіше за все подається аудиторії як шоу, в розумних межах, зрозуміло.
З іншого боку, дискусія є все ж обов'язковою, визначальною і самої об'ємною часткою подібних спеціальних заходів. В рамках нашого сьогоднішнього матеріалу мова піде про особливості круглих столів як івент формату, практиці їх проведення і можливі помилки, яких організатору слід уникати.
Відразу відзначимо, що суть описуваного івент-формату криється в його назві - "круглий стіл". Якщо схематично, то те, що відбувається на таких спеціальних заходах виглядає приблизно наступним чином. Деяка кількість людей збираються в певному місці і спілкуються на задану тему, обговорюють якусь проблему, спільно шукають рішення або просто сперечаються. Але очевидно, що в сучасному світі сухе і "виключно по справі" спілкування нехай навіть і іменитих персон навряд чи буде цікаво аудиторії. Тому кожен проект, зроблений у роки описаних умовах, може нести в собі якусь розважальну складову, певні елементи шоу.
Отже, однією з найважливіших особливостей круглих столів як івент-формату є їх непередбачуваність, не реальне, адже очевидно, що будь-який організатор побажає максимально контролювати те, що відбувається, а теоретична. Саме цей момент і робить круглі столи дуже і дуже привабливим форматом для аудиторії. Взагалі, будь-які дискусійні івент-формати (припустимо, ті ж дебати, яких останнім часом в деяких громадських областях стає все більше і більше) одночасно є відносно ризикованим рішенням і в той же час надають організаторові кілька суттєвих переваг.
Тетяна Михайличенко, директор з розвитку клубу бізнес-тренерів: "Круглий стіл - це зручний формат для проведення дискусій або обміну думками, який організовується для невеликої кількості людей. Його мета - надати учасникам можливість висловити свою точку зору на обговорювану проблему, а в подальшому сформулювати або загальна думка, або чітко розмежувати різні позиції сторін ".
Ігор Чернов, компанія "Корпоративні технології": "Круглі столи - дуже специфічний формат. З одного боку, він простий в проведенні, але з іншого, мало, де підійде. В цілому, організація круглих столів - це, в першу чергу, піар компанії -організатор, а будь-які інші наслідки є непрямими. Плюс, судячи з нашого досвіду, круглі столи найчастіше є ризикованими проектами: вдалося знайти класну тему, підібрати яскравих гостей - вам пощастило, якщо ж ні, то це буде провал, про який журналісти не забудуть написати в газетах ".
Головне з них полягає в наступному: будь-який проект в форматі круглого столу автоматично привертає увагу. Тут відразу наведемо приклад. Одна велика регіональна транспортна компанія зіткнулася з проблемою впізнаваності її бренду серед цільової аудиторії. Було випробувано безліч найрізноманітніших інструментів, і в підсумку вибір припав на описуваний івент-формат. Наступним кроком став вибір теми. Додамо, що вибір теми, проблематики, актуальних питань для круглого столу - ще один визначальний момент. У нашому випадку темою стали взаємини приватних транспортних компаній з чиновниками. На спеціальний захід були запрошені представники кількох компаній, а також великі регіональні чиновники, що автоматично підвищило статус проекту в значній мірі. Досить згадати, що згаданий круглий стіл висвітлювався всіма телевізійними каналами регіону; зрозуміло, в різній мірі (від короткого сюжету в вечірніх новинах до запросити учасника до недільного ток-шоу). Єдиний мінус того круглого столу, про який йде мова, полягав в його закритості: зі зрозумілих причин на нього запросили лише журналістів, а у будь-яких інших, які бажали потрапити, можливості зробити це не було.
Тетяна Михайличенко: "Якщо говорити про якісь рекомендації, то зазначу, що, регулярно організовуючи і беручи участь в круглих столах, я прийшла до того, що розділила функції модератора і людини, відповідального за регламент. Якщо одночасно стежити за ходом обговорення і часом , можна щось упустити, особливо якщо кількість учасників більше 20-ти ".
З організаційних же особливостей круглих столів як івент-формату не можна не згадати наступні:
# Відносна дешевизна проведення в порівнянні з деякими іншими "відкритими" форматами;
# Фокус на виступаючих персонах, а не на контенті;
# Серйозні обмеження в плані кількості відвідувачів;
# Спрощення в рамках проекту рішень в області залучення уваги засобів масової інформації;
# Певна "камерність" заходів.
І на закінчення цієї частини матеріалу додамо кілька слів про ще одну особливість круглих столів як івент-формату: на відміну від багатьох інших видів спеціальних заходів вони фактично не мають жорсткої структури контенту, - і це також дуже важливий момент. Іншими словами, у організатора практично немає інструментів прямого впливу на програму (ми не можемо змусити гостей говорити те, що потрібно нам), а є лише непрямі. Наприклад, ми можемо поділити всі обговорення на кілька смислових блоків, оформивши тим самим структуру івенту, але ось все, що відбувається в рамках цих блоків цілком і повністю залежить від ведучого круглого столу, модератора.
Ключовий елемент будь-якого круглого столу - це модерація. Не буде перебільшенням твердження: при інших рівних від ведучого на івент описуваного формату залежить практично все. Його завдання - не просто оголосити склад учасників, позначити головні теми заходу і дати старт круглого столу, а тримати в своїх руках все, що відбувається від початку до кінця. Тому вимоги до професійних якостей провідних в разі проведення круглого столу зростають удвічі, а то й утричі.
Тетяна Михайличенко: "Основні складності, на мій погляд, полягають в модерації. Ведучий повинен вміти чітко формулювати проблему і не давати розтікатися мислію по древу. Уміло виділяти основну думку попереднього виступаючого і з плавним логічним переходом надавати слово наступному, стежити за регламентом і в ідеалі , бути неупередженим ".
Ігор Чернов: "Від ведучого круглого столу залежить 80% успіху, я думаю. Це повинен бути, перш за все, професіонал своєї справи, він повинен вміти направляти розмову, вести його і домагатися від співрозмовників певних реплік. Ну, як мінімум, задавати напрямок. також трапляються на круглих столах і конфлікти, так що ведучому необхідно бути готовим гасити їх. Загалом, круглий стіл - "жива захід", і рівень ведучого визначає багато ".
Крім того, не варто забувати, що ведучий або модератор круглого столу до всього іншого є ще й його фактичним учасником. Таким чином, він повинен не просто направляти дискусію, але і частково приймати в ній участь, плюс акцентувати увагу учасників на тій інформації, на якій потрібно, десь загострити увагу аудиторії, десь навпаки постаратися максимально швидко перевести розмову в нове русло. Дуже часто на роль модератора круглого столу запрошують професійних телевізійних або радійних провідних, що представляється безсумнівно правильним рішенням, але тут слід враховувати, що у випадку зобов'язаний в мінімально необхідному обсязі володіти знаннями щодо заявленої теми.
Участь в круглому столі
Круглі столи як івент-формат можуть бути цікаві нам не лише як організаторам, але і як учасникам. Спеціальні заходи описуваного типу припускають якесь рівноправність між усіма зацікавленими особами, тому участь в круглому столі може виявитися відмінним способом для просування нашої компанії. Однак тут необхідно пам'ятати, що невдала участь в подібному проекті може виявитися дуже серйозним негативним фактором в нашій подальшій роботі.
Приблизний список правил для компанії, яка бере участь в круглому столі, виглядає приблизно наступним чином:
# Круглий стіл, як уже зазначалося, - це шоу для аудиторії, тому наш представник повинен бути не тільки знавцем в обговорюваній темі, але і вміти працювати з аудиторією; наприклад, в івент беруть участь двоє: один чудово розбирається в проблемі, але весь час бубонить в вуса, а другий поводиться яскраво і каже голосно, - і в цьому випадку аудиторія буде на боці останнього, навіть якщо він десь помилиться;
# Під час підготовки до участі в круглому столі ми повинні вивчати не тільки тему івенту, а й тих, хто буде в ньому брати участь крім нас, щоб застрахуватися від неприємних несподіванок;
# Ні в якому разі не варто погоджуватися на участь у круглому столі лише заради самого факту участі: якщо нам нічого сказати, то краще мовчати;
# Годі було в рамках круглого столу відкрито займатися просуванням нашого бренду, адже головне на ньому - це тема, яку пропонують до обговорення організатори, а ми всього лише прийшли відповідати і задавати питання.
На закінчення ж матеріалу нам залишається згадати ще пару цікавих думок. По-перше, участь нашої компанії (як, втім, і організація) в круглому столі є тим, про що слід говорити. Наприклад, завжди має сенс згадати подібні івенти в резюме компанії або, припустимо, викласти власний пост-реліз про той чи інший івент на корпоративному веб-сайті. А, по-друге, круглі столи - це такий івент-формат, яким не слід зловживати: деякі компанії проводять десяток круглих столів в рік, і цей шлях, на думку ряду експертів, помилковий, адже з часом подібні проекти просто набридають аудиторії. Спеціальний захід, що проводиться в такому форматі, успішно лише в тому випадку, якщо проводиться в правильний час, в правильному місці і присвячено правильної темі.
Анатолій Крисов,
eventmarket.ru