У цій статті я розповім про цікаву функції Google Calendar, яка може різко спростити ваше взаємодія з партнерами.
Скільки часу йде у вас на те, щоб домовитися з одним або колегою про зустріч?
В ідеальному світі досить пари фраз: «У четвер, о четвертій?» - «Так!».
В реальності ж чим більшу активність ви розвиваєте, тим більше контактів і тим важче узгодити зустріч або навіть просто созвона в Skype. У вас справи, у партнера справи. Починається нескінченний «поштовий теніс» узгоджень.
Або ви директор великої компанії. Ваше розклад повинні бачити всі співробітники, деякі партнери, а також рідні і близькі. І це розклад до того ж постійно змінюється.
На допомогу нам прийдуть ...
Кайдзен і канбан
Отже, перед нами стоять дві взаємовиключні завдання:
- управляти все великою кількістю запланованих контактів;
- витрачати на це якомога менше ресурсів.
Вам це не нагадує класичну проблему філософії кайдзен: як одночасно знижувати витрати і підвищувати якість?
Тому, щоб вирішити проблему, давайте використаємо один з інструментів кайдзен - канбан.
Канбан свого часу став передовою методикою організації виробництва, коли замість «проштовхування» деталей по конвеєру (привезли матеріали, вивантажили, а далі самі розбирайтеся) використовується витягування (кожен наступний ділянку сигналізує попереднього про те, скільки саме матеріалу йому потрібно зараз).
Таке ж «витягування» можна використовувати і в своєму особистому тайм-менеджменті.
Прямий доступ до вашого календаря
Чому б не дати його всім партнерам? Така функція є, наприклад, в Google Calendar.
Дивіться, як здорово видно всі вікна, в які можна засунути спільну зустріч!
А головне, всі ці нескінченні питання «Що ти робиш в ...?», «Чи можеш ти в ...?» Залишаться в минулому.
А як же приватне життя?
Щоб зберегти її недоторканність, ви можете закрити, чим саме ви займаєтеся.
Крім того, ви можете створити різні календарі для робітників справ і для особистих. І доступ дати, наприклад, тільки до робочого.
Ефективність навіть такого простого інструменту, як календар, залежить від того, як ви їм користуєтеся.
Спільне використання календаря може підвищити не тільки вашу особисту продуктивність, але і продуктивність невеликих команд.
P. S. Цю статтю я писав разом з моїм другом Владом Єпанчінцева. Дякую йому!
А як ви домовляєтеся про зустрічі? Чи користуєтеся ви Google Calendar?