СТУДЕНТАМ. Лекції (УМК). Документознавство та діловодство
Документознавство порівняно молода наукова дисципліна, яка виросла спочатку в рамках архівознавства та лише в 1942 р професор К.Г. Мітяєв розробив самостійний курс "Історія та організація діловодства в СРСР". а рік по тому ввів в обіг термін "документознавство". До кінця 1950-х - початку 1960-х років обсяги інформації збільшуються у зв'язку з науково-технічною революцією, що призводить до зростання кількості документів. Виникає гостра необхідність у наукових дослідженнях в цій області, а також в підготовці висококваліфікованих кадрів, що послужило подальшим поштовхом до розвитку документознавства як наукової і навчальної дисципліни. На жаль, коло фахівців, що займаються питаннями документознавства дуже малий. Росархів відповідно до покладених на нього завдань здійснює методичне керівництво і контроль за організацією роботи з документами у федеральних органах влади, координує науково-дослідну роботу в області документознавства, розробляє і затверджує обов'язкові для виконання нормативно-методичні матеріали з організації діловодства. Велику роботу в цій галузі проводить Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), створений в 1966 році. Директор ВНІІДАД М.В.Ларина справедливо ставить проблему управління документацією в сучасних умовах, рішення якої дозволить забезпечити доступ споживачів до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці і коштів. В даний час "документознавство вступило в дуже відповідальну сферу діяльності по автоматизації управління документами, де спостерігаються загальні, пересічні і дотичні проблеми різних наукових дисциплін, професійних областей і технологічних підходів". Величезний внесок у розробку документознавчих проблем і підготовку фахівців даного профілю вносить кафедра документознавства Російського державного гуманітарного університету (РДГУ).
Документознавство - наукова дисципліна, яка вивчає в історичному розвитку: 1) закономірності освіти документів; 2) способи їх створення; 3) становлення і розвиток систем документації, що складаються в різних галузях людської діяльності.
Діловодство визначається як "галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з документами", тобто весь процес від моменту створення документа й до його знищення або передачі на зберігання в архів.
Найважливішим завданням документознавства на сучасному етапі є теоретичне обґрунтування процесів документаційного забезпечення управління. Це предмет документознавство. Сама ж організація документних робіт: створення, виготовлення, прийом, розподіл, реєстрація документів, контроль виконання, довідкова робота, питання класифікації документів, порядок проведення експертизи цінності, зберігання і використання документів - предмет діловодства. Паралельно з терміном "діловодство" в 90-і роки використовується термін "документаційне забезпечення управління" і "інформаційно-документаційне забезпечення управління". Поява цих термінів пов'язане з впровадженням комп'ютерних систем в управління і з тим, що крім традиційної роботи з документами здійснюється і інформаційне забезпечення управління, робота з базами даних.
Документи є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін - архівознавства, джерелознавства, інформаційних дисциплін, правової, історичної науки, бухгалтерського обліку, статистики та ін. Так, для юриста документ служить способом докази, свідчення чого-небудь, для історика - історичне джерело, для фахівця в галузі управління - засіб фіксації і передачі управлінських рішень. На відміну від перерахованих наук документознавство цікавиться документом як таким, не розглядаючи його як засіб для вирішення інших завдань.
Таким чином, об'єктом документознавства є документ в тому сенсі як це визначено в державному стандарті на термінологію в області документознавства та архівознавства: "Документ; документована інформація: зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".
Причина появи будь-якого документа - необхідність зафіксувати інформацію. Відобразивши інформацію, документ забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації в часі. Таким чином, документ оцінюється за інформацією, яку він містить.
Документ як об'єкт дослідження можна розглядати на різних рівнях: 1) це може бути окремий документ; 2) система документів (документи, що застосовуються в певній сфері діяльності); 3) вся сукупність різноманітних систем документації, тобто всі види, жанри документів, що створюються в суспільстві.
В даний час документознавство розглядається переважно як теорія документаційного забезпечення управління (ДОП), але всі інші системи не повинні випустити з поля зору.
Документознавство є однією з наукових дисциплін, що беруть участь, з одного боку, в вдосконаленні функціонування держави, а з іншого боку - в рішенні задачі забезпечення суспільства ретроспективної документної інформацією (через архівознавство).
Предметом документознавства є вивчення закономірностей розвитку документації з метою підвищення культури документа і скорочення документообігу.
Організація діловодства ділиться умовно на дві частини:
- документування (складання і оформлення документів)
- організація роботи з документами: отримання-відправка, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:
1. Яке значення і місце документів в системі управління?
2. Перелічіть фактори, що вплинули на розвиток і становлення документознавства як наукової дисципліни?
3. Як визначається поняття "діловодство" по ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення?
4. З якими науковими дисциплінами тісно пов'язане документознавство?
5. Які групи джерел для вивчення курсу можете виділити?
ТЕМА 2. ПОНЯТТЯ Про ДОКУМЕНТІ. Властивості ДОКУМЕНТА.
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
1. Поняття про документ.
2. Функції документів.
3. Способи документування.
4. Матеріальні носії інформації.
5. Властивості документа.
6. Класифікація документів за різними ознаками.
1. Поняття про документ
2. Функції документів
3. Способи документування
4. Матеріальні носії інформації
5. Властивості документа
6. Класифікація документів за різними ознаками
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: