Ще одним способом створення таблиці є використання заготовок, які доступні в Майстрі таблиць, коли можна використовувати різні заготовки. Всі заготовки розбиті на дві великі групи: для ділового та особистого застосування. З усіх існуючих полів треба відібрати ті, які повинні входити в створювану таблицю. Якщо пропоноване поле не в повній мірі відповідає вимогам, що пред'являються, то його властивості можна буде змінити пізніше в режимі конструктора.
Крокуючи по підказці Майстри можна змінити ім'я таблиці, присвоєне за замовчуванням; визначити ключове поле в створюваній таблиці; зв'язати її з іншими таблицями бази даних; визначити режим, який буде активізований після завершення роботи Майстра перехід в режим: конструктора, якщо необхідно внести зміни в структуру створеної таблиці; безпосереднього введення даних в таблицю; введення даних через форму, створену майстром.
Робота з Майстром таблиць в цілому не викликає великих складнощів. Поля, пропоновані Майстром, не можуть бути вирішенням на всі випадки життя. Але, тим не менше, їх можна використовувати в якості вихідного матеріалу для подальшої розробки.
імпорт таблиць
Access може імпортувати дані з файлів самих різних форматів. Вікно діалогу, що дозволяє виконати імпортування, зовні схоже на вікна відкриття та збереження файлів. У ньому необхідно визначити тип файлу, який буде служити джерелом даних, і знайти необхідний файл. Вікно Імпорт має стандартні для програм Microsoft засоби пошуку файлів.
Найбільш просто імпорт виконується з баз даних, наприклад, dBASE, FoxPro, Paradox. Це пояснюється тим, що в файлах різних СУБД визначені однакові за змістом елементи, що мають схожі властивості. Імпорт електронної таблиці Excel проходить не так гладко і вимагає певного діалогу з користувачем для настройки алгоритму перетворення. Але якщо навіть правильно відповісти на всі питання програми, немає гарантії, що дані будуть імпортовані без втрат і спотворень. В результаті може знадобитися кілька прийомів перенесення.
Імпорт з текстових файлів здійснюється з використанням спеціального Майстра. У процесі його роботи необхідно пояснити, яким чином поділяються колонки в тексті, задати тип роздільник полів, визначити таблицю для збереження імпортованих даних (нова або вже існуюча), в разі необхідності змінити деякі властивості майбутніх полів, як у режимі конструктора і задати ключове поле, задати ім'я нової таблиці.
На закінчення роботи Майстра можна встановити прапорець Проаналізувати таблицю після імпорту даних. який запустить другий Майстер, мета якого - встановити, чи достатньо раціонально організовані дані в новій таблиці. Можливо, краще буде розбити її на кілька таблиць.
Зв'язок з таблицями
Існує декілька форматів баз даних, які підтримуються в Access, тому в деяких випадках немає необхідності імпортувати базу даних, а досить встановити зв'язок з файлом. Такий спосіб дозволяє працювати з файлом бази даних, використовуючи «рідну» для нього СУБД.