Надіслати свою хорошу роботу в базу знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань в своє навчання і роботи, будуть вам дуже вдячні.
Міжнародні листи, правила їх оформлення
Існують міжнародні стандарти на основні комерційні документи, в тому числі на реквізити ділового листа. Візовий збір міжнародного зразка має чітку структуру, окремий набір реквізитів і стабільний розташування кожного з них.
Листи іноземним компаніям друкуються на бланку з полями по 1 дюйм (2,54 мм).
У лівому верхньому кутку або в центрі верхньої частини аркуша розташовується емблема і найменування фірми (реквізит 1). Якщо компанія маловідома і з назви неясно, чим вона займається, може бути вказаний профіль її діяльності, наприклад, «фрахт суден», «організація турів», «продаж нерухомості», «наукові розробки» і т.д.
Якщо лист є відповіддю, то в реквізиті 3 зазначається вихідний номер ініціативного листа, наприклад: Your reference 12.
Дата (реквізит 4) вказується буквено-цифровим способом (без додавання "th" до числа), наприклад:
Дата може проставлятися у межі лівого або правого поля документа.
імені та прізвища одержувача;
номера будинку, вулиці;
міста, поштового округу (індексу);
Dear Sir - якщо ім'я одержувача невідоме;
Dear Madam - якщо ім'я одержувача невідоме;
Dear Mr Neit - пану, ім'я якого відомо;
Dear Mrs Fella - заміжній жінці;
Dear Miss Jones - незаміжньої жінки;
Dear Ms Morrison - заміжньої або незаміжньої жінки.
Тема листа (реквізит 7) вказується після вступного звернення. Тема позначається:
RE: - скорочення слова "regarding" (щодо);
In re: - скорочення поєднання "In regard to" (щодо);
Subject: - предмет, тема, питання;
Paying for order № 345/128
Тема необов'язковий реквізит, його вказівка є скоріше правилом хорошого тону. Тема зустрічається головним чином в офіційному листуванні з юридичних питань.
Текст (реквізит 8) може друкуватися як від кордону лівого поля (сучасний варіант), так і з відступом початку кожного абзацу - з нового рядка (класичний варіант).
Абзаци, як правило, відокремлюються одна від одної додатковим міжрядковим інтервалом, що полегшує сприйняття змісту листа. Крім того, основні пропозиції листи можуть бути виділені шрифтом, підкресленням і т.п.
У листуванні з іноземними партнерами часто використовуються наступні обороти:
Ми тільки що вийшли на ринок з новою продукцією ...
We have just launched a new product ...
Ми є провідними виробниками даного товару ...
We are the leading manufacturers for this article ...
Протягом останніх років ми спеціалізувалися ...
For the last years we specialized in ...
Текст листа, як і в російській діловому листуванні, не повинен перевищувати однієї сторінки.
Через два міжрядкових інтервалу після тексту листа вказується «заключна формула ввічливості» (реквізит 9). Вона повинна відповідати за формою вітання і положенню (званням) одержувача листа.
Якщо лист починається словами: Dear Mr / Mrs / Miss / Ms, то закінчується виразом: Sincerely yours (щиро Ваш).
Якщо в привітанні слова: Dear Sir / Sits / Madam, то закінчення: Yours Faithfully (відданий Вам).
Перше поєднання використовується в діловому листуванні набагато частіше, особливо в офіційних листах.
Як закінчення листи можуть також використовуватися такі словосполучення: Yours truly (щиро ваш) і Best wishes (найкращі побажання).
Перед підписом може стояти відмітка "p.p." (від імені) або "Per pro" (за дорученням) в тому випадку, якщо підлеглі підписують документ за дорученням керівника.
Якщо до листа є додатки (реквізит 11), то вони вказуються в такий спосіб:
Enclosure (додаток): Order № 34
Encl: Contract № 11 / Si15.
Як написати результативне діловий лист
Основна структура офіційного листа
Отже, від початку і до кінця, офіційний лист містить наступні елементи:
5. Прощання. (Починається двома рядками нижче тіла листа, вирівнюється по лівому краю, знаходиться за рядок до вашого підпису.) Для людей, чиє ім'я Ви не знаєте, використовуйте "Faithfully yours" ( "Щиро ваш"), але все ж уникайте писати листа, не дізнавшись імені одержувача. Якщо ім'я одержувача вам відомо, то використовуйте "Sincerely yours" або просто "Sincerely", для США підійде і "Yours truly". Не пишіть нічого більш важливого або доброзичливого, якщо не а) ви досить добре знаєте одержувача особисто і впевнені, що можете написати неформально, не проводячи конфуз і б) ви пишете лист від імені компанії або торгової марки, закінчуючи його фірмової фразою, яка є частиною корпоративного іміджу.
6. Підпис і надруковане ім'я (ім'я та прізвище). Підпис дає мінімальну гарантію, що ви маєте відношення до написаного. Якщо ваша підпис нерозбірливий або складна, напишіть ваше ім'я розбірливо двома рядками нижче.
7. Вкладення. (Реквізит розташовується під підписом.) Якщо ви докладаєте до листа будь-які матеріали: візитну картку, брошуру, прайс-лист і т.д. - перерахуйте всі додатки. Наприклад: Enclosures (2): brochure, price sheet (Вкладення (2): брошура, прайс-лист).
Ну і, нарешті, перечитайте, поправте, перечитайте знову, поправте і перечитайте ще раз. Пам'ятайте, що якщо друзі вибачать Вам помилки або граматичні помилки, то ділове лист часто Ваш перший (а буває що і єдиний) шанс справити сприятливе враження - воно повинно бути бездоганним.
Підказки та хитрощі, як зробити діловий лист краще
В англомовному світі є принцип, що допомагає робити листи ефективніше, - AIDA (Attention, Interest, Desire, Action): Увага-Інтерес-Пристрасть-Дія. В першу чергу ви повинні привернути увагу читача, потім його зацікавити, після цього ви повинні викликати в ньому "пристрасть", бажання співпрацювати, а потім ви повідомляєте, що він повинен зробити.
Розглянемо, наприклад, типові формули початку ділового листа:
Attached please find a resume for your consideration for ... ()
I am writing to inform you that ... (Пишу, щоб проінформувати вас.)
This letter is in regard to your recent ... (Цей лист у зв'язку з вашим недавнім.)
Жоден з цих варіантів не захоплює читача, не примушує його увагу і розум акцентуватися на листі. Ось кілька способів захопити увагу:
1. Лестощі. "I have been a fan of your work for a long time ..." ( "Мені завжди подобалася Ваша робота."); "It has always been my dream to work for your company ..." ( "Я завжди мріяв про роботу у Вашій компанії")
2. Питання. "Did you know that ..." ( "Чи знаєте Ви, що."): "Have you ever had this problem ..." ( "Ви чули коли-небудь про проблему.")
3. Несподіванка. "10 million people will be killed in fondue accidents this year" ( "10 мільйонів людей були вбиті в подібних інцидентах в цьому році"); "In the last three years, I've tracked down and brought to justice 8 of the FBI's 10 Most Wanted criminals" ( "За останні три роки я вистежив і зрадив правосудтю 8 з 10-ти найбільш розшукуваних ФБР злочинців")
Як тільки Ви заволоділи увагою, ви повинні створити інтерес до того, що Ви пропонуєте. Обіцяйте рішення проблем - за допомогою Вашого чудового продукту, послуг, партнерства з Вами, чого завгодно, про що Ви пишете.
Наприклад, в типовому резюме для прийому на роботу пишіть, що саме в Вас, ТАКОМУ працівника, потребує компанія для вирішення її проблем і досягнення цілей, будь то збільшення доходів, порятунок дітей в Дарфурі, боротьба з глобальним потеплінням і т.д. Ви підвищуєте їх зацікавленість, описуючи, як Ви гідні пропонованої позиції і обіцяєте допомогти їм у досягненні цілей.
Після цього Ви "розпалюєте їх пристрасть", пояснюючи, як Ви можете це зробити. Наприклад, показуючи, як успішні Ви були в інших ситуаціях, на інших позиціях і посадах, або описуючи, які спеціальні тренінги, пов'язані з даною роботою, Ви пройшли. Уникайте жаргону, потрібно описувати чисто, ясно і коротко вигоди від Вашої пропозиції.
Наприклад, якщо Ви пропонуєте ввести новий бізнес-процес, Ви повинні сказати що-небудь типу: "Я розробив подібну систему на моєму попередньому місці роботи, і це підвищило продуктивність на 20%, а прибутковість і ще вище. Цей новий процес простий до введення і зажадає тільки невеликих вкладень і ресурсів, я зможу все завершити до кінця наступного кварталу ".
Ті, хто працюють в маркетингу, знають основний закон: ніхто не купує що-небудь тільки через його характеристик, ви повинні пояснити, які вигоди ці характеристики принесуть покпателю.