У різних сферах спілкування існують свої норми і правила етикету.
Діловий етикет - це порядок поведінки, прийнятий в сфері ділового спілкування. У письмовому діловому спілкуванні етикет проявляється у формі і змісті документів. Діловий етикет вимагає дотримання регламентованості офіційно-ділових відносин.
Успіх ділової комунікації визначає і вибір мовних засобів в спілкуванні.
Найбільш загальна формула звернення: Шановні панове! Шановний пане ... (прізвище)!
До високопоставленим чиновникам, заслуженим діячам науки, депутатам прийнято звертатися зі словами Вельмишановний і вельмишановний.
При зверненні до посадових осіб органів державної влади та управління, президентам компаній, фірм, звернутися із зазначенням посади та без прізвища: Шановний пане голово!
Порушенням правил мовного етикету є звернення за такою формулою: Шановний + пан + (прізвище) + (ім'я, по батькові)!
У функції мовних етикетних коштів можуть виступати вступне слово, що дозволяють не порушувати такі принципи етикету, як ввічливість і коректність, особливо в листах-відмовах. Тут доцільно використовувати вступне слово типу: На наш погляд ... На жаль ..., а також синтаксичні конструкції типу: Незважаючи на вжиті нами зусилля ... Ми розглядаємо можливість надання Вам ... Сподіваємося на довгострокове співробітництво ... Бажаємо успіхів!
За допомогою формул мовного етикету можна зняти надмірну офіційність, надати висловом при необхідності експресивні відтінки. Наприклад: Нам приємно повідомити, що ... Ми стурбовані відсутністю ... Ми вважаємо, що оптимальне рішення ...
Отже, вибір тієї чи іншої формули мовного етикету залежить від конкретної комунікативної ситуації (подяка, прохання, вибачення і т.д.). Від того, як відбивається в діловому листуванні та чи інша мовна ситуація, залежить не тільки розуміння партнерами один одного, але і подальший розвиток їх відносин.
2. Текстовий вживання слів: товариш (т.), Пан (пан), громадянин (гр.) Має свою специфіку. Слово громадянин застосовується тоді, коли та чи інша особа розглядається як суб'єкт цивільних правовідносин.
3. У відомчої писемного мовлення має місце тенденція до втрати займенники я. Наприклад, замість я прошу пишуть прошу. Замість я виконав пишуть мною виконано. Однак не можна сказати мною вирішено. Правильно: я вирішив. В цілому займенник я вживається тільки в доповідних і пояснювальний записках.
4. Адміністративний мовний етикет передбачає вміння користуватися займенником він. Воно може бути засобом і знеособлення, і фамільярності, тому вимагає особливої обережності, навіть обмеженості при користуванні їм в службових документах. Цілком очевидно, що в наказі, постанові, рішенні, розпорядженні, характеристиці слід вказувати прізвище особи і його ініціали.
У характеристиці в кожному абзаці повторюються прізвище та ініціали особи, на яке вона складається.