Цілий ряд завдань, які відпрацьовуються в стихійному порядку і з великою витратою сил, можна перетворити в рутинні, що заощадить багато сил і часу.
Я як то натрапила на наукову працю, присвячений рутини, і дізналася багато цікавого. Наприклад, що рутина - не просто слово. Перетворившись, в так звану звичку, дію відпрацьовується людиною в іншому режимі - без участі емоцій і з мінімальною витратою сил. Щоб виконання завдання стало рутинним, потрібно здійснювати його регулярно, приблизно в один час. Чим більше повторюваних елементів пов'язано з дією, тим швидше воно стає звичним. Вважається, що завдання, друкується щодня ставати рутинно через 20 днів.
Що годиться для перетворення в механічну звичку?
Тут на першому місці повинні стояти речі, невиконання яких коштує грошей: оплата рахунків, робота на дому.
Деякі види творчої роботи простіше і приємніше виконати, якщо відокремити від них рутину. Наприклад вимити пензлика не відразу після роботи, а ввечері разом з миття посуду.
Також в список можуть потрапити дрібні творчі завдання, па які ніколи не вистачає часу, наприклад ведення паперових або електронних щоденників, оновлення власної інтернетної сторінки або галереї. Новачкам рекомендується включати в список абсолютно все, що потрібно виконувати регулярно, - від ранкової зарядки до миття посуду. Це потрібно, щоб хоч раз побачити, скільки дрібниць потрібно робити постійно. Це внесе великий внесок в розуміння того, на що ми можемо дозволити собі витрачати час, а на що - ні.
Для початку я спробувала скласти собі список рутин, які хотілося б завжди виконувати без праці. Я глянула на все, що було записано під час хронометражу. Деякі завдання повторювалися - значить, це вже відпрацьовані рутини. Я завела собі зошит календар, де на кожному розвороті - один тиждень. Всі дні розташовані стовпчиками, в ряд, тільки суботу займає половину від останнього стовпчика. Все вже існуючі рутини я розкидала по тижню, щоб їх вийшло приблизно однакову кількість в кожному дні.
Далі я склала список справ, які бажано виконати регулярно, але насправді вони виконуються стихійно, рідко, і в проміжках я тижнями, місяцями і роками зітхаю про те, що «добре б». Зрозуміло, багато подібні справи мені не вдалося ПРИГАДАТИ відразу. Але, озирнувшись в робочому кабінеті, потім на кухні, і ванною і у книжкових полиць, я змогла хвилин за сорок згадати практично все що потрібно. У мене вийшло близько 50 завдань, які я насамперед розсортувала по періодичності, з якою їх треба виконувати; кожен день, два рази на тиждень, раз на тиждень, раз в день тижня або раз на місяць. Після цього я розписала їх по всьому календарю і пообіцяла виконувати справи кожен день по списку.
Тобто рішення проблем в деяких випадках вимагають реорганізації робочого місця. Якщо потрібно задачу виконувати регулярно, то треба створити всі умови. У мене всі ці пошуки ідеального рішення призвели до того, чтоя стала володаркою чотирьох робочих місць: один робочий стіл зайнятий комп'ютерною технікою, другий олівцями клеєм і папірцями, третій - фотолампа і фонами для зйомки дрібних деталий, четверое місце - місце з матеріалмі для живопис. На сьогоднішній день у мене немає в списку рутинних завдань, що псують мені настрій.
Як не забути вдома голову?
Мені чомусь часто згадувалася сцена з дитинства: вчителька вимагала пред'явити їй шкільний щоденник, але у мене його не було
-Чому він удома, якщо повинен бути тут? - обурювалася вчителька
-Забула, - звично відповідала я, дивлячись в підлогу
-А голову ти вдома не забула.
Цей діалог завжди ставив мене в глухий кут. Ні, голову я вдома не забула, але ось щоденник - запросто. Так склалося, що у мене не виробилося залізної звички класти щоденник в сумку перед відходом, після того як я закінчила роботу над домашніми зада¬ніямі. До слова, і самі домашні завдання виконувалися коли попало. 1І ось я виросла, обзавелася власним господарством, роботою і набо¬ром важливих рутин, а щоденник все ще забуваю.
Нарешті я прийшла до висновку, що зручніше за все для мене саме моя велика зошит з тижнем на розвороті і справами в стовп к. По не з'ясованими причин мені було зручніше і приємніше всього записувати справи ручкою на папері, саме в такому форматі.
До речі, пізніше я зустріла в інтернеті сервер з програмою, розробленою спеціально для дизайнерів та ілюстраторів. Чергове додаток, розроблене спеціально для планування творчо N проектів. Поруч з програмою на сервері розробників знаходить і інтернет-магазин, в якому продавалися спеціально видані для тих же дизайнерів блокноти та зошити різних форматів. Мабуть, щось у цьому є, і багато людей, незважаючи на всю прихильність до комп'ютера, воліють деякі речі записувати на папері
Отже, я усвідомила, що мені потрібен саме календар і що я повинна завжди носити його з собою. Це виявилося першої, найважливішою рутиною, без якої не могли спрацювати всі інші. Також я прийшла до висновку, що ніякого чарівного рецепту тут не буде - потрібно просто намагатися тримати її при собі. Я вклала в неї ручку (щоб проставляти галочки) і почала носити з собою. У перший рік в тетра¬ді часто зустрічалися пропущені дні або навіть тижні. Одного разу забувши щоденник десь під ліжком, я згадувала про нього ТІЛЬКИ на п'ятий день. Потім жахалася, як непомітно проходить час (і як катастрофічно скупчуються невиконані справи).
Тепер цей щоденник завжди лежить поруч зі мною в розкритому вигляді (щоб зручно було заглядати в нього і записувати щось). На одному з робочих місць або на кухні. Друзі та знайомі перестали його помічати, так само як і те, що іноді я в нього на секунду заглядаю, щоб поставити галочку або просто переглянути залишилися завдання дня.
Колеги, які намагалися приєднатися до мого експерименту, практично всі починали точно так же. Багато з них в першу ж хвилину вигукнули: «Я ніколи, ніколи не буду носити з собою зошит! Це суперечить моїй художній натурі! »
Мені нема чого на це заперечити - я знаю, що є люди, здатні тримати всі справи в голові. Їх неймовірно мало. Для більшості єдина можливість не забути все дрібниці на світлі - записати їх.
Попередження для екстравертів
Коли розмова заходить зошитах, які потрібно звикнути регулярно носити з собою, в художників прокидається -Творчі думка: «А що якщо зробити із зошита проект? Відразу з'являться натхнення і мотивація носити її з собою! »У всіх відомих мені випадках ідея провалилася.
По-перше, художня самодіяльність займає сліш¬ком багато часу.
По-друге, виявилося, що список, щоденних справ дуже особиста річ. Я чимало сміялася, дізнавшись, що люди записують у свій зошит. Одним необхідна щоденна запис, щоб не забути почистити зуби, інші дрібним почерком виводять списки ліфчиків і трусів, які збираються надіти разом з відповідними піджаками в назна¬ченние дні. Я навіть бачила список, де першим завданням кожного дня є запис «встати». Відмінне справа! Стало зрозуміло, поставив галочку і вже відчуваєш себе трошки героєм!
Список важливих дрібниць
І цей список потрапляють всі дрібниці, що виникають в планах стихійного і нерегулярно. Його теж бажано ділити на завдання, пов'язані з роботою, і ті, які краще робити в неробочий час. За¬пісиваніе важливих дрібниць звільняє від необхідності пам'ятати про них і несподівано вивільняє багато ресурсів! Досвід показав, що навіть п'ять дрібних планів важко тримати в голові одночасно. Хто не чув скарги на те, як, намагаючись пригадати п'ять пунктів списку, ми весь час забуваємо один з них, причому кожні півгодини - різні! 'Все що потрібно вчасно оплатити, повернути, забрати, дізнатися, замовити або відіслати, надійніше записувати.
При цьому дуже важливо не плутати прості дрібниці зі скрити¬мі монстрами! Найбільше часу з'їдають так звані справи- «Айсберги»
і справи- «болота». «Айсберги» виявляються в 20 разів більше, ніж здавалося, «болота» - засмоктують. Типовий приклад завдання- «айсберга» - прибирання в шафі. Людина приймає рішення навести порядок на одній полиці, виймає звідти всі речі і розкладає на підлозі перед шафою. Через хвилину з'ясовується, що більшості з них місце на сусідніх полицях, по там все забито і немає місця для нових надходжень. Виходить що треба наводити порядок і там. Приймається рішення звільнити неї полки, потім розбирати всі речі і по одній складати на правіль¬ние місця. Таким чином, справа, на яке відводилося десять хвилин, розростається в величезну акцію. Через годину господар шафи знесилений і в розпачі, всі речі лежать на підлозі (з них вдалося розібрати десять відсотків, решта потрібно складати, і ще знайшлося сто предметів, яким взагалі не місце в шафі. До того ж цьому не видно кінця і краю.
Класичний зразок «болота» - перевірка електронної пошти. Отримавши цікаву посилання від одного, ми йдемо дивитися майстер клас і помічаємо десять посилань на ще на щось корисне, цікаве і проводимо перед віртуальним телевізором дві-три години. Або шукаємо на прохання мами пральну машину за найкращою ціною і помічаємо, що в тому ж Інтернет-магазині продаються верстати для вишивки або супер пряжа, яку дуже хотілося придбати. Знаходимо на форумі обговорення цікавлять товарів. І через чотири години вирішуємо, що все це дуже цікаво, але займатися цим потрібно не зараз. Далі ми виявляємо, що вечір Несподівано закінчився і пора спати, бо завтра рано вставати.
Коли проведено облік часу, виявити «лиходіїв» легко. Шукайте просте завдання, яке вимагало десять хвилин, але зайняло цілу годину і більше. При розгляді списку дії 'охоплених за кілька днів, легко знайти кілька справ, що розтягнулися до нескінченності. Найчастіше виявляється, що саме на них витрачена велика частина часу. Також під час виконання саме цих завдань виникають діри в хронометражі.
Щоб надалі акуратно складені плани не тонув і в болоті і не розбивалися об айсберги, потрібно намагатися впізнати небезпеку заздалегідь. Найчастіше затягуються прибирання, пошук інформації та спілкування в інтернеті. До завдань такого роду варто придивлятися з особливою увагою.
Є третій варіант - деякі «дрібниці» не зовсім такими є, але легко розбиваються на два-три по-справжньому незначних завдання. Наприклад, мені потрібно відправити лист, але котрі три його складання потрібно знайти і роздрукувати ряд документів, заповнити анкету і знайти паспортну фотографію. Все це дрібниці, але за 15 хвилин за все не зробити. Пошук фотографії та потрібних документів МОЖНА записати як окреме дрібне завдання, заповнення анкети, складання всього разом і підготовку до відправки - поставити в такий же пунктом в програмі, але як окреме велике завдання.
Список великих планів
До великим планам я зараховую всі, що не можна провернути за 15 хвилин без додаткових приготувань.
Багато років я весь час займалася кількома з численних великих планів, а про решту тільки плакала. Мені хотілось
одночасно шити колекцію, малювати великі картини, ділити ілюстрації і колажі, писати книги. А ще при нагоді зробити ремонт, виростити невеликий садок, відреставрувати деякі предмети меблів і взяти участь у фотопроекті. На щастя, не всі мріють про стількох напрямках творчості відразу, але я виявили, що щасливі власники всього двох або трьох великих планів відчувають ті ж труднощі, що і я. І навіть майстри, віддані навіки одному-єдиному справі, часто скаржаться на те ж саме: вони ми, коли нічого не встигають. На улюблену справу ніколи не вистачає часу, при цьому всі навколо скаржаться, що людина закинув все решта і займається тільки своєю творчістю.
Як же бути в цій ситуації?
1. Складіть список того, що ви хочете робити взагалі.
2. Оцініть, скільки часу могло б піти на той чи інший проект.
3. Виберіть саме ті справи, якими ви будете займатися найближчим часом
Спочатку мені здавалося, що я не зможу зробити вибір ніколи. Але потрібно було бути чесною: краще зрозуміти, що я не зможу займатися чимось найближчим часом, ніж обіцяти собі виправитися кожен день.
Спочатку було важко звузити коло і відібрати з багатьох справ, т. К всі здавалися однаково важливими і привабливими. Я спробувала уявити собі, що мені дасть виконання якогось плану, задавалася питанням, чому я хочу це зробити і наскільки це важливо для мене. Чим далі я розбиралася з цим питанням, тим легше йшло справу. Побачивши перед собою п'ять проектів замість двадцяти, я з легко¬стью уявила собі, як я зроблю мало, але добре, і мій настрій покращився. В результаті нашого експерименту у мене залишилося, як і передбачалося, два великих плану, і ними я займалася найближчі
півтора року.
4. Оцініть, скільки часу ви готові витратити на виконання проектів протягом дня.
5. Розподіліть головні справи (проекти) забаганки на робочому тижні. (Як це зробити розглянемо в наступному матеріалі)
Отже, тим хто вирішив слідувати системі Яни Франк на даному етапі потрібно зробити наступне:
1. скласти список всього в чому хочеться реалізуватися
2. Визначити час витрати на кожен проект (за Ккак час зробите 1 день, два, місяць)
3. Вибрати ті, якими будете займатися найближчим часом.
4. Визначити час, яке готові присвятити реалізації власних проектів (наприклад кожен день по 3 години безперервної роботи + по 15-20 хвилин протягом дня)