Організація порядку ведення касових операцій і розрахунків готівкою грошовими коштами до теперішнього часу викликає багато запитань у бухгалтерів, а саме:
- чи може стороння особа (як фізична так і юридична) здійснювати касові операції в організації за цивільно-правовим договором;
- хто має право не оформляти касові операції відповідними касовими документами;
- хто звільнений від встановлення ліміту каси;
- в межах якої суми можуть розраховуватися готівкою юридичні особи та індивідуальні підприємці
- на які цілі можуть витрачатися готівкові грошові кошти з каси;
- чи можуть наявні грошові кошти видані сторонній фізичній особі під звіт.
Розглянемо більш докладно ці питання.
На сьогоднішній день порядок роботи з готівковими коштами, обмеження на цілі їх використання і межа готівкових розрахунків з юридичними особами та індивідуальними підприємцями встановлені Інструкцією ЦБР:
Перш за все наголошую, що, згідно з п.4.1, 4.6 Вказівок ЦБР № 3210-У, право не оформляти касові операції касовими документами (видатковий і прибутковий касові ордери) і не вести касову книгу мають тільки індивідуальні підприємці, які відповідно до податкового законодавства РФ ведуть облік доходів або доходів і витрат та (або) інших об'єктів оподаткування або фізичних показників, що характеризують певний вид підприємницької діяльності. Тобто, це ІП, що знаходяться на ССО, ЕНВД або патенті
Всі інші ІП та юридичні особи (далі - зобов'язані особи) зобов'язані дотримуватися встановленого ЦБР порядок ведення касових операцій в повному обсязі. При цьому, для ведення касових операцій керівники (ІП) зобов'язані або призначити касира з числа будь-яких своїх штатних працівників (в т.ч. не з бухгалтерії), з встановленням їм відповідних посадових прав і обов'язків, з ознайомленням під розпис. або покласти ведення касових операцій на себе (п.4 Вказівок ЦБР № 3210-У). Тобто, на стороння особа за договором цивільно-правового характеру не може бути покладено обов'язок ведення касових операцій. А ось оформлення касових документів може бути покладено як на бухгалтера (головного бухгалтера), інша посадова особа, в т.ч. касира, так і на інша фізична особа за договором цивільно-правового характеру про надання послуг (п.4.2 Вказівок ЦБР № 3210-У).
При веденні касових операцій особи зобов'язані дотримуватися ліміт залишку готівки, який встановлюється самостійно «зобов'язаними особами» згідно з Додатком до Вказівкою ЦБР № 3210-У або виходячи з надходить готівкової виручки або з обсягу видач готівки (новостворена юридична особа - очікуваний обсяг видач готівки), за винятком сум готівки, призначених для виплат заробітної плати, стипендій та інших виплат працівникам. При цьому, згідно з п. 2 Вказівок ЦБР 3210-У право не встановлювати ліміт каси надано ІП та юридичним особам, які належать до малих підприємств.
Наступною особливістю порядку ведення касових операцій є встановлення граничного ліміту розрахунків готівкою грошовими коштами між:
- юридичними особами;
- ІП;
- юридичними особами та ВП.
Вказівки ЦБР № 3073-У готівкові розрахунки у валюті РФ та іноземній валюті між учасниками розрахунків готівкою в рамках одного договору, укладеного між зазначеними особами, можуть вироблятися в розмірі, що не перевищує 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або суму в іноземній валюті, еквівалентну 100 тисячам рублів за офіційним курсу Банку Росії на дату проведення готівкових розрахунків. Це означає що в рамках одного договору незалежно від терміну розрахунків (в один день або розтягнуті за часом) розрахунки між особами не повинні перевищувати 100 000 руб. При цьому зазначений ліміт не поширюється на розрахунки підзвітної особи за придбані під час відряджень відшкодовуються витрати (проїзд, проживання та ін.), В разі ж придбання ними товарів чи інших робіт (послуг) ліміт розрахунків готівкою грошовими коштами діє в повному обсязі.
Наступним моментом, що викликає питання бухгалтерів, є питання про мету витрачання готівкових грошових коштів з каси. В узагальненому вигляді допускаються ЦБР мети витрачання готівкових грошових коштів з каси представлені нижче в таблиці.
Допустима мета витрачання готівки в валюті РФ, що надійшли до каси
Нерідко у організацій виникають питання про можливість видачі під звіт готівкових коштів стороннім особам, які не є співробітниками організації. Відповідно до п.5, 6.3 Вказівок ЦБР при прийомі - видачу, в т.ч. під звіт, готівкових грошових коштів під працівником розуміються як штатні співробітники, так і особи за договорами цивільно-правового характеру. А оскільки даними вказівку не накладені ніякі обмеження на можливість видачі під звіт готівкових коштів стороннім особам, то отже організації мають право видавати під звіт готівкові грошові кошти особам за цивільно-правовими договорами з встановленим порядком їх отчетсноті.
У висновку хотілося б відзначити, що згідно зі ст. 15.1 КоАП РФ порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, що виразилося:
- в здійсненні розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри,
- НЕ оприбуткуванні (неповне оприбуткування) в касу готівки,
- недотриманні порядку зберігання вільних грошових коштів, а також у накопиченні в касі готівки понад встановлених лімітів, -
тягне за собою накладення адміністративного штрафу:
- на посадових осіб в розмірі від чотирьох тисяч до п'яти тисяч рублів;
- на юридичних осіб - від сорока тисяч до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Згідно ст.23.5 КоАП справи, пов'язані з порушенням касових операцій, розглядають податкові інспекції. При цьому, оскільки таке порушення не є триваючим, то згідно положень частини 1 ст. 4.5 і подп. 6 частини 1 ст. 24.5 КоАП РФ залучити організацію до відповідальності податкова інспекція може тільки протягом двох місяців з дня його вчинення (а не з дня виявлення). Слід зазначити, що при порушенні ліміту розрахунків готівкою грошовими коштами податкова інспекція має право оштрафувати як покупця, так і продавця. І ось чому. Правопорушенням в ситуації, що розглядається є відступ від встановленого порядку розрахунків готівкою (ст. 15.1 КоАП РФ). Учасниками готівкових розрахунків є як платник, так і одержувач, значить, в разі порушення вони обидва повинні нести відповідальність.