Господарська діяльність компанії може не обмежуватися межами однієї місцевості. Іноді її керівництву доводиться направляти свій персонал у відрядження для виконання службового завдання в інші міста. Даний захід вимагає оформлення певної кількості документів, основним з яких є наказ про направлення працівника у відрядження.
Порядок направлення у відрядження
Про необхідність майбутньої службової поїздки доповідається керівництву фірми у вигляді службової записки в міру виникнення такої потреби. Також може складатися план відряджень на поточний рік.
У будь-якому випадку, для відправлення співробітника підприємства в іншу місцевість потрібно видати наказ про відрядження, який оформляється на підставі службового завдання. При цьому останнє повинно містити мету і місце поїздки, її тривалість, а також перелік відповідальних посадових осіб. До службового завдання потрібно ознайомити і самих працівників, так як після повернення вони повинні представити звіт про його виконання.
На малих підприємствах найчастіше доручення по поїздці директор повідомляє командируемому в усній формі. Наказ складається кадровою службою за кілька днів до її початку, після чого доводиться до відома працівника під його розпис.
Наказ на відрядження є підставою для оформлення видачі грошових коштів під звіт на майбутні витрати, і складання такого документа, як посвідчення про відрядження. В даний час законодавство дозволяє не використовувати цей бланк, а підтверджувати час відрядження і вироблені витрати відповідними документами, наприклад, квитками, квитанціями готелів і т. Д.
Якщо посвідчення все ж використовується, то в момент від'їзду співробітника в ньому робиться відмітка про вибуття. Цю ж запис можна зафіксувати в журналі обліку відряджень, який теж не є обов'язковим до заповнення. Однак варто зазначити, що приймаюча сторона може не поставити відмітки в даному документі, так як в даний час є не обов'язковим до застосування.
Також розпорядження директора необхідно, щоб відрядження в табелі обліку робочого часу була правильно відображена, і співробітникові не оформили цей час як відсутність з неповажної причини. При заповненні табеля обліку робочого часу використовується цифровий код «06» або буквений «К».
Як правильно скласти наказ на відрядження
Для створення наказу можна використовувати фірмовий бланк компанії, або скористатися стандартним документом, прийнятий Держкомстатом - форма Т-9. Програми по веденню бухгалтерського обліку дають можливість формування його автоматично.
У верхній частині документа зазначається повне найменування фірми, і її код реєстрації згідно ОКПО.
- П.І.Б. працівника, на якого складається документ.
- Його табельний номер.
- Підрозділ, де він виконує роботу.
- Посада або професія, відповідно до штатного розкладу.
- Місце відрядження - тут потрібно детально вказати країну та місто, в які співробітник їде, найменування приймаючої організації.
Наступним етапом заносяться реквізити документа - назва, номер і дата оформлення, на підставі якого співробітник направляється у відрядження. Це може бути укладений договір з іншою організацією, раніше затверджений план відряджень, службове завдання і т. Д.
Якщо у відрядження направляється група співробітників, то для складання наказу можна скористатися уніфікованим бланком Т-9А. Він виглядає як таблиця, в якій через підрядник заносяться дані по кожному працівнику.
Як правило, компанія фінансує поїздку своїх людей самостійно. Однак бувають випадки, коли на підставі укладеного договору всі витрати оплачує приймаюча сторона - наприклад, при проведенні пуско-налагоджувальних робіт нового обладнання. В такому випадку відповідні дані заносяться в графу «Відрядження за рахунок коштів».
Бланк наказу на відрядження
Для одного співробітника:
Завантажити бланк наказу за формою Т-9 в форматі Word.
Cкачать бланк наказу за формою Т-9 в форматі Excel.
Для кількох співробітників:
Завантажити бланк наказу на відрядження за формою Т-9а, в форматі Word.
Завантажити бланк наказу на відрядження за формою Т-9а, в форматі Excel.
Наказ на відрядження зразок Т-9 скачати в форматі Excel.