За ведення бухгалтерського обліку несе відповідальність керівник організації. Так написано в новому Законі про Бухгалтерський облік 402-ФЗ.
Що повинен знати керівник про документах, що визначають правила ведення обліку в організації? Які накази з бухгалтерського обліку необхідно мати, щоб не було претензій з боку перевіряючих органів?
Порядок ведення бухгалтерського обліку з організації визначається Наказом по Облікової політиці. Наказ по обліковій політиці повинен містити два розділи:
- облікова політика з метою бухгалтерського обліку,
- облікова політика з метою податкового обліку.
Крім цього, рекомендується скласти і затвердити у керівника ще кілька наказів, які відображають важливі моменти документального оформлення фактів господарського життя організації:
- наказ про застосовувані формах первинних облікових документів,
- наказ про застосовувані формах бухгалтерських та податкових регістрах,
- наказ про документообіг,
- наказ про право підпису на первинних документах,
- наказ про підзвітних осіб,
- наказ про ліміт залишку грошових коштів в касі підприємства,
Ці Накази можна оформити:
- як доповнення до Наказу по Облікової політиці,
- як самостійні накази.
Якщо накази будуть оформлені як самостійний розпорядчий документ, то в Наказі по Облікової політиці рекомендується зробити відповідне застереження.
Розглянемо докладніше, що необхідно відобразити в кожному з наказів.
Важливо, щоб самостійно розроблені форми мали обов'язкові реквізити:
У наказі необхідно зробити застереження щодо двосторонніх документів (актів виконаних робіт, накладних на відвантаження товару та інших) для випадків, коли прийняті на підприємстві форми первинних облікових документів можуть не влаштовувати іншу сторону угоди з тих чи інших причин.
Для таких випадків необхідно вказати, що можуть застосовуватися первинні документи, форми яких затверджені обома сторонами угоди і міститися в договірній документації. При цьому, затверджена форма акту виконаних робіт повинна бути додатком до договору, підписаного обома сторонами угоди.
Прийняті в організації форми первинних документів необхідно роздрукувати, завізувати у керівника і прикласти до наказу.
Наказ про застосовувані формах бухгалтерських і податкових регістрів.
Дані первинних документів підлягають систематичній реєстрації в бухгалтерських регістрах. Форми бухгалтерських регістрів повинен затвердити керівник організації. Обов'язковими реквізитами бухгалтерських регістрів є:
- найменування регістру,
- дата початку та закінчення періоду, за який складено реєстр,
- найменування організації,
- хронологічна і систематична угруповання об'єктів бухгалтерського обліку,
- величина натурального і (або) грошового виміру, із зазначенням одиниці виміру,
- найменування посадової особи, відповідальної за складання регістра,
- підпис відповідальної особи і розшифровка підпису.
Якщо в організації застосовуються форми бухгалтерських і податкових регістрів, які містяться в бухгалтерській програмі, використовуваної організацією, цей факт необхідно відобразити в Наказі.
Наказ про документообіг.
В Наказ про графік документообігу необхідно включити існуючі правила складання первинних документів і їх подальшого переміщення по підрозділах організації. У Наказі про графік документооборта має бути відображено наступне:
- які документи,
- в які терміни,
- який підрозділ,
- кому представляє,
- посаду і ПІБ особи, відповідальної за подання документа.
Чим докладніше буде описаний обов'язковий порядок документообігу, тим прозоріше буде переміщення документів від моменту їх складання до моменту надання документа в бухгалтерську службу.
Наказ про право підпису первинних документів.
У зв'язку з необхідністю делегувати частину повноважень, доцільно передати право першого та другого підпису деяких первинних документів керівникам підрозділів, спеціалістам інших служб. У наказі про право підпису необхідно визначити:
- коло осіб (посада, прізвище, ім'я, по батькові),
- перелік первинних документів, які зазначеним особам дозволяється підписувати,
- термін, на який надається таке право.
Зазвичай такий наказ видається один раз на рік на початку року. Якщо протягом року будуть зміни в складі осіб або в повноваженнях цих осіб, необхідно буде внести до наказу відповідні зміни.
Наказ про підзвітних осіб.
У відповідність з Порядком ведення касових операцій, необхідно визначити коло посад, які можуть бути підзвітними особами організації та яким можуть бути видані кошти під звіт на господарські та інші потреби в інтересах організації. У наказі про підзвітних осіб необхідно відобразити:
- найменування посад, які можуть отримувати гроші під звіт на господарські потреби,
- найменування посад, які можуть бути спрямовані в службові відрядження і з цієї причини будуть отримувати грошові кошти в якості витрат на відрядження,
- терміни, на які видаються грошові кошти, або терміни, протягом яких підзвітні особи зобов'язані відзвітувати про проведені витрати, уявити в бухгалтерську службу авансовий звіт і зробити остаточний розрахунок (переплату повернути в касу, перевитрата отримати з каси).
У цьому ж наказі можна відобразити норми добових витрат, прийняті в організації.
Наказ про ліміт залишку грошових коштів в касі організації.
Ліміту залишку каси організація встановлює самостійно. Розрахунок ліміту залишку каси може бути проведений:
- на підставі поточних даних за останні 3 місяці за бухгалтерського обліку,
- на підставі прогнозних даних в тих випадках, коли передбачається збільшення оборотів по виручці.
У наказі повинно бути вказано:
- періодичність інкасації готівкової виручки,
- витрати, на які може бути використана готівку.
Зазвичай, організаціям зручно використовувати готівкову грошову виручку на виплату допомоги, заробітної плати, відряджень і господарських витрат, видачу грошей покупцям при відмові від покупки (купівельний повернення).
Виручка понад установлений ліміт повинна бути здана на розрахунковий рахунок організації або власними силами або із залученням інкасаторської служби. Це необхідно записати в наказі.
Нами перераховані тільки найпоширеніші накази по веденню бухгалтерського обліку і документообігу в організації. Специфіка діяльності може зажадати складання інших наказів.