Правильна організація вашого робочого місця і службового приміщення може мати значний вплив на вашу продуктивність. Вона дозволить вам економити час, попереджати втому і завершувати виконання завдань швидше, ніж ви планували.
- Наскільки часто вам доводиться вставати з-за столу, щоб дотягнутися до тих предметів, до яких ви не можете дотягнутися сидячи?
- Чи достатньо вільного місця на вашому столі, щоб працювати комфортно і без перешкод, які не захаращений він?
- Чи достатньо зручно розташовані клавіатура і монітор вашого комп'ютера, щоб ви могли працювати не напружуючись і не випробовувати надмірної втоми?
- Чи є у вас вільний по сусідству з комп'ютером місце, яке б ви могли використовувати для одночасної роботи з комп'ютером і паперами?
- Чи не перевантажені ваші шафи і книжкові полиці непотрібними речами?
- Чи відповідає ваше обладнання для зберігання тому майну, яке повинно в ньому зберігатися?
- Чи часто вам доводиться витрачати час на пошуки потрібних вам речей?
- Найкращим чи чином розташовані меблі у вашому офісі з точки зору роботи за письмовим столом, роботи на комп'ютері, прийому колег і клієнтів?
Для правильної організації вашого робочого місця будь-яких стандартних рецептів не існує: що може бути зручним для вас, не зручно для іншого, і навпаки. Проте, для того щоб найкращим чином організувати порядок в службовому приміщенні, вам слід звернути увагу на ряд загальних принципів.
Ергономіка - це процес наукової організації праці, спрямований на створення засобів оптимізації праці, вдосконалення методів виконання людиною будь-якої роботи з урахуванням його безпеки, комфортності та продуктивності.
Можливо, щодо організації порядку у вашому службовому приміщенні це звучить дещо пишномовно, проте вибір і розміщення меблів, устаткування, довідкових матеріалів та різних аксесуарів в вашому офісі може мати значний вплив на те, як ви працюєте.
Встановивши стіл навпроти стіни, ви створите зручне місце для розміщення книжкових полиць, навісних плакатів і т.п. Якщо ваше робоче місце знаходиться в офісі з відкритим плануванням, то таке розміщення столу сприяє виключенню випадкових перешкод і зниження відволікання уваги.
2. Стільці. Більшість сучасних офісних стільців оснащено коліщатками і шарнірами, що дозволяє вільно пересуватися по всій площі службового приміщення. Крім того, такі стільці обладнані спинками, що дозволяє запобігти надмірне навантаження на шию і спину. Не прагніть підкреслити ваш статус меблями. Стільці повинні бути функціональними. Щоб вибрати стілець для себе, зверніть увагу на наступні характеристики:
- наявність регульованого по висоті сидіння;
- наявність спинки, регульованої як по висоті, так і в поперечному напрямку;
- наявність достатньої глибини сидіння;
- належна стійкість;
- наявність коліщаток, відповідних покриття підлоги у вашому офісі.
3. Регулювання стільця. При регулюванні стільця необхідно враховувати як розміри вашого тіла, так і висоту робочої поверхні столу, якщо вона не регулюється. Основна рекомендація: висоту сидіння треба відрегулювати так, щоб ви могли зручно розташуватися на ньому; при цьому ступні ваших ніг повинні спиратися на підлогу, а зазор між передньою частиною стільця і вашими литками повинен складати 5 сантиметрів. Після цього слід відрегулювати спинку як у вертикальному, так і в поперечному напрямках, щоб у вас не напружувалася поясниця.
Якщо стілець обладнаний підлокітниками, то їх слід відрегулювати так, щоб вони злегка стосувалися нижньої частини ваших ліктів, коли вони знаходяться під прямим кутом до спинки стільця. Підлокітники зовсім не повинні піднімати ваші лікті. Якщо вони заважають вам, їх краще демонтувати.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Як продавати дорогі товари
При регулюванні стільця враховуйте висоту робочої поверхні вашого столу і клавіатури комп'ютера. Вам слід розміститися так, щоб ваші ноги зручно розташовувалися під робочою поверхнею столу і ніщо не заважало їх вільному руху.
Якщо ви не можете добитися такого положення, значить робоча поверхня стола розташована занадто низько для вас. Якщо робоча поверхня стола, коли ви сидите, розташована значно вище рівня ваших ліктів, вам слід відрегулювати висоту стільця. При цьому під ноги вам доведеться підставити опору, щоб можна було зайняти зручне сидяче положення.
Колись я був знайомий з однією секретаркою, організованості якої просто дивувався. Вона завжди знала, де і що лежить. Її робоче місце було сама досконалість. Коли я познайомився з нею, вона вже шість місяців працювала з новим начальником. Її попередній шеф не любив користуватися диктофоном. Тому вона тримала його в ящику на верху високого шафи, а новий начальник, навпаки, кожен день приносив їй нову карту пам'яті для диктофона.
Отже, кожен день вранці їй доводилося дертися вгору за диктофоном, а в кінці робочого дня проробляти ту ж саму операцію, щоб покласти його назад. Ось що значить сила звички.
Цей приклад яскраво ілюструє, наскільки живучі раз і назавжди завчені звички. Стереотип роботи давно змінився, а звичка до давно заведеним порядком продовжує жити. Зверніть увагу на те, де ви тримаєте речі, якими користуєтеся регулярно. Вони завжди повинні знаходитися у вас під рукою.
У наш час майже всі види людської діяльності так чи інакше пов'язані з тривалим використанням комп'ютерної техніки. Дотримання простих рекомендацій при роботі з комп'ютером допоможе вам збільшити продуктивність праці, забезпечити більш високий рівень комфортності і оберегти від втоми і шкідливих наслідків для здоров'я:
Наведення порядку в шафах. Почніть прибирання з посудних шаф, а саме з тих, які знаходяться на максимальному видаленні від вашого столу. У них, швидше за все, зосереджена основна маса матеріалів не першої необхідності, до яких не дійшли руки під час попередніх прибирань. У міру їх вивільнення просувайтеся вперед у напрямку до вашого столу. Таким чином, ви отримаєте місце для зберігання предметів, які в даний час захаращують потрібніші в робочому відношенні області.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Що таке сон: як сучасна наука пояснює походження, властивості і функції сну
Безжально позбавляйтеся від сміття. Непотрібні документи і відверте сміття просто викидайте. Розсортуйте інші документи і матеріали за архівними коробок, коробки відповідним чином позначте. Коли будете приступати до наведення порядку в книжкових шафах, пропонуємо вам спочатку повністю їх очистити, а потім розставити всю літературу по темам. Потрібно розмістити матеріали і документи таким чином, щоб вам було легко і зручно їх знаходити в разі потреби.
Наведення порядку на робочому столі. У мене був такий період в житті, коли я намагався переконати себе, що можу добре працювати при захаращеному робочому столі. Я казав собі, що, незважаючи на стопки документів, часом досягали загрозливих розмірів, я з легкістю можу знайти будь-яку потрібну мені папір, а різке переключення з одного завдання на інше тільки загострює мою увагу на всьому протязі робочого дня. Звичайно, це було дурістю.
Коли процес вирішення того чи іншого завдання йде важко, психологічно набагато легше переключити свою увагу на рішення того завдання, яке здається вам простіше, і вас так і тягне схопити перший-ліпший листок з якої-небудь стопки документів, що знаходяться на вашому робочому столі.
Пошук документів може привести до величезної втрати часу і викликати нові причини для відриву від роботи. Візьміть і прикиньте, скільки разів вам доводиться відриватися від роботи і ритися в цих стопках, намагаючись на прохання тієї чи іншої особи відшукати потрібний йому документ. Спеціальні спостереження показали, що на це йде мінімум 15 хвилин в день, і це, треба визнати, досить консервативна оцінка.
Безлад на робочому столі також служить причиною зниження вашої здатності визначати пріоритетні напрямки діяльності. Крім того, в усьому цьому є щось нераціональне.
Нарешті, тут є місце до виникнення стресових ситуацій. Весь той час, поки ваші папери представляють собою безладну аморфну масу, ви не можете позбутися від почуття занепокоєння. Ви не до кінця впевнені, що може ховатися в цих стопках паперу, і така ситуація постійно служить вам нагадуванням, що ви не можете належним чином впоратися зі своєю роботою. Досить часто наявність великого обсягу завдань набагато більше сприяє виникненню стресових ситуацій, ніж їх реальне виконання.
Ключем при наведенні порядку на робочому столі повинна бути простота. Кращим початком цієї процедури буде, якщо ви візьметеся за все потроху, - корзинка вхідних документів, корзинка вихідних документів, один щоденник, один блокнот.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Правила ефективного планування початку, середини і завершення робочого дня
Інші предмети, які регулярно вам не потрібні, повинні перебувати під рукою, але тільки не на робочому столі. Робочий простір має бути досить великим, так як, поряд з відчуттям фізичного комфорту, приведений до ладу робочий стіл несе з собою і позитивний психологічний настрой.
Можливо, перед тим як почати наведення порядку на своєму столі, вам доведеться подолати певний психологічний бар'єр. Адже захаращений робочий стіл підспудно асоціюється у нас з його надзвичайно зайнятим господарем, а кому не подобається, щоб його вважали зайнятим. Однак слід пам'ятати, що людина може бути надзвичайно зайнятим, але абсолютно некомпетентним і непродуктивним. Нехай про ваші справи говорять досягнуті результати, а не зовнішній вигляд вашого робочого столу. Коли ви остаточно розберетеся зі своїм робочим столом, можете приступати до розбору документів.
Якщо все буде зроблено правильно, то виконана робота принесе вам глибоке задоволення.
Відповідь на це питання безпосередньо пов'язаний з розвитком позитивних робочих звичок:
- Якщо, є сумнів щодо цінності того чи іншого документа, сміливо відправляйте його в сміттєву корзину.
- Не використовуйте свій стіл в якості місця зберігання документів - користуйтеся для цих цілей спеціальними папками.
- Завжди перевіряйте наявність необхідної техніки. Всі інструменти та приладдя, якими ви користуєтеся регулярно, повинні перебувати під рукою.
- Не рухайте стоси документів з вашого столу в інші місця кабінету.
- Намагайтеся обробляти і реєструвати документи щодня. Якщо ви виймаєте документи з картотеки, візьміть собі за правило повертати їх на місце якомога швидше.
Ключові аспекти наведення порядку на вашому робочому місці:
- розташування меблів і обладнання з метою досягнення максимальної безпеки, комфорту та продуктивності;
- вивільнення часу і простору шляхом реорганізації вашого столу і місць зберігання;
- зведення до мінімуму стресових ситуацій шляхом ліквідації паперів, розкиданих по всьому офісу.
Навчіться досягати більшого, отримавши потрібні вам знання та навички при навчанні по абонементу. зі знижкою:
