Впровадження віртуального офісу в IT-інфраструктуру компанії має на увазі створення віддалених робочих місць для всіх співробітників або певної групи персоналу. Інша назва віддаленого робочого місця - абревіатура DaaS (Desktop as a service - «робочий стіл як послуга»). Суть послуги в тому, що користувачі працюють з так званими образами робочих столів, в той час як всі дані, програми, настройки зберігаються на віддаленому сервері.
Так як вся апаратна частина зосереджена на стороні провайдера послуги, користувачі автоматично позбавляються від проблем з установкою, підтримкою, відновленням програм на віддаленому робочому столі. Причому мова йде не тільки про спеціалізованому ПО, такому як програми обліку та автоматизації, а й про офісних пакетах, месенджерах, поштових клієнтів і т.д.
Як створити віддалене робоче місце. Існує дві основні технології віртуалізації робочих місць: VDI (virtual desktop infrastructure) і RDS (remote desktop services). У першому випадку на загальному сервері знаходяться образи операційних систем кожного користувача. У разі RDS робочим середовищем користувача виступає операційна система самого сервера, тобто програми запускаються безпосередньо на сервері. Технологія RDS витрачає менше апаратних ресурсів сервера, до того ж знижуються витрати на ліцензовані програми. З іншого боку, користувач при такому підході не зможе встановити своє віртуальне додаток.
Послуга підключення та налаштування віддалених (віртуальних) робочих місць затребувана у керівників малого бізнесу, стартапів, власників інтернет-магазинів, брокерських компаній, креативних агентств і багатьох інших напрямків. Всіх їх об'єднує бажання максимально скоротити витрати на обслуговування обладнання і програмного забезпечення. Це оптимально рішення, якщо бізнес «живе» онлайн, і головне завдання послуги DaaS - зробити роботу з ПО безпечної, контрольованою і зручною.
До переваг організації віддалених робочих місць для співробітників компанії відносяться:
- Прозорість роботи кожного співробітника. З точки зору політики безпеки, віртуальне робоче місце надійніше, ніж стаціонарні комп'ютери. Співробітникові неможливо, наприклад, непомітно завантажити базу клієнтів на диск або випадково видалити важливі дані.
- Швидка настройка нового робочого місця. Розгортання віддаленого робочого столу для кожного співробітника займає кілька годин навіть з урахуванням індивідуальних налаштувань.
- Зниження витрат на IT. Наприклад, якщо ви підключаєте віддалене робоче місце 1С, вам не потрібно купувати потужний сервер, містити в штаті системного адміністратора і купувати ліцензію. Всі ваші витрати дорівнюють платі за послугу DaaS.