BPMS - це не автомобіль або шкіряний диван з Італії, коли можна закрити очі на вартість і насолоджуватися зручністю і почуттям власної успішності. BPMS це інструмент для бізнесу, який повинен фактом свого існування і використання окупити своє впровадження.
Ідея розрахунку окупності
Впровадження BPMS може принести вигоду в двох напрямках:
- Операційне, або прискорення - завдання, які роблять ваші співробітники, стануть виконувати швидше або за нульовий час, якщо будуть робитися автоматично. Наприклад, якщо раніше співробітник шукав заявку від клієнта в пошті 10 хвилин, то з BPMS вона буде відображатися в спеціальному розділі на корпоративному порталі, і знайти її можна за хвилину. Сукупність таких ефектів, помножена на кількість співробітників і їх зарплату, покаже, скільки заощадить грошей система.
Приклад операційних ефектів від впровадження
Приклад комплексних ефектів
Разом з тим, інвестиції в проект теж бувають різні і все їх потрібно врахувати:
- Ліцензії - скільки коштує сама платформа ELMA BPM.
- Роботи - вартість наших послуг - підготовки до автоматизації і автоматизації. Визначаються після обстеження.
- Устаткування і суміжне ПЗ - вартість серверів, ОС і сервера бази даних. У розрахунку ми даємо рекомендації по цьому пункту.
- Час - трудовитрати ваших співробітників, помножені на вартість години. Сюди включається час на наради, узгодження документів, тестування, участь в навчанні.
- Обслуговування - вартість наших послуг з підтримки системи в працездатному стані і обслуговування заліза. Може бути нульовим, якщо підтримка не потрібна.
Різниця між вигодою і витратами на протязі часу володіння, наприклад 3 або 5 років, покаже окупність системи.
Збираємо вихідні дані
Щоб підготувати такий розрахунок, нам потрібно отримати інформацію:
- Типова - кількість співробітників, середньорічні витрати на 1 співробітника, тривалість угоди, обсяг дебіторки і ще кілька нагальних питань.
- Унікальна - то, що стосується конкретно вашого бізнесу - тривалість процесів, самі трудомісткі завдання, специфіка вашого бізнесу, типу оборотності складу або системи бюджетування.
Ще до того, як ми поставимо хоча б одне питання про ваш бізнес, ми підписуємо угоду про нерозголошення (NDA).
Приклад зібраних вихідних даних
Що хорошого в розрахунку
Розрахунок і тестовий процес - це єдині конструктивні речі, який допоможуть вам прийняти рішення. Ви бачите приблизні терміни окупності і зможете різні інвестиційні пропозиції порівняти між собою.
Приклад графіка окупності. Система починає працювати з 7 місяці, а окупає себе на 13 місяць
Що поганого в розрахунку
Щоб система принесла зазначені гроші, самої системи недостатньо. Ще потрібні:
- Навчені і мотивовані співробітники
- Політична воля, за допомогою якої ви можете змусити всіх працювати в системі
- Відповідна ринкова ситуація - час, що звільнився співробітників потрібно завантажити новими замовленнями, або готуватися скорочувати людей.
- Запас часу - як мінімум півроку потрібно чекати, щоб отримати результат від системи.
В середньому система окупає себе за 10-12 місяців, а коефіцієнт повернення інвестицій становить 250% - тобто на кожну вкладену гривню система принесе 2,5 рубля чистого прибутку. Запишіться на обстеження. якщо хочете дізнатися скільки система запрацює для вас.