Проектна діяльність дозволяє найбільш ефективно оперувати співвідношенням наявних ресурсів, часу і якості підсумкового продукту. За допомогою грамотного планування можна своєчасно здійснювати коригувальні управлінські впливи в будь-який момент на кожному з етапів життєвого циклу проекту. Використання відповідної методології дає можливість завчасно вирахувати повну вартість виготовлення технічної документації, середню тривалість реалізації, визначити відповідальних осіб на кожному етапі (OBS-структуру, матрицю RAM). Важливо правильно спланувати повний перелік робіт (побудувати WBS-основу проекту) і послідовність їх виконання (зобразити PDM-мережу). Слід заздалегідь виявити ланцюг завдань, хід яких слід найретельніше контролювати. Оскільки вони не мають резерву, то сумарна тривалість їх здійснення визначає повну тривалість проекту (за методом критичного шляху).
Суттєвого полегшення управління сприяє такий інструмент, як матриця відповідальності (або лінійний графік). Її будують на підставі попередньо розробленої WBS-структури (ієрархічної основи для виконуваних робіт) і OBS-структури (організаційної конструкції по виконавцям). Вона застосовується для здійснення керівних впливів шляхом введення принципу відповідальності (Principle Responsibility).
Потрібно персоніфікувати по відповідних фахівців кожне з містяться в програмі завдань. Для проекту створюється матриця відповідальності - це відображення спланованих зв'язків (найчастіше - графічне). Її зображують у вигляді таблиці, що базується на базисі співвідношень WBS- і OBS-структур. Тоді першу представляють в якості вертикальних рядків матриці, а другу - горизонтальних стовпців. Для кожного WBS-елемента визначається співробітник, який буде координувати його виконання. На місці перетину двох компонентів проставляють відповідний знак.
Матриця відповідальності, якщо вона складена правильно, повинна давати уявлення про те, хто керує виконанням кожної ланки ієрархічної структури нижчого рівня. За виконання якогось із WBS-елементів може відповідати тільки одна людина. Але хід відразу декількох складових робіт може бути підконтрольний єдиного особі.
Спеціальне програмне забезпечення дозволяє полегшити діяльність з підготовки проектів. З його допомогою набагато швидше можна складати WBS- і OBS-структури, переліки робіт з організацією по фазах і контролю. Створюється та ж матриця відповідальності RAM, але в більш докладному вигляді. Таким чином, без зайвих зусиль можна у відповідних програмних пакетах отримувати потрібні таблиці. А також у разі необхідності швидко змінювати будь-які дані по проекту, одночасно отримуючи їх оновлене графічне відображення.
