1.2. Принципи управлінського обліку
Відповідно до сформованої світовій практиці основною концепцією бухгалтерського обліку є концепція достовірного і сумлінного відображення фактів господарського життя (true and fair view concept). Відповідно до цієї концепції облікова інформація має бути викладена в такій формі, яка дозволяла б користувачеві цієї інформації скласти думку про реальний стан справ в організації. Професіонал, діючий відповідно до цієї концепції, повинен бути не тільки правдивим, він не повинен "пересмикувати факти". Інформація. формована в системі бухгалтерського обліку, повинна бути не тільки підкріплена різного роду документальними свідченнями (тобто бути достовірною), але і представлятися в контексті загального стану речей (це і означає - бути представленою сумлінно). Слід зазначити, що відповідно до російського законодавства (ПБО 4/96, пункт 3.3) "достовірної вважається звітність, сформована і складена виходячи з правил, встановлених нормативними актами системи нормативного регулювання бухгалтерського обліку в Російській Федерації". Це в корені суперечить "справжньому", управлінського розуміння достовірності. У сучасній спеціальній обліковій літературі багато разів зазначалося це протиріччя, тому немає потреби зараз на ньому зупинятися детально. Досить сказати, що оскільки управлінський облік має справу з формами звітності, законодавчо не регульованими, то і розуміти достовірність ми будемо не як відповідність нормам закону, а як відповідність дійсному стану речей в організації.
Другий базовою концепцією бухгалтерського обліку є концепція пріоритету змісту над формою (substance over form concept), яка проголошує пріоритет економічного змісту фактів господарського життя над їх юридичною формою при поданні різного роду інформації в систему обліку.
Дві базові концепції формують середовище облікових принципів.
Принцип відособленості вимагає розгляду кожного економічного суб'єкта окремо від інших. В управлінському обліку, при вирішенні специфічних завдань, відокремлено розглядається не тільки підприємство в цілому, а й окремі його підрозділи або сегменти (центри відповідальності), які в деякому наближенні теж можна вважати економічними суб'єктами, а також окремі управлінські проблеми.
Принцип безперервності передбачає необхідність формування інформаційного поля облікових даних постійно, а не час від часу.
Принцип повноти означає, що інформація. що стосується будь-якої обліково-управлінської проблеми, повинна бути максимально повною для того, щоб рішення, прийняті на основі цієї інформації, були максимально ефективними.
З принципом повноти тісно змикається принцип надійності, який вимагає, щоб інформація. використовувана при прийнятті рішень, була обґрунтованою. В умовах нестійкої бізнес-середовища часто важко буває зібрати надійні дані, але на інформації, взятої "зі стелі", ефективну діяльність не побудуєш.
Інформація повинна бути представлена тоді, коли вона необхідна - в цьому полягає принцип своєчасності. Його відмінно ілюструє російське прислів'я "дорога ложка до обіду".
Принцип сумісності в фінансовому обліку інтерпретується досить просто - однакові показники за різні періоди часу повинні бути сформовані відповідно до одними і тими ж принципами. ПБО 4/96 (пункт 3.6) говорить: "По кожному числовому показнику бухгалтерської звітності, крім звіту, що складається перший звітний період, повинні бути приведені дані за період, що передував звітному. Якщо дані за період, що передував звітному, непорівнянні з даними за звітний період, то перші з названих даних підлягають коректуванню виходячи з правил, встановлених нормативними актами системи нормативного регулювання бухгалтерського обліку в Російській Федерації ". В управлінському обліку інформація має набагато складнішу структуру, і порівняння тут використовуються дещо інші. Наприклад, для того щоб вирішити питання про початок випуску якого-небудь компонента продукції компанії або його закупівлю на стороні, слід навести дані по цим двом варіантам дій в такий же вид, знайшовши хоча б один параметр. порівнянням значень якого можна виділити найкращий варіант. Для даної управлінської проблеми це може бути, наприклад, собівартість. Якщо ж для одного варіанта ми маємо в своєму розпорядженні тільки технічними характеристиками, а для іншого - тільки вартісними, така інформація не дає можливості для порівняння. Приймати рішення на підставі несумісної інформації неможливо.
Відповідно до принципу зрозумілості інформація. представлена в будь-якому обліковому документі, повинна бути зрозуміла користувачеві цього документа. У разі управлінського обліку можна сказати, що інформація. підготовлена для менеджера, який буде приймати по ній будь-які рішення, повинна бути представлена в такій формі, щоб менеджер зрозумів, що ж несе в собі цей документ. І зрозуміло, інформація повинна бути доречною - ставитися до цікавить менеджера проблеми і не бути перевантажена зайвими деталями.
Принцип періодичності здається абсолютно очевидним, хоча бухгалтеру, який займається управлінським обліком, витримати його важче, ніж при підготовці зовнішньої фінансової звітності - там цей принцип підтримується законодавчою вимогою подання періодичної звітності. Однак і внутрішній оборот інформації, і внутрішні звіти бажано також будувати відповідно до цього принципу.
На завершення огляду принципів, на яких будується система управлінського обліку, відзначимо ще один - принцип економічності. Його ніколи не обговорюють щодо фінансового обліку, оскільки в силу своєї жорсткої зовнішньої регламентованості ведення фінансового обліку є обов'язковим для організації. Фінансовий облік слід вести так, як наказано, незважаючи на те, що витрати на підтримку облікового процесу можуть і не бути продуктивними. Для управлінського обліку, який повністю регламентується самою організацією і відповідає виключно цілям підвищення внутрішньої ефективності діяльності, такий підхід - "будь-що-будь" - не підходить. Витрати на підтримку системи управлінського обліку повинні бути істотно менше вигод від її функціонування. Інформаційний обмін обліково-управлінськими даними повинен приносити організації користь у вигляді зниження трансакційних та інших витрат. І користь ця повинна бути помітна. До прояву цього принципу в різних розділах управлінського обліку ми будемо неодноразово повертатися в нашій книзі.
Дотримання всіх цих принципів дозволяє побудувати систему управлінського обліку такою, щоб вона максимально відповідала головній меті цього виду діяльності.
1.3. Цілі, функції і завдання управлінського обліку
Метою управлінського обліку є підготовка та подання менеджерам організації достовірної, повної та своєчасної інформації для прийняття управлінських рішень, спрямованих на досягнення цілей організації.
Мал. 1.2. Функції управлінського обліку
Серед функцій, що забезпечують організацію інформаційних потоків, можна виділити наступні:
- Розробка та / або впровадження систем обміну інформацією між різними сегментами організації і представлення інформації (підготовка різного роду внутрішніх управлінських звітів);
- аналіз інформації;
- планування діяльності.
- координація діяльності підрозділів, сегментів організації або окремих співробітників;
- мотивація персоналу;
- контроль за виконанням планів.
Мета управлінського обліку досягається в рамках зазначених функцій за допомогою вирішення ряду завдань, які самі по собі можуть конкретизуватися подзадачами (завданнями нижчого рівня).
Можна сформулювати безліч завдань, що вирішуються в системі управлінського обліку в організації. У всіх випадках набір індивідуальний і залежить від цілей і завдань самої організації, від того, яка ситуація склалася в її бізнес-середовищі, якої ринкової стратегії і тактики дотримується її керівництво, від того, наскільки формалізовані і стандартизовані обліково-аналітичні процедури і процес прийняття рішень в організації. В якості основних завдань, що вирішуються в системі управлінського обліку більшості організацій, в рамках названих функцій можна назвати наступні:
- Оцінка запасів.
- Обгрунтування продажних цін.
- Обчислення прибутку.
- Формування інформаційних файлів про доходи і витрати (розрахунок собівартості).
- Розробка і подання керівництву організації різних внутрішніх звітів.
- Визначення шляхів найефективнішого використання ресурсів, в тому числі обмежених.
- Виявлення можливості зростання фінансової результативності (внутрішніх резервів) і межперіодная оптимізація фінансового результату.
- Підготовка інформації для прийняття рішень про структуру та обсяги випуску продукції.
- Підготовка інформації для прийняття рішень про способи фінансування різних проектів, сегментів, видів діяльності і т. Д.
- Розробка варіантів інвестування.
- Прогнозування майбутніх значень показників.
- Розробка оперативних і тактичних планів.
- Підготовка інформації для прийняття рішень про систему короткострокових або довгострокових цілей і завдань організації.
- Мотивація співробітників і менеджерів.
- Розробка способів участі співробітників і менеджерів в прибутку компанії.
- Розмежування сфер відповідальності менеджерів.
- Вироблення способів оцінки ефективності роботи підрозділів і менеджерів.
- Координація діяльності різних сегментів бізнесу.
- Оптимізація структури бізнесу.
- Вироблення політики в області розподілу накладних витрат між підрозділами організації та / або продуктами.
- Організація поточного обміну інформацією між підрозділами і менеджерами.
- Організація внутрішнього фінансового контролю.
- Організація внутрішнього аудиту.
- Порівняння фактично досягнутих з плановими показниками і розробка рекомендацій керівництву щодо усунення або недопущення виявлених відхилень в майбутньому.
Після уважного прочитання списку обліково-управлінських завдань може скластися враження, що функцією управлінського обліку є ще й організація виробництва як такого. Це, однак, не так. Організація виробничого процесу - це сфера відповідальності менеджерів, а аж ніяк не облікових працівників. Бухгалтер-аналітик приймає участь в управлінні виробництвом тільки там і тоді, де і коли мова йде про вартісних оцінках ресурсів і фінансових показниках результативності. Техніко-технологічна інформація використовується в ряді процедур управлінського обліку тільки як інформаційна база для розрахунку різних нормативів і фінансових оцінок. При цьому бухгалтери-аналітики працюють в тісному контакті з менеджерами і фахівцями підрозділів, розуміючи, що їх робота цінна не сама по собі, а лише остільки, оскільки вона дозволяє здійснювати процес управління.
Надмірна увага тільки обліковим даним на шкоду їх управлінської корисності для організації загрожує перш за все тим, що маніпулювання цифрами здатне затьмарити саму проблему, заради якої ведуться розрахунки. Прикладом цього може служити радянська система обчислення собівартості з її складними, багатоступінчатими розрахунками, часто переглядаються нормативами і бакшишниками звітами про собівартість, які ніякої корисної для управління інформації в собі не несли. Саме тому детально розроблена система, яка була знайома будь-якому бухгалтеру, економісту і плановику будь-якого радянського підприємства, так швидко "канула в Лету" в нових економічних умовах. Для прийняття управлінських рішень вона була не потрібна.
Менеджерам облікова інформація необхідна як інформаційна база для вирішення завдань управління організацією. Необхідність вирішення цих завдань змушує власників і менеджерів організації будувати, підтримувати і розвивати систему обороту обліково-управлінської інформації, т. Е. Управлінський облік.