Управління командою проекту
Згідно PMBOK [9]. "Управління командою проекту включає в себе контроль за діяльністю членів команди проекту. Забезпечення зворотного зв'язку, рішення проблем і координацію змін, спрямованих на підвищення ефективності виконання проекту". До завдань команди управління проектом входить:
- Спостереження за діяльністю команди.
- Врегулювання конфліктів.
- Оцінка роботи членів команди.
Управління командою проекту ускладнюється, якщо проект виконується в рамках матричної структури організації. коли члени команди підпорядковуються одночасно функціональному керівнику та менеджеру проекту.
Управління командою проекту: входи
Активи організаційного процесу
Активи організаційного процесу містять правила і процедури, прийняті в організації для заохочення членів команди, наприклад, процедури нагородження грамотами та нарахування премій.
Призначення персоналу в проекті
В результаті призначення персоналу формується список членів команди проекту. який оцінюється в процесі моніторингу і управління командою проекту.
Розподіл ролей і відповідальності
Вхідний інформацією для завдань моніторингу і оцінки роботи членів команди проекту є схема розподілу ролей і відповідальності.
Організаційні діаграми проекту
Організаційні діаграми проекту містять інформацію про відносини підзвітності членів команди проекту. необхідну для спостереження за діяльністю команди.
План управління забезпеченням проекту персоналом
План управління забезпеченням проекту персоналом, що містить інформацію про період часу, на який співробітник залучається до участі в проекті, а також відомості про плани з навчання персоналу, вимоги сертифікації та відповідності нормативним документам є входами для вирішення завдання по оцінці роботи членів команди і спостереження за діяльністю команди.
Оцінка ефективності команди проекту
Оцінка ефективності команди проекту є вихідною інформацією для вирішення завдань щодо вдосконалення засобів комунікації, врегулювання конфліктів, розробки заходів по зміцненню взаємодії членів команди.
Інформація про виконання робіт і звіти про виконання
Інформація про виконання робіт проекту, звіти про виконання робіт проекту дозволяють проводити оцінку відповідності ефективності роботи команди плану управління проектом. Звіти про виконання робіт членами команди проекту допомагають у визначенні вимог до складу команди майбутніх проектів, у створенні системи заохочень і в оновленні плану управління забезпеченням проекту персоналом.
Управління командою проекту: інструменти і методи
Спостереження і обговорення
Спостереження і обговорення є інструментами для контролювання процесу виконання робіт і настрої всередині команди проекту. Багато керівників ІТ-проектів мають низьку комунікабельність і зазнають труднощів у спілкуванні. Для таких керівників рекомендується здійснювати управління командою проекту методом "прогулянки". Керівник проекту регулярно обходить простір офісу, в якому працює команда. Зустрічаючи члена команди, керівник починає розмову довільній фразою, наприклад, "З яким рахунком закінчився вчорашній матч?". Член команди, як правило, після деякого обговорення результатів гри перейде (з таким же захопленням) до розповіді про виконання проекту. Метод "прогулянки" дозволяє зробити процес комунікації більш вільним і щирим.
Оцінка ефективності виконання робіт проекту
Оцінка ефективності - це інструмент, що дозволяє:
- уточнити правильність розподілу ролей і відповідальності;
- організувати отримання виконавцями оцінки їх робіт (особливо позитивних оцінок, що стимулюють продуктивність праці);
- виявити невідомі раніше проблеми;
- розробити індивідуальні плани підвищення кваліфікації;
- визначити найближчі цілі.
Оцінку ефективності команди можна виконати за допомогою тесту (див. Додаток 9.1), в основу якого покладено визначення значення характеристик високоефективної команди проекту:
- A - ясне розуміння цілей;
- B - відкритість;
- C - впевненість один в одному;
- D - поділ компетенції;
- E - ефективні внутрішні процедури;
- F - перевага команди, заснованої на якості індивідуальностей;
- G - гнучкість і адаптивність;
- H - безперервне вдосконалення і зростання компетенцій.
Мал. 9.6. Діаграма ефективності команди
За результатами відповідей на питання тесту будується діаграма ефективності команди проекту (рис. 9.6), визначаються вузькі місця в управлінні командою і розробляються заходи для їх усунення. Як видно з діаграми, уваги вимагають внутрішні процедури проекту (характеристика Е).
врегулювання конфліктів
Конфлікт виникає, коли одна з конфліктуючих сторін вважає, що інша сторона робить щось, що перешкоджає досягненню поставленої мети. Мірою конфлікту є незадоволеність неузгоджених сторін. Конфлікт вважається дозволеним, коли незадоволеність обох сторін знижується до прийнятного рівня. Існують спеціальні методи для вирішення конфліктів. До них відносяться: примус, згладжування, компроміс, рішення проблеми, ухилення. Вибір методу пов'язаний з бажанням отримати негайне вплив на конфлікт або довгострокову дію.
Спосіб вирішення конфлікту "Примус" полягає в примусі до узгодження однією стороною іншої сторони і застосовується, коли одна особа має владу над іншою особою, що бере участь в конфлікті.
Спосіб "Згладжування" мінімізує протиріччя, що породили конфлікт, але повністю його не усуває, тому через деякий час конфлікт може повторитися.
Спосіб "Компроміс" подібний до згладжування, однак, якщо компроміси закріплюються документально, то це може бути остаточним вирішенням конфлікту.
Спосіб "Рішення конфлікту" заснований на припущенні, що всі розбіжності повинні мати правильне рішення. Це найкращий спосіб вирішення конфлікту, оскільки робота над розбіжностями розкриває факти, що підтверджують правоту однієї зі сторін.
"Ухилення" є найгіршим способом дозволу будь-якої конфліктної ситуації. Вирішення конфлікту відкладається на невизначений термін, що чинить негативний вплив на команду проекту.
Журнал реєстрації проблем
У процесі управління командою проекту слід вести журнал реєстрації проблем, де в письмовій формі вказати конкретних людей, в обов'язки яких входить вирішення конкретних проблем на певний термін (таблиця 9.6). Такий журнал допоможе членам команди стежити за тим, як і коли будуть вирішені ті чи інші проблеми. Проблеми можуть виникати через розбіжності в думках, через несподівано виникнення непередбачених обов'язків, виконання яких необхідне доручити кому-небудь з членів команди.
Таблиця 9.6. Форма реєстрації проблем
Номер, дата запису
Фаза проекту. до якої відноситься опис проблеми
Призначений відповідальний для вирішення проблеми
Пріоритет: Критично Високий, Середній, Низький
Бажана дата дозволу
Вплив на проект
Поточний статус: Відкрито, Призначено, Попереднє рішення, Вирішено, Затверджено, Відкладений, Дій не потрібно
Рішення, дата рішення
Управління командою проекту: виходи
запитані зміни
Якщо зміни в кадрових призначеннях, викликані плановими перестановками або непередбаченими обставинами, можуть вплинути на план проекту (збільшення термінів в розкладі проекту або збільшення бюджету), необхідно оформити запит на зміни, який буде розглянуто в рамках процесу загального управління змінами.
Рекомендовані коригувальні дії
До коригуючих дій з управління людськими ресурсами відносяться кадрові перестановки, проведення додаткових тренінгів і заходи дисциплінарного впливу та заохочення.
Рекомендовані запобіжні дії
До запобіжних дій можуть ставитися тренінги по взаємозамінності, метою яких є зниження проблем, пов'язаних з тимчасовою відсутністю деяких членів команди, додаткове роз'яснення посадових обов'язків, виділення додаткового часу окремим співробітникам у разі виникнення необхідності понаднормової роботи.
Активи організаційного процесу (оновлення)
При завершенні процесу управління персоналом оновлюються:
- Входи для оцінки ефективності роботи організації. Для оцінки ефективності роботи організації керівником проекту повинні бути підготовлені подання на кожного члена команди проекту. з яким йому доводиться взаємодіяти.
- Документація про накопичених знаннях. Всі накопичені знання, набуті під час проекту, повинні бути задокументовані і можуть включати в себе:
- організаційні діаграми проекту, описи позицій і плани управління забезпеченням проекту персоналом;
- принципи, методи врегулювання конфліктів і процедури заохочення;
- спеціальні навички і кваліфікація певних членів команди, виявлені в процесі виконання проекту;
- проблеми і способи їх вирішення, зафіксовані в журналі реєстрації проблем проекту.
План управління проектом (оновлення)
Схвалені запити на зміни і коригувальні дії в якості оновлень можна внести в план управління забезпеченням проекту персоналом, що є частиною плану управління проектом.
Схожі статті