Накладні (загальногосподарські) витрати є комплексними витратами, пов'язаними з діяльністю організації в цілому, які не можуть бути віднесені безпосередньо на певний об'єкт обліку в будівельному виробництві або під час виробництва продукції і надання послуг.
Накладні витрати, пов'язані з виробництвом будівельних робіт, випуском продукції та наданням послуг допоміжними виробництвами, а також виконанням некапітальних робіт, враховуються на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати».
Накладні витрати, пов'язані з утриманням невиробничої сфери, враховуються безпосередньо на рахунку 29 «Обслуговуючі виробництва та господарства».
Аналітичний і синтетичний облік накладних витрат по рахунку 26 ведеться в журналі-ордері № 10-з окремо з обліку накладних витрат основного виробництва і накладних витрат допоміжного виробництва.
Будівельні організації в межах загальної суми накладних витрат, визначеної виходячи з договірної ціни на плановані до виконання роботи і штатного розкладу по апарату управління будівельних структурних підрозділів та організації, складають кошторис накладних витрат по основному виробництву за звітний рік. При складанні кошторису використовується перелік накладних витрат, наведений у додатку до Методичних рекомендацій з планування та обліку будівельних робіт.
Розглянемо склад накладних витрат і залежність його від виконуваних управлінським персоналом функцій.
1. Адміністративно-господарські витрати.
2. Витрати на обслуговування працівників будівництва.
3. Витрати на організацію робіт на будівельних майданчиках.
4. Інші накладні витрати.
Кошторис накладних витрат підсобних і допоміжних виробництв складається в порядку та згідно з переліком статей стосовно чинного в основному виробництві.
Накладні витрати по структурі поділяються також на змінні і постійні виробничі витрати.
Постійні накладні витрати утворюються в різні звітні періоди безперервно у відносно однакових розмірах незалежно від обсягів виробництва робіт, продукції і послуг (амортизація основних засобів, орендна плата за користування основними засобами, витрати на оплату праці управлінського персоналу, відрахування у позабюджетні фонди та місцеві бюджети і т .п.).
При складанні кошторисів накладних витрат будівельні організації повинні мати на увазі, що відповідно до Положення про взаємовідносини організацій генеральних підрядників з субпідрядниками (у разі якщо воно враховано при складанні та підписанні договору на будівництво між ними) на вартість послуг, що надаються субпідряднику генпідрядником, субпідрядник ( в відшкодування цих витрат) виробляє відрахування генпідряднику від вартості виконаних власними силами робіт. Вартість і види таких витрат (до них відносяться: адміністративно-господарські витрати, пов'язані із забезпеченням технічною документацією та здійсненням координації робіт, з прийманням від субпідрядника виконаних робіт і здачею їх замовнику, матеріально-технічним забезпеченням субпідрядника; витрати по пожежно-сторожової охорони, проведення заходів з охорони праці; витрати по забезпеченню субпідрядника тимчасовими (нетитульні) споруди; витрати по благоустрою будівельних майданчиків і надання додаткової медичні кой допомоги; вартість плати за користування частково протягом робочого дня підйомними механізмами генпідрядника) визначаються в особливих умовах до договорів на будівництво, що укладається цими організаціями.
Щомісяця для правильного визначення собівартості виконаних робіт субпідрядна організація відносить обумовлені договором суми відрахувань в дебет рахунку 26 і кредит рахунку 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами». При розрахунках за здані об'єкти або виконані роботи субпідрядником на суму відрахувань робиться бухгалтерська запис за дебетом рахунка 76 і кредитом рахунка 62 «Розрахунки з покупцями і замовниками» (при визначенні виручки по відвантаженню) або рахунку 90 «Продажі» (при визначенні виручки по надходженні грошей ).
Генпідрядник в цих же сумах зменшує щомісяця собівартість робіт по кредиту рахунку 26 з відображенням її на розрахунках з іншими дебіторами за дебетом рахунка 76.
Накладні витрати основного виробництва в будівельних структурних підрозділах (на небудівельні структурні підрозділи даний порядок не поширюється, а витрати на утримання управлінського персоналу самої організації вже включені до складу накладних витрат будівельних структурних підрозділів), щомісяця розподіляються пропорційно прямим витратам на рахунки обліку будівельних робіт (в дебет рахунки 20 «Основне виробництво») і некапітальних робіт, окрім робіт зі зведення тимчасово не титульних будівель і споруд, жении (в дебет рахунку 23 «Допоміжні виробництва»).
Накладні витрати основного виробництва в структурних підрозділах механізації (а також трестах механізації з простою структурою) щомісяця розподіляються пропорційно прямим витратам на рахунки обліку будівельних робіт, виконаних для замовників за договорами на будівництво (в дебет рахунку 20 «Основне виробництво») і робіт по експлуатації будівельних машин і механізмів (в дебет рахунку 25 «Загальновиробничі витрати»).
Надалі порядок розподілу накладних витрат по об'єктах обліку (договорами, проектам, об'єктам будівництва, видам робіт і т.п.), як на рахунку 20 «Основне виробництво», так і на рахунку 23 «Допоміжні виробництва» визначається будівельною організацією. Витрати можуть розподілятися по об'єктах обліку пропорційно прямим витратам, витратам на оплату праці робітників, договірної вартості виконаних робіт, кількості відпрацьованих машино-змін (в структурних підрозділах механізації) і іншими методами.
У будівельних підрозділах, які здійснюють облік витрат на виробництво будівельних робіт методом їх накопичення за певний період часу, постійні накладні витрати, пов'язані з основним виробництвом, можуть відразу списуватися на рахунок обліку реалізації (в дебет рахунку 90 «Продажі»).
Накладні витрати, що припадають на допоміжні виробництва, розподіляються за видами виробництв пропорційно прямим витратам, а за видами продукції, що випускається і послуги, що надаються - відповідно до прийнятих в будівельній організації методами. Витрати можуть розподілятися за видами виробництв і робіт, а також послуг пропорційно прямим витратам, витратам на оплату праці робітників, їх чисельності, кількості наданих послуг та іншими методами.
Таким чином, собівартість продукції, що випускається в допоміжних виробництвах продукції і послуг, що надаються формується в повному обсязі витрат, пов'язаних з їх виробництвом, і в разі реалізації їх на сторону виявляється реальний фінансовий результат, що дуже важливо при різному оподаткування прибутку, одержуваної від реалізації продукції і послуг з окремих видів діяльності.