Більшість сучасного обладнання, що використовується в різних офісах і організаціях знаходиться на балансі підприємства і занесено в базу обліку комп'ютерної техніки і обладнання.
Більшість сучасного обладнання, що використовується в різних офісах і організаціях, знаходиться на балансі підприємства і занесено в базу обліку комп'ютерної техніки і обладнання. При цьому часто обладнанню присвоюються інвентарні номери, як з боку бухгалтерії, так і з боку IT відділу. При цьому для IT відділу, наприклад, облік комп'ютерів вимагає чіткого поділу системних блоків, моніторів для окремого обліку ремонтів, замін або переміщень.
Програма IT Invent дозволяє створювати свої інвентарні етикетки будь-якого формату. На етикетці можна розмістити текст, зображення і штрих-код будь-якого типу. Так само програма підтримує роботу зі спеціалізованими принтерами штрих-кодів і мови друку ZPL, EPL, EZPL.
Інвентарні номери дозволяють в будь-якому випадку гарантувати унікальність обладнання в базі обліку. Звичайно, на самому обладнанні присутні серійні номери і часто штрих-коди цих серійників, але буває і таке обладнання, у якого немає штрих-коду чи ні серійного номера зовсім. Іноді серійний номер є, але його дуже складно знайти або він знаходиться в незручному місці, до якого складно дістатися (задня стінка, дно або під хитрою технологічної кришкою). У зв'язку з цим, існує загальноприйнята практика, за якою всі об'єкти обліку обклеюють спеціальними етикетками на яких в стислому вигляді вказана основна інформація про об'єкт. Зазвичай на інвентарній етикетці вказують серійний номер, інвентарний номер, тип і модель обладнання, а так само компанію, якій належить враховується обладнання. Іноді на етикетку наносять дату обклеювання.
Етикетки розміщуються на доступному для огляду місці. Якщо в організації проводять інвентаризації (наприклад, раз на пів року або раз на рік) то на інвентарних етикетках розміщується так само штрих-код інвентарного номера. Цей штрих код буде зчитуватися сканером під час інвентаризацій або просто при проміжних перевірках актуальності інформації.
Як і на чому друкувати інвентарні етикетки?
Етикетки необхідно друкувати обов'язково з програми обліку. Це гарантує унікальність номерів, актуальність інформації і однаковий зовнішній вигляд.
Є кілька прийнятних способів друку:
1. Друк на звичайному папері A4 на лазерному принтері. При цьому доведеться ножицями вирізати етикетки за розмірами. Це самий простий і доступний спосіб, який підходить невеликим організаціям з невеликим кількість робочих місць для 20 - 30 співробітників. Такі паперові етикетки необхідно зверху обклеїти прозорим скотчем який забезпечить кріплення і захист від стирання стікера. Недоліком такого способу є те, що якщо необхідно надрукувати всього одну - дві етикетки, то доведеться витрачати цілий аркуш паперу.
2. Друк на спеціальній перфорованої двошарової папері формату A4, яка дозволяє після друку без використання ножиць відривати етикетки і наклеювати етикетки на що міститься клейкий шар. Такі самоклеючі листи з перфорацією продаються в багатьох канцелярських магазинах і дозволяють дешево, але швидко друкувати великі партії етикеток. Так само як і в першому випадку, папір витрачається не економно і бажано проводити обклеювання прозорим скотчем для запобігання стирання інформації.
3. Друк за допомогою спеціального принтера етикеток. Даний спосіб найшвидший, простий і надійний. Але потрібні початкові вкладення для покупки принтера етикеток (штрих-кодів) і витратних матеріалів (бобіни з етикетками). На ринку запропоновано велику кількість принтерів етикеток, і вибір залежить від бюджету і обсягів обліку. Спеціальний принтер друкує швидко, потрібну кількість і етикетки вже мають, необхідні розмір і готові до обклеювання (містять клеїть шар). Зазвичай подібні етикетки мають поверхню стійку до стирання і досить довго не вимагають заміни.
Після роздруківки необхідної кількості етикеток, системні адміністратори і їх помічники обклеюють етикетками все необхідне обладнання, тим самим, фіксуючи його облік.
Для проведення повних або проміжних інвентаризацій необхідно здійснити обхід необхідних місць розташування обладнання і фіксувати наявність техніки в зазначеному місці. Інвентаризацію можна проводити як вручну: ручка + зошит, так і автоматизовано: сканер + ноутбук з програмою IT Invent і спеціальним модулем інвентаризації.
У разі ручної інвентаризації, необхідно після обходу внести в програму оновлені дані по кожному об'єкту обліку та проставити дату інвентаризації. У разі автоматизованої інвентаризації, програма сама застосує результати до об'єктів обліку, покаже розбіжності стану в базі даних з реальною картиною, а так само автоматично проставить дату інвентаризації об'єктів. В історії змін буде вказана причина змін: інвентаризація.
