Представницькі витрати - проводкіпо ним будуть розглянуті в статті - це витрати на заходи з проведення зустрічей і переговорів з представниками сторонніх компаній. Розглянемо основні проводки і порядок документального відображення даних витрат.
Проведення за представницькими витратами в бухобліку
Практично кожна компанія стикається з представницькими витратами, запрошуючи стратегічно важливих партнерів для проведення переговорів, зустрічей, презентацій та інших заходів, пов'язаних з укладенням економічно вигідних для розвитку фірми угод. До них відносяться, в тому числі:
- транспортне забезпечення гостей;
- витрати на обіди, сніданки і вечері для партнерів і представників фірми;
- послуги сторонніх перекладачів;
- буфетное супровід заходу.
Також до представницьких витрат відносяться витрати на проведення засідання ради директорів фірми.
У бухгалтерському обліку всі пов'язані з прийомом і обслуговуванням партнерів витрати відносяться до витрат по звичайних видах діяльності і фіксуються в дебеті комерційних або управлінських витрат проводками:
Дт 44 (26) Кт 60 - одержані послуги;
Дт 19 Кт 60 - виділено ПДВ.
Для проведення подібних заходів кошти можуть бути видані організаторам - співробітникам фірми. Даний факт відображається записом:
Дт 71 Кт 50 (51) - видані ДС в підзвіт на проведення ділових заходів;
Дт 26 (44) Кт 71 - відображено представницькі витрати згідно з авансовим звітом.
Також компанія може витратити будь-які наявні ресурси, наприклад матеріали, товари або готову продукцію. Такі витрати фіксуються проводкою
Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) - відображено списання ТМЦ на проведення заходу.
Компанія ТОВ «Версаль» провела ділову зустріч з представниками сторонньої компанії, програма якої включала: переговори в бізнес-холі, відвідування театру, наступний вечерю в ресторані, розміщення партнерів в готелі і доставку їх в аеропорт з ранку. На квитки і вечерю було видано кошти з каси в розмірі 50 000 руб. комерційному директору Уварову І. Г. Решту витрат були оплачені в безготівковому порядку.
- оренда бізнес-холу - 27 325 карб. (Включаючи ПДВ 4 168,22 руб.);
- буфетное обслуговування - 4 857 руб. (В т. Ч. ПДВ 740,90 руб.);
- вартість квитків в театр - 15 337 руб .;
- вечеря в ресторані -23 456 руб .;
- вартість проживання в готелі - 8 500 руб .;
- транспортні витрати -2 856 руб.
Таким чином, витрати на проведення заходу обійшлися фірмі ТОВ «Версаль» в 77 421,88 руб.
Також нагадаємо, що в податковому обліку представницькі витрати - нормовані і не можуть перевищувати 4% від суми заробітної плати за поточний звітний період. Також список прийнятих витрат при розрахунку податку на прибуток строго обмежений в ст. 264 НК РФ (застосовні для НУ витрати перераховані в 1-му абзаці цієї статті). При цьому розмір витрат, що перевищують ліміт і не врахованих при підрахунку прибутку в поточному кварталі, може бути прийнятий протягом року в міру збільшення витрат на оплату праці (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Крім того, сума вхідного ПДВ може бути прийнята до відрахування лише в тому випадку, коли представницькі витрати враховані при підрахунку оподатковуваного прибутку (п. 7 ст. 171 НК РФ). Якщо такі витрати не приймаються до розрахунку прибутку, то і вхідний ПДВ з цих витрат повинен бути списаний в витрати, які не впливають на розрахунок податку, проводкою Дт 91.2 Кт 19.
Дт 91.2 Кт 19 - 4 168,22 руб.
Документальне підтвердження представницьких витрат
Проте значна частина комерсантів за краще оформити повний пакет паперів, орієнтуючись на більш ранній список, рекомендований Мінфіном.
Якщо ж фірма постійно проводить представницькі заходи, то порядок їх проведення можна закріпити у відповідному положенні.
Представницькі витрати в бухгалтерському обліку приймаються в повній мірі і відображаються у складі поточних витрат за дебетом загальногосподарських або комерційних витрат в залежності від виду діяльності компанії.
Згідно з вимогами Мінфіну всі витрати повинні бути економічно виправдані і документально підтверджені не тільки первинкою, але і наказом керівника, кошторисом витрат і звітом про проведений захід.