Представницькі витрати - це витрати на проведення зустрічей і офіційних прийомів для представників інших організацій з метою зміцнення або налагодження співпраці. Облік представницьких витрат в бухгалтерії і оподаткування дещо відрізняється, особливості бухгалтерського і податкового обліку даного виду витрат розглянемо далі.
Що відноситься до представницьких витрат:
- Витрати на проведення ділових прийомів, переговорів, зустрічей з представниками діючих або потенційних партнерів;
- Витрати на доставку гостей до місця проведення заходу та назад;
- Обслуговування в процесі проведення переговорів;
- Витрати на послуги перекладача.
Докладний перелік витрат, які можна віднести до представницьких, наведено в 264 НК РФ.
Бухгалтерський облік представницьких витрат
У бухгалтерії даний вид витрат відносять до витрат по звичайних видах діяльності. Списуються вони в повному обсязі в тому звітному періоді, коли були зроблені.
Списання представницьких витрат в розмірі їх фактичної вартості проводиться в дебет рахунків обліку витрат по звичайних видах діяльності (рахунки 26 «Загальногосподарські витр.», 44 «Расх. На продаж»).
Проведення зі списання представницьких витрат торговими організаціями:
Д44 К71 - списані представницькі витрати, вироблені підзвітною особою.
Д44 К60 (76) - враховані послуги, надані сторонніми організаціями та пов'язані з проведенням представницьких заходів.
В кінці місяця витрати в повному обсязі включаються в собівартість товарів за допомогою проводки Д90 / 2 К44.
Проведення з обліку представницьких витрат виробничими організаціями:
Д26 К71 - враховані представницькі витрати, вироблені через підзвітну особу.
Д26 К60 (76) - списана вартість послуг сторонніх організацій.
Залежно від того, яким чином на підприємстві списуються адміністративні витрати. з 26 рахунку вони списуються в кінці місяця в повному обсязі або на витрати основного виробництва в дебет рах. 20 (проводка Д20 К26), або включаються в собівартість продукції - проводка Д90 / 2 К26.
Спосіб, який використовує організації для обліку представницьких витрат, повинен бути відображений в наказі по обліковій політиці.
Податковий облік представницьких витрат
У податковому обліку як зазвичай все дещо складніше.
При обчисленні податкової бази по податку на прибуток даний вид витрат відносять до інших, пов'язаних з виробництвом і реалізацією.
НК РФ встановлює обмеження на розмір представницьких витрат, які можуть бути враховані при оподаткуванні, тобто вони є нормованими.
За звітний період можна врахувати представницькі витрати в розмірі, не більше 4% від витрат на оплату праці за цей період.
Наприклад, якщо за перше півріччя організація мала витрати на оплату праці в розмірі 500 000 руб. то за це півріччя організація може врахувати представницькі витрати в сумі, не більше 4% * 500 000 = 20 000 руб.
Для того щоб мати можливість врахувати витрачені суми в якості представницьких, необхідно, щоб вони були витрачені на прийоми, зустрічі офіційного характеру. Тобто мета проведених переговорів і прийомів повинна бути отримання і збільшення прибутку. Якщо захід має розважальний характер і ніяк не пов'язаний з проведенням ділових переговорів з метою отримання прибутку, то визнати вироблені витрати представницькими не можна (наприклад, похід в лазню або сауну).
Важливо, що місце проведення переговорів і зустрічей не має значення. Тобто не обов'язково це має відбуватися за місцем знаходження організації, захід може пройти і в іншому місті.
Також для визнання витрат необхідно мати документи, що підтверджують зроблені витрати і факт проведення ділових, офіційних заходів.
В якості таких документів можуть виступати:
- Розпорядчі документи керівництва, що дозволяють зробити представницькі витрати, при цьому в наказах, розпорядженнях має бути зазначена мета витрат;
- Кошторисні документи;
- Програма проведення офіційних заходів із зазначенням дати, місця, строків і ПІБ учасників;
- Первинні документи, що підтверджують факт надання послуг та їх оплати (чеки, квитки, накладні, акти та ін.);
- Звіт про проведені витратах (в звіті відображається, мета прийому, зустрічі, збори, результат, який отримано в процесі переговорів, витрачена сума).