Оцінка постановки обліку грошових коштів ФКУ ІК-2
Розмір сум готівки в касі ФКУ ІК-2 обмежений лімітом. Для цього ФКУ ІК-2 являє в Казначейство наказ про встановлення ліміту залишку готівки в касі установи. До цього документа додається «Розрахунок ліміту залишку готівки». У ФКУ ІК-2 встановлений ліміт рівний 70 000 рублей.
Понад встановлені норми готівку в установі зберігається тільки в дні виплати заробітної плати протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання грошей в Казначействі. Всю готівку понад ліміт ФКУ ІК-2 здає в Казначейство.
Готівкові гроші надходять в касу ФКУ ІК-2: від покупців (виручка від продажів); від підзвітних осіб (повернення невикористаних сум); від співробітників організації (повернення позик, відшкодування шкоди); квартплата і т.д.
Операції з надходження коштів в касу ФКУ ІК-2 оформляються уніфікованим первинним документом - Прибутковим касовим ордером (форма КО-1). Бухгалтер виписує (оформляє на комп'ютері) 1 примірник прибуткового касового ордера. Відривну частину (квитанцію) завіряє печаткою і видає особі, яка внесла гроші в касу. Гроші, які надходять в касу як виручка за товари, роботи, послуги оформляються із застосуванням касового апарату, тобто крім квитанції до прибуткового ордера покупцеві видається касовий чек. Виписаний прибутковий ордер реєструється в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма КО-3), і підшивається до звіту касира (відривний лист Касовій книги).
Операції з видачі грошових коштів з каси ФКУ ІК-2 оформляються уніфікованим первинним документом - Видатковим касовим ордером (форма КО-2). Видатковий касовий ордер може бути складений на одну операцію або на групу однотипних операцій (наприклад: на виплату зарплати оформляється Платіжна відомість і на загальну суму за відомістю виписується один видатковий касовий ордер). Виписаний видатковий ордер реєструється в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма КО-3), і підшивається до звіту касира (відривний лист Касовій книги). Видача готівки з каси відбувається в наступних випадках:
- виплата заробітної плати і прирівняних до неї платежів (премії, відпускні, допомоги);
- видача грошей під звіт співробітникам організації;
- здача готівки в Казначейство;
Коли видача грошей проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку, в тексті видаткового касового ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошових коштів бухгалтером вказуються прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Коли ж видача грошей проводиться за відомістю, то перед розпискою в одержанні грошей касир робить напис "За дорученням". Ніяких підчищень, помарок або виправлень в касових документах не допускається. Гроші за прибутковими і видатковими касовими ордерами приймаються і видаються тільки в день складання цих документів.
Прибуткові та видаткові касові ордери або платіжні відомості на руки, особам, що вносять або одержують гроші, не видаються. Прибуткові та видаткові касові ордери мають роздільну (окремо за прибутковими та видатковими ордерами) нумерацію без перепусток та реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.
Журнал реєстрації побудований таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення отриманих та витрачених готівкових коштів ФКУ ІК-2, присвоюються номери касових документів, перевіряється повнота проведених касиром операцій.
Касова книга на ФКУ ІК-2 ведеться касиром. Листи в книзі нумеруються, прошнуровуються і опечатуються містичний печаткою. На останній сторінці книги робиться запис: "У цій книзі всього пронумеровано сторінок." І проставляються підписи керівника і головного бухгалтера підприємства. Записи в касовій книзі ведуться в двох примірниках під копіювальний папір. Другий примірник відривається і являє собою звіт касира, а потім підшивається до каси за той період, за який він складений. Підчищення і виправлення в касовій книзі заборонені, за винятком виправлень, зроблених коректурним способом і завірених підписами касира і головного бухгалтера. Касова книга ведеться щодня з розрахунком залишків на кінець кожного дня.
Згідно з Порядком ведення касових операцій в РФ забезпечення схоронності готівкових коштів покладено на керівника організації. Всі рекомендаційні правила щодо забезпечення збереження готівки на ФКУ ІК-2 дотримані:
1. Приміщення каси ізольовано, під час здійснення операції двері каси закриті;
2. У приміщення каси доступ сторонніх осіб заборонений;
3. Готівкові гроші зберігаються в спеціальних сейфах, ключі від яких є у начальника установи або його заступника;
4. Приміщення каси щодня опечатуються касиром;
5. Не допускається зберігання в касі готівки, котрі належать до ФКУ ІК-2;
6. При транспортуванні грошей касир забезпечений транспортом і охороною;
7. У разі недієздатності касира наказом керівника призначається особа яка його заміщає, на яке також покладається повна матеріальна відповідальність.
Всі документи, пов'язані з приходом і витратою грошових коштів зберігаються в архіві установи 5 років.
Касир підписує договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей і за всякий заподіяний у зв'язку з неправильним їх зберіганням збитків підприємству.
Мета інвентаризації - перевірка правил зберігання готівки, оформлення первинної та вторинної облікової документації, відповідність залишку в касовій книзі фактичного залишку в касі. Інвентаризація на ФКУ ІК-2 проводиться у випадках: при зміні касира; при виявленні нестач і розкрадань; перед складанням річної звітності. В інших випадках терміни проведення інвентаризації встановлює начальник установи в Наказі про проведення інвентаризації, також в Наказі призначається комісія для проведення інвентаризації (це як правило, представник керівництва, бухгалтерії, служби аудиту).
Ревізія каси проводиться несподівано комісією призначеної наказом керівника підприємства в присутності касира. При цьому сполічно перевіряються готівкові гроші. Розписка, на видані суми готівкою, неоформлені видатковими касовими ордерами, в залишок по касі не включаються. Зберігання коштів, які не належать ФКУ ІК-2 забороняється, і при їх виявленні вони вважаються надлишками.
На ФКУ ІК-2 при розрахунках з підзвітними особами визначають коло працівників підприємства, які є підзвітними особами, тобто працівниками, які отримали авансом готівкові суми грошових коштів на адміністративно-господарські та витрати на відрядження.
Треба також зазначити, що список підзвітних осіб затверджується начальником ФКУ ІК-2. Розміри сум, які видаються обмежені: видача готівкових коштів на господарські потреби передбачена кошторисом підприємства (500 рублів). Сума видачі на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, залежить від терміну відрядження і її місця призначення.
Відрядженому працівникові видається грошовий аванс у межах сум, належних на оплату проїзду в обидва кінці, добових і витрат по найму житлового приміщення. Видача готівкових коштів під звіт на відрядження оформляється посвідченням про відрядження і видатковим касовим ордером.
Зазначені суми на відрядження включаються в собівартість продукції. Протягом трьох днів після повернення з відрядження підзвітна особа звітує за отримані і витрачені суми. З цією метою їм складається авансовий звіт на основі документів (рахунків магазинів, товарних чеків, залізничних, авіаційних та інших квитків) і додається посвідчення про відрядження.
Після перевірки бухгалтером авансового звіту і визначення суми до звіту, останній, затверджується начальником установи і приймається до врахування. Залишок невикористаних сум здається підзвітною особою в касу за прибутковим касовим ордером, а перевитрата видається з каси за видатковим касовим ордером в день здачі авансового звіту.
Нові аванси підзвітній особі видаються лише за умови повного розрахунку за раніше виданим авансом. У осіб не надали звіти і виправдувальні документи у витрачанні підзвітних сум у встановлені терміни або не повернення в касу підприємства залишки не використаних сум авансів, бухгалтерія утримує з нарахованої заробітної плати дану заборгованість в порядку, передбаченому законодавством.
Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 20800000 "Розрахунки з підзвітними особами". Рахунок є активно- пасивним, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб підприємству чи суму невідшкодованого перевитрати. За дебетом рахунка записуються суми відшкодованого перевитрати і знову виданого під звіт на підставі видаткових касових ордерів, по кредиту - суми, використані відповідно до авансовим звітам і здані за прибутковими касовими ордерами (невикористані суми).
Для обліку операцій по руху підзвітних сум і розрахунків з підзвітними особами підприємство використовує журнал-ордер по рахунку 20800000 "Розрахунки з підзвітними особами" (1С - "Бухгалтерія" 7.7).
Підставою для заповнення журналу-ордера є видаткові касові ордери на суми, видані суми, нові прибуткові або видаткові касові ордери - на розбіжності в сумах отриманих та витрачених.
До обліку приймаються авансові, звіти, перевірені арифметично, по суті (щодо доцільності та необхідності витрат, відповідності їх призначенню авансу) і затверджених начальником установи.
Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідають напрямку витрати.