Мета - одна, завдання - різні
KPI (Key Performance Indicators) - система показників, за допомогою якої роботодавці оцінюють своїх співробітників. Вона має багато спільного зі звичайним плановим підходом. З одним серйозним відмінністю: показники роботи кожного окремого співробітника прив'язують до загальних KPI всієї компанії (таким, як прибуток, рентабельність або капіталізація). Мета системи - зробити так, щоб дії співробітників з різних служб не були суперечливими і не гальмували роботу фахівців з інших підрозділів. Кожен вносить вклад в загальну справу, працює на досягнення поставлених перед ним цілей і в результаті отримує бонуси за їх виконання.
На думку керуючого партнера компанії Total HR Consulting Ольги Шкуть, робота по KPI дозволяє фахівцям краще розуміти, що їм потрібно робити, щоб бути ефективними. Під «ефективністю» розуміється не тільки обсяг робіт, виконаний за одиницю часу, а й користь, отримана компанією від діяльності співробітника.
За словами менеджера з розвитку талантів «Джей Ті Інтернешнл Компані Україна» (JTI) Катерини Лапшинова, в кожному департаменті загальні KPI компанії «дробляться» на більш дрібні - персональні. Ключових показників для кожного не повинно бути багато. Досить трьох-п'яти чітко сформульованих KPI. Головне - щоб кожен з них можна було легко виміряти. Менеджер з маркетингу та розвитку чорноморського регіону «Бюро Верітас» Ашот Арутюнян наводить приклад показників KPI одного з менеджерів з продажу: «обсяг продажів не нижче ...», «кількість нових клієнтів не менше ...», «розмір середнього контракту по клієнту в межах ...» , «рівень знання англійської не нижче ...».
У великих західних компаніях, де все прописано і деталізовано до максимуму, робота по системі KPI - хороший варіант для співробітників. Спеціаліст розуміє, скільки, за що і коли він отримає понад оклад. І що входить в його оклад. «Чітка, документована інформація про те, чого роботодавець чекає від тебе, дуже спрощує роботу», - запевняє пан Арутюнян. Кожен співробітник має персональні завдання і терміни їх виконання, а компанія регулярно за допомогою оцінки контролює його роботу.
У багатьох компаніях, крім щомісячного контролю, результати всіх KPI беруться за основу щорічної оцінки ефективності роботи персоналу. Після проведення річної оцінки дирекція з персоналу складає списки найбільш перспективних фахівців для зарахування їх до кадрового резерву компанії і підвищення на посаді.
Але якщо іноземцям в розробці цілей допомагає «головний офіс», то вітчизняні роботодавці, щоб визначити цілі і завдання своїх фахівців, надходять по-різному. Одні запрошують консультантів, інші обходяться власними силами: KPI прописує дирекція з персоналу. Оскільки ні перші, ні другі особливостей роботи кожного конкретного фахівця не знають, буває, що показники формулюються неточно.
«На виході» співробітник стикається з тим, що його KPI виявляються нездійсненними. Або, навпаки, така система дозволяють фахівцеві знайти законні «лазівки», щоб особливо не напружуватися. IT-директор промислового холдингу Олександр згадує, що до впровадження KPI підлеглі йому «сисадміни» вирішували проблеми користувачів «за першим дзвінком». Тепер же, коли лунають дзвінки типу «Допоможіть! Комп завис! »Вони реагують« по-буржуйських ». Вимагають, щоб написали заявку з суттю проблеми і передали її старшому «сисадміну». Потім її ставлять в чергу на виконання. «Так, я міг би зробити це за три хвилини, але це ж ніде не буде зафіксовано. Яке мені діло до труднощів інших співробітників і підрозділів? Оцінювати-то мене будуть по KPI, на досягнення яких я мотивований », - ділиться Олександр.
Партнер, генеральний директор консалтингової компанії Apple Consulting Юлія Плієва вважає, що описувана система KPI хороша для співробітників, результат роботи яких найбільше впливає на фінансово-економічні показники підприємства. У торгових фірмах це, перш за все, топ-менеджери і менеджери з продажу, в рекрутингових конторах - консультанти по підбору персоналу.
Менеджер з комунікативних питань «Бритіш Американ Тобакко Україна» Олена Тищенко-Тишковець каже, що в її компанії виконання KPI співробітником впливає і на індивідуальний розмір щорічного перегляду заробітної плати: чим вище оцінка - тим вище відсоток зростання зарплати. «Щорічний бонус менеджерів складається з двох змінних, які залежать від результатів виконання індивідуальних цілей і від досягнення показників роботи компанії. Такий підхід стимулює більш якісно виконувати функціональні обов'язки », - уточнює вона.
Для співробітників з різних підрозділів розмір бонусу, на який впливає KPI, може коливатися від 20% до 100% окладу.
При цьому формула нарахування самого бонусу досить складна: в ній враховуються кількість KPI, коефіцієнт виконання кожного з них, а також його «вага», тобто коефіцієнт впливу (чим важливіше для компанії показник, тим «вага» вище).
Якщо шкала KPI складена некоректно, результату від неї буде небагато. Наприклад, якщо KPI занадто багато, вплив кожного на розмір загального бонусу буде невеликий. Економіст Людмила Смирнова каже, що спочатку у неї було приблизно 20 KPI, але через рік їх скоротили до п'яти. «На більшість показників припадала незначна частка бонусу, а для мене втрата 5% в бонус не уявляла особливої значущості. 20-відсотковий вага KPI мотивує набагато ефективніше », - зізнається вона.
Один з головних мінусів KPI полягає в тому, що якщо підрозділ погано спрацювало, в зарплаті можуть втратити відразу всі його співробітники. Адже персональні KPI пов'язані з ключовими показниками всього відділу. «При систематичному недосягнення планових показників співробітник може бути знижений на посаді. Тому KPI змушує завжди бути в формі. Хто не витримує цього ритму, той іде сам », - зазначає пан Арутюнян.
До недоліків роботи в системі KPI Катерина Лапшинова відносить те, що не всі співробітники можуть безпосередньо впливати на стратегічні KPI компанії: «Якщо бонус залежить від чистого прибутку і продажів, навряд чи, сидячи в офісі, секретар або економіст зможуть на нього вплинути».
За спостереженням Юлії Плієвої, дуже часто в українських компаніях система мотивації по KPI є «однобокою»: все, що співробітник перевиконає, - це просто добре виконана робота, за яку він отримує зарплату, а за недовиконання його позбавляють якоїсь частини окладу. Або інший варіант: система ключових показників впроваджується, а прив'язка до програми мотивації роботи працівників не відбувається.
Регіональний керуючий з персоналу міжнародного автомобільного холдингу «Атлант-М» в Україні Ольга Глушко попереджає, що роботу технічних фахівців (бухгалтерів, інженерів, програмістів) простіше описувати посадовою інструкцією. А підібрати для них справедливу «лінійку» KPI дуже складно.
І ще. Потрібно враховувати, що планування і розрахунки KPI забирають час. Начальник відділу логістики транспортної компанії Роман незадоволений тим, що введення цієї системи обернулося для нього додатковими годинами роботи. «Тепер по закінченні кожного місяця мені доводиться витрачати час на виставлення і підрахунки KPI всіх своїх підлеглих. Всі показники доводиться погоджувати з дирекцією по персоналу. При цьому за обчислення розмірів бонусів премію мені не доплачують », - скаржиться він.
За спостереженнями Юлії Плієвої, перехід на систему KPI зазвичай супроводжується заворушеннями серед співробітників: одні нововведення «тихо саботують», інші повністю не приймають його і залишають компанію. «Складно відразу поміняти свої звички, порядок виконання функцій, звикнути до нових умов оплати праці», - пояснює вона.
Колишній регіональний менеджер кондитерської компанії Андрій згадує, що коли йому поставили KPI «продавати не багато дешевих цукерок, а багато дорогих», довелося поміняти багато і в своїй роботі. Заважало нерозуміння нововведення колективом і партнерами. Поки він переучувати своїх підлеглих, частина людей пішла. А коли вів переговори з торговельними мережами, виходячи з нових цілей компанії, його змушували погоджуватися на жорсткіші умови.
Новим співробітникам простіше, ніж старожилам. Якщо HR-менеджер є розтлумачить новачкові, за що в компанії сплачуються бонуси, той, швидше за все, нормально сприйме роботу за цією системою.
Плюси і мінуси роботи в системі KPI
Разом: Система KPI обіцяє фахівцям чіткі цілі роботи і прозорі бонуси. Але показники можуть виявитися недосяжними, а перехід на таку систему - болючим.