Понад три грифів погодження оформляються двома вертикальними рядами.
При відсутності місця на документі оформляють лист погодження за зразком згідно з додатком 4 до Інструкції. На документі на місці, передбаченому для розміщення грифа узгодження, робиться відмітка: Аркуш погодження додається
Тепер в Інструкції також встановлено, що для електронних документів електронно-цифровий підпис (ЕЦП) особи, що погодила документ, дата узгодження документа вносяться в особливу частину. У загальній частині вказуються найменування посади особи, що погодила документ, його ініціали та прізвище в порядку, визначеному частинами другою-п'ятою цього пункту. При цьому вони повинні відповідати посади, власного імені, по батькові (якщо таке є) і прізвища власника ЕЦП, розташованої в особливій частині.
Цей реквізит досить часто зустрічається на документах організацій різних форм власності та організаційно-правових форм. Пунктом 61 Інструкції встановлено, що внутрішнє погодження оформляється шляхом візування проекту документа посадовою особою. Реквізит «Віза» включає в себе найменування посади особи, яка візує проект документа, його власноручний підпис, розшифрування підпису і дату.
При відсутності вільного місця візи оформляються на звороті останнього аркуша документа або на окремому аркуші і при розмноженні документу не відтворюються. При наявності листа узгодження на місці, передбаченому для розміщення візи, робиться відмітка, що оформляється за правилами, встановленими п. 60 Інструкції (Гриф узгодження).
Перелік узгоджувальних інстанцій визначається упорядником документа виходячи з його змісту і вимог нормативних правових актів.
Також встановлено, що для електронних документів значення ЕЦП осіб, що візують документ, дати візування поміщаються в особливу частину.
Правилами оформлення цього реквізиту теж іноді потрібно вчити деяких керівників або інших осіб, відповідальних за зберігання і використання печатки. Пунктом 62 Інструкції встановлено, що реквізит «Друк» ставиться на документах, які потребують особливого посвідчення їх автентичності.
Встановлюється три види печаток: печатка організації, друк структурного підрозділу організації, друк, яка вказує на її цільове призначення (для документів і т.п.). У свою чергу друку організацій поділяються на гербові (печатки із зображенням Державного герба Республіки Білорусь) і прості.
Порядок використання та відповідальність за зберігання печаток закріплюються в локальних нормативних правових актах організації, що розробляються відповідно до законодавства Республіки Білорусь.
Перелік документів, на яких проставляється печатка, визначається організацією на підставі законодавства Республіки Білорусь. Проставлення печатки необхідно на оригіналах документів і їх копіях, в тому числі факсимільних, що засвідчують права, свободи і (або) законні інтереси громадян, права та обов'язки юридичних осіб, які санкціонують витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей.
Поясніть шефу, що відбиток печатки повинен захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала (затвердила) документ, і його підпис.
Корнєєв 200 59 79
Відмітка про виконавця може бути доповнена індексом структурного підрозділу, в якому готувався документ (на першому рядку), першими літерами свого імені і прізвища особи, видрукувані проект документа, датою створення документа, ім'ям файлу (на другому рядку) і іншими пошуковими даними.
3 Маковецький 220 95 01
При оформленні документа на комп'ютері реквізит «Відмітка про виконавця» виконується шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) звичайний, розмір - 9 пунктів, міжрядковий інтервал - точно 9 пунктів.
Відмітка про виконавця обов'язково оформляється на вихідних документах.
На оформлення цього реквізиту теж слід звернути особливу увагу, так як на практиці чого тільки не доводиться зустрічати.
Пунктом 64 Інструкції встановлено, що копія документа повинна відтворювати всі реквізити цього документа, в тому числі реквізити бланка. Для додання копії документа юридичної сили вона повинна бути завірена (засвідчена) уповноваженою посадовою особою організації.
А ось копія документа, що відтворює частину його реквізитів, завірена в установленому порядку, є випискою з документа. Виписки з документів оформляються на загальному бланку. У виписках з документів слово «ВИТЯГ» включається в назву виду документа.
ВИПИСКА З НАКАЗУ
Відмітка про завірення копії оформляється нижче реквізиту «Підпис» і включає слово «Вірно», найменування посади особи, яка засвідчує копію, його власноручний підпис, розшифрування підпису і дату засвідчення.
Інспектор відділу кадрів Підпис А.Г.Леонов
Копії документів, що надаються громадянам, в тому числі ІП, і юридичним особам або їх представникам, якщо такі копії необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і (або) законних інтересів осіб, що звернулися, і виписки з них оформляються в описаному вище порядку. При пересиланні копій документів, включаючи копії документів, необхідних для вирішення питань, що стосуються прав і (або) законних інтересів осіб, що звернулися, і виписок з них в інші організації або видачі їх на руки позначку про завірення копії засвідчують печаткою організації.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справі організації, реквізити бланка не відображаються, проставляються дата підписання документа, його реєстраційний індекс і відмітка про завірення копії, в якій допускається не вказувати дату запевнення і посаду особи, яка засвідчує копію.
Встановлено, що копії документа, отримані шляхом тиражування оригіналу засобами оперативної поліграфії, що містять факсимільне відтворення підпису і призначені для розсилки або внутрішнього користування, не потребують додаткового посвідченні, за винятком випадків, передбачених актами законодавства Республіки Білорусь. Розмноження екземпляри документа, призначені для розсилки або внутрішнього користування і не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, допускається засвідчувати печаткою, що проставляється на місці, відведеному для власноручного підпису.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
Згідно п. 65 Інструкції відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється на документі після його виконання і є свідченням завершення роботи над ним. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи розташовується на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч і складається зі слів «У справу», номера справи за номенклатурою справ, в якому буде зберігатися документ, дати та індексу документа, що свідчить про виконання, власноручного підпису виконавця або керівника структурного підрозділу-виконавця і дати направлення документа до справи.
При відсутності документа, що свідчить про виконання, в позначці вказуються короткі відомості про виконання.
Згідно з Інструкцією для документів в електронному вигляді відмітка про виконання документа і направлення його до справи здійснюється засобами АС ДОП (вноситься в РКК документа або в масив реєстраційно-облікових даних, облік і управління якими здійснюються за допомогою автоматизованої системи), в тому числі шляхом встановлення зв'язку відповідного документа з ініціативним.
Реквізит «Відмітка про надходження»
Це останній реквізит з усіх, перерахованих в Інструкції. Відмітка про надходження (реєстраційний штамп вхідних документів) проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і складається з повного або скороченого найменування організації-одержувача, дати і реєстраційного індексу (номера) надходження документа. Пунктом 66 Інструкції встановлено, що на документах, які потребують термінового виконання, разом з датою допускається вказувати час надходження (години, хвилини).
Визначено, що для документів в електронному вигляді відмітка про надходження документа здійснюється засобами АС ДОП (вноситься в РКК документа або в масив реєстраційно-облікових даних, облік і управління якими здійснюються за допомогою автоматизованої системи) і може при необхідності вноситися в текст документа. Для електронних документів відмітка про надходження проставляється в особливій частині.