Столярова Н.М.
вул. П.Глебкі, д. 15, кв. 26
223120, п / о Логоза
Логойського р-ну
Мінської обл.
Пунктом 52 Інструкції встановлено, що твердження є одним із способів посвідчення документа після його підписання. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичну силу тільки з моменту його затвердження.
Документ може затверджуватися двома способами: виданням додаткового розпорядчого документа (наприклад, наказу) або службовою особою шляхом проставлення підпису та печатки в реквізиті «Гриф затвердження». Підкреслюється, що обидва способи мають однакову юридичну силу.
При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається з слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади особи, яка затвердила документ, включаючи видове найменування організації, його підпису, розшифрування підпису і дати затвердження.
Мабуть, всі знають, що гриф обмеження доступу до проставляється в правому верхньому куті документа. При затвердженні документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовують на одному рівні.
Слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» і «ЗАТВЕРДЖЕНО» друкують великими літерами без лапок і пробілів. Використання бланків документів з поздовжнім розташуванням реквізитів для оформлення документів, що підлягають затвердженню, не допускається. Перелік документів організації, які підлягають затвердженню, визначається відповідно до законодавства Республіки Білорусь і закріплюється в табелі і (або) інструкції з діловодства організації, інших локальних нормативних правових актах. Приблизний перелік документів, що підлягають затвердженню, визначений згідно з додатком 3 до Інструкції.
Порядок оформлення наступного реквізиту ви повинні пояснити своєму шефові, звичайно, якщо він цього порядку не знає і при проставленні резолюції робить щось неправильно. Соромитися цього не треба, а якщо шеф розумний, він вас ще й подякує.
Що стосується місця розміщення резолюції, то вона розташовується в правому верхньому кутку першого аркуша документа перед текстом. При необхідності оформлення складної за змістом резолюції, а також кількох резолюцій і неможливості їх розміщення у відведеному для резолюції місці допускається написання резолюцій на будь-якій вільній площі лицьового боку першого аркуша документа, не зачіпаючи тексту (але не на полях документа). При відсутності вільного місця на лицьовій стороні першого аркуша допускається оформлення резолюції на окремому аркуші із зазначенням на ньому реєстраційного індексу і дати документа, до якого відноситься резолюція. Лист резолюції прикріплюється до документа і після його виконання разом з ним підшивається в справу. На документі проставляється відмітка про наявність такого листа. При оформленні листа резолюції використовуються стандартні аркуші паперу форматів А6, А5, А4 з дотриманням таких розмірів полів:
- для формату А6: верхнє і нижнє - не менше 10 мм, ліве - не менше 12 мм, праве - не менше 8 мм;
- для формату А5: верхнє - не менше 15 мм, нижнє - не менше 10 мм, ліве - 20 мм, праве - не менше 8 мм;
- для формату А4: верхнє і нижнє - не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве - не менше 8 мм.
Пунктом 54 Інструкції встановлено, що документи, оформлені на бланках або стандартних аркушах паперу формату А4, повинні мати заголовок. Заголовок до тексту допускається не вказувати на документах, що оформляються на бланках або стандартних аркушах паперу формату А5.
Тема формулюється упорядником документа. Він повинен бути коротким і ємним, точно передавати зміст тексту і граматично узгоджуватися з назвою документа.
- наказ (про що?) «Про вдосконалення структури апарату управління»;
- становище (про що?) «Про канцелярії»;
- протокол (чого?) «зборів акціонерів»;
- правила (чого?) «внутрішнього трудового розпорядку»;
- посадова інструкція (кому?) «секретарю-референту»;
- акт (про що?) «Про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню»;
- акт (чого?) «перевірки»;
- лист (про що?) «Про зміну термінів виконання договору».
Тема в лапки не полягає і не подчерківается.Точка в кінці заголовка не ставиться.
Згідно п. 55 Інструкції відмітка про контроль розташовується на лівому полі документа на рівні заголовка до тексту і позначається буквою «К» або словом «Контроль». Відмітка проставляється від руки або за допомогою штемпеля. Відмітка може бути доповнена контрольною датою.
Відмітка про наявність додатка
Реквізит «Відмітка про наявність додатка» розташовується нижче тексту документа перед реквізитом «Підпис». Слово «Додаток» друкується з великої літери від нульового положення табулятора від кордону лівого поля, після нього ставиться двокрапка. Якщо документ має додатки, назване в тексті, то в позначці про наявність додатка вказується тільки кількість аркушів і примірників.