Розпорядження є різновидом розпорядчих документів. Це правовий акт, і для надання йому юридичної сили він повинен бути оформлений належним чином. Як правильно це зробити, розповімо в цій статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- який порядок оформлення розпорядження;
- які вимоги до складання та оформлення розпорядження необхідно враховувати;
- які вимоги до написання розпорядження.
Порядок оформлення розпорядження
Наказ, розпорядження, вказівка - різні жанри розпорядчих документо в. До оформлення цих ділових паперів пред'являються особливо суворі вимоги.
Накази і розпорядження оформляють управлінські рішення, які приймає безпосередньо керівник організації. Ці рішення можуть стосуватися як виробничо-господарських питань, так і організаційно-адміністративних.
Всі розпорядчі документи видаються собою правове акти. Від генерального директора до начальників відділів і далі - до конкретних співробітникам поширюються сигнали управління. Провідниками цих сигналів і є розпорядчі документи.
Суб'єкт управління (керівництво) в формі розпорядчого документа доводить до відома об'єктів управління приписи і рішення, обов'язкові для виконання. Об'єктами управління в структурі організації виступають:
- філії і дочірні підприємства;
- структурні підрозділи (відділи, управління, служби);
- посадові особи (керівники підрозділів);
- рядові співробітники.
Юридичною дією, яким встановлюються адміністративні відносини між суб'єктом і об'єктом управління, є видання наказів і розпоряджень. Щоб дана дія мало необхідної юридичної значимістю, все розпорядчі документи повинні бути оформлені відповідно до встановлених правил.
Чим відрізняється наказ від розпорядження?
У практиці ДОУ рішення, що оформляються наказами та розпорядженнями, мають деякі відмінності. Законодавчо ці відмінності ніяк не регламентовані, але є ряд неофіційних правил, що дозволяють визначити, в якій ситуації доречно підготувати наказ, а в якій - розпорядження. У стислому вигляді ці правила і умови ми представили у вигляді таблиці:
Таким чином, розпорядження - правовий акт оперативного порядку, діючі до моменту виконання рішення, яке стало причиною видання документа. Його уповноважений видавати не тільки генеральний директор фірми, а й керівники структурних підрозділів. А головна відмінність розпорядження від наказу полягає в масштабі вирішуваних питань. Наказ встановлює нові правовідносини, а розпорядженні вирішує оперативні опороси в рамках правовідносин, встановлених наказом.
Наприклад, прийом співробітника на роботу оформляється наказом (нові правовідносини), а покладання додаткових обов'язків на співробітника на період відпустки оформляється розпорядженням (рішення оперативних питань).
Вимоги до складання та оформлення розпорядження
Перераховані нижче випадку можуть стати причиною видання розпорядження:
реалізація конкретних управлінських функцій, викликаних рішенням тактичних або оперативних завдань;
раціоналізація і оптимізація окремих виробничих операцій або елементів організаційної структури;
внесення оперативних змін в локальні нормативні акти або розпорядження вищестоящих інстанція з метою їх адаптації до умов, що змінилися або потребам.
Читайте по темі в електронному журналі
Оформлення розпорядження здійснюється в наступному порядку:
Правила оформлення розпорядження
В даному документі дається перелік обов'язкових реквізитів, які повинен містити спеціальний бланк, на якому проводиться оформлення документа:
Зверніть увагу, що при підготовці офіційного бланка слід передбачити місце для внесення обов'язкових реквізитів ділової папери - реєстраційного номера і дати. Вони присвоюються документу відразу після його затвердження і підписання керівником організації.
Для бланка використовується стандартний аркуш формату А4. Межі тексту зверху і знизу складають 20 мм, праворуч - 10 мм, а зліва - 30 мм.
Існує загальноприйнята практика використання для оформлення типових розпорядчих документів стандартної форми № Т-1. Наприклад, такі бланки можуть бути використані для видання наказів або розпоряджень про прийом на роботу.
Вимоги до написання розпорядження
Тепер розглянемо основні вимоги, яким повинна відповідати змістовна частина паперу.
Відповідно до стандарту типове розпорядження складається з двох блоків - преамбули і розпорядчої частини.
Тут викладають причини видання даної ділової папери і дають обгрунтування дій, що пропонуються до виконання.
Якщо підставою для видання документа стало рішення вищої інстанції, оформлене відповідним нормативним актом, то преамбула повинна містити посилання на нього.
Залежно від того, що стало підставою для підготовки паперу, перші слова преамбули можуть бути наступними:
- "У зв'язку з необхідністю ..";
- "На виконання (розпорядження, рішення, указу і т.д";
- "Згідно з (з постановою, наказом, рішенням і т.д.";
- "З метою (вдосконалення, оптимізації, поліпшення і т.д".
розпорядча частина
Даний блок починається словами "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" або "ПРОПОНУЮ", набраними великими літерами. Слово розташовується по центру сторінки.
Далі йде перелік дій, які пропонуються до виконання. Зазвичай даний блок містить перелік з кількох пунктів. Кожен пункт обумовлює одну дію, вказує термін виконання і призначає особу, яка буде контролювати виконання зазначеного дії. Тут же вказуються прізвища та ініціали конкретних виконавців запропонованих дій.
Іноді виникають ситуації, коли видається ділова папір повинна пройти процедуру зовнішнього узгодження. У цьому випадку воно направляється на експертизу в вищестоящу організацію. В такому випадку, що погоджують візи співробітники зовнішніх інстанцій ставлять на зворотному боці останнього аркуша ділової папери.
На практиці такі ситуації зустрічаються досить рідко, набагато частіше розпорядження проходить процедуру внутрішнього узгодження з керівниками різних відділів компанії - службою персоналу, бухгалтерією, економічним або юридичним отеленням. Візи про узгодження в даному випадку ставлять там же - на зворотному боці останнього аркуша.
У тому випадку, якщо розпорядженні виходить не від генерального директора, а від керівника структурного підрозділу і має на меті вирішення оперативних питань, воно може бути оформлено за спрощеною схемою.
Нижче представлений зразок оформлення наказу (розпорядження) на основі уніфікованої форми № Т-1:
