Оптимізація чисельності персоналу підприємства може бути викликана різними причинами, але завжди вона передбачає скорочення сукупних витрат на оплату праці та підвищення еф-ності використання персоналу. Важливо відзначити, що якщо процес опти-мізації здійснюється в плановому порядку, то це не тягне за собою звільняючи-ня або переміщення великої кількості співробітників і, як правило, не від-ражается на показниках роботи підприємства.
Однак потреби організації в працівниках постійно змінюються під впливом ряду зовнішніх і внутрішніх факторів. Впровадження нових технологій, припинення випуску окремих видів продукції, зниження попиту на надані організацією послуги можуть привести до скорочення попиту на робочу силу. Наприклад, заміна ручної праці машинною, механізація та автоматизація виробництва призводять до значного вивільнення працівників і підвищенню ефективності виробництва і продуктивності праці. У зв'язку з цим підприємства повинні вживати заходів щодо приведення чисельності співробітників у відповідність з їх реальними потребами, тобто здійснити скорочення чисельності.
Скорочення чисельності є вкрай болючим процесом, тому потребує особливої уваги з боку керівництва підприємства. Наслідки невдалого проведеного скорочення можуть відчуватися протягом багатьох років у вигляді демотивації співробітників, що залишилися, їх недовіри до керівництва підприємства. Управління скороченням чисельності представляє собою одну з найважливіших функцій управління персоналом і вимагає узгоджених дій всього керівництва підприємства.
Найважливішим елементом ефективної роботи по оптимізації чисельності персоналу є визначення реальної потреби в робочій силі і складання прогнозу змін цієї потреби на перспективу.
Замість прийому на роботу нових співробітників, що звільняються в силу природної плинності кадрів вакантні робочі місця більш доцільно заповнювати працівниками організації, чиї посади підлягають скороченню. Як правило, така кампанія має супроводжуватися масовим перенавчанням персоналу.
У деяких випадках більш ефективним є переведення частини співробітників на скорочений робочий день або робочий тиждень.
Це дозволяє уникнути звільнень і зберегти придбану працівниками кваліфікацію при одночасному скороченні витрат на робочу силу. Ці методи також, як надання неоплачуваних відпусток, широко використовуються в галузях з сезонним коливанням попиту.
Звільнення за власним бажанням також скорочує внутрі фірмове пропозиція робочої сили, тому керівництво може бути зацікавлена у стимулюванні добровільного відходу працівника шляхом видачі одноразової допомоги або надання допомоги в пошуках нової роботи.
Вищенаведені заходи не завжди дозволяють добитися необхідного скорочення чисельності, і підприємство змушене розробити і здійснити проведення цієї процедури з метою запобігання кризи, зумовленої різким скороченням чисельності (штату). При такій ситуації необхідно:
забезпечити дотримання трудового законодавства;
виробити чіткі і максимально об'єктивні критерії відбору підлягають скороченню співробітників;
організувати комунікаційну кампанію з метою надання співробітникам найповнішої інформації про причини звільнення, критерії відбору, компенсації співробітникам, які звільняються і перспективи їх повернення в організацію;
надати співробітникам, які звільняються допомогу у вигляді матеріальної компенсації і сприяння в працевлаштуванні та інші.
Досвід високорозвинених країн Заходу показує, що в даний час фірми вдаються до масових звільнень вкрай рідко, воліють проводити гнучку стратегію зайнятості. Вважаємо, що подібний підхід в роботі з персоналом є вельми корисним і для підприємств Росії, де ліквідація підприємств в результаті банкрутства і з інших причин з року в рік не зменшується. Особливо це важливо для підприємств сільськогосподарського машинобудування і викликає необхідність розробки специфічної стратегії управління персоналом в умовах нестабільного виробництва.