Організація секретарем прийому керівником відвідувачів
Дуже важливу роль в роботі секретаря грає формування відносин з відвідувачами. Відвідувач будь-якого рангу без винятку може входити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Відвідувачів узагальнено можна класифікувати за такими групами:
- співробітники сторонніх організацій;
- співробітники, прийняті з поточних питань;
- співробітники, прийняті з особистих питань;
Про вищестоящих представників секретарю слід доповідати особисто. При цьому, безумовно, бажано назвати їх прізвище, ім'я, по батькові, посада відвідувача і питання, по якому він прибув. Секретар може доповісти керівнику про відвідувача за допомогою переговорного пристрою і, отримавши згоду на прийом, пропонує відвідувачу пройти в кабінет. Неприпустимо запрошувати в кабінет керівника відвідувача в верхньому одязі.
Важливо мати на увазі, що прийом відвідувачів з сторонніх організацій обов'язково повинен бути заздалегідь підготовлений секретарем:
- йому призначається час прийому, узгоджене з керівником і зручне також і для відвідувача;
- в журналі прийому відвідувачів (рукописному або Компьтерная) робиться відповідний запис;
- керівник інформується про питання, яке вирішуватиметься під час зустрічі з відвідувачем.
У разі прибуття відвідувача без попередньої домовленості, секретар має право самостійно вирішити: доповісти про нього керівнику негайно або записати на прийом. Якщо після доповіді керівнику про відвідувача отримано відмову в його прийомі, секретар повинен запропонувати відвідувачеві переговорити з відповідним заместітелемі керівника (по компетентності розв'язуваних проблем і питань) або іншим компетентним працівником фірми. Якщо відвідувача така пропозиція не влаштовує, секретар повідомляє йому точну дату і час, коли його прийме керівник. Якщо відвідувач наполягає на іншому варіанті, зручному для нього, часу, секретар з'ясовує, чи може керівник перенести прийом на бажане відвідувачем час, і повідомляє останньому дату та години прийому.
Якщо керівник, до якого запрошувався відвідувач, відсутній за такими обставинами, як хвороба, термінове відрядження і т. П. То секретар повинен вибачитися, пояснити причину його відсутності і домовитися про час, на яке переноситься прийом. Секретар також може запропонувати відвідувачу, щоб його прийняв інший компетентний співробітник.
Організовуючи прийом відряджених працівників, секретар повинен з'ясувати, з якого питання вони прибули, дізнатися, чи забезпечені вони готелем, і при необхідності допомогти їм вирішити проблеми з проживанням, а також відзначити посвідчення про відрядження.
У разі прибуття делегації секретар повинен подбати про виділення співробітника, котрому належить її супроводжувати.
На прохання керівника секретар повинен вміти приготувати і подати керівнику і відвідувачеві (або членам делегації) чай або каву. При цьому необхідно дотримуватися таких елементарних правил:
- посуд (кавові чашки з блюдцями, десертні тарілки, чайні ложки, цукорниця) повинна бути ідеально чистою;
- кава і чай слід приготувати в приймальні, потім розлити по чашках і внести в кабінет керівника на підносі;
- в таких випадках є обов'язковими серветки - кілька штук в спеціальному утримувачі в розрахунку на всіх присутніх з невеликим, але при цьому достатнім запасом.
Можна запропонувати відвідувачам або відвідувачеві самостійно взяти чашки з таці. Однак якщо секретар прийняв рішення або з тих чи інших змушений розставляти чашки сам, то починати йому слід з жінок, причому зі старшою за віком. Можна розставити чашки по числу відвідувачів на столі до їх приходу - в такому випадку кава і чай вносять в кабінет в кавниках після приходу відвідувачів і розливають в їх присутності. До кави та чаю можна подати тістечка, печиво, цукерки. Крім кави і чаю (або замість них) можна поставити на стіл пляшки з мінеральною водою і стакани, а також покласти на стіл ключ для відкривання пляшок.
Чай або кава не можна наливати в чашки до самого верхнього краю - наповнювати їх слід з таким розрахунком, щоб завжди можна було покласти шматочок лимона або додати трохи цукру.
Зазвичай керівники прийом відвідувачів з особистих питань проводять в певні дні. Причому, секретар повинен попередити всіх співробітників, які можуть знадобитися керівнику під час прийому, щоб вони були на робочих місцях і при необхідності змогли б допомогти йому. У разі тривалої відсутності керівника прийом з особистих питань повинен проводити працівник, виконуючий обов'язки керівника. До речі, секретар повинен довести до відома всіх співробітників фірми години прийому з поточних питань.
Організовуючи прийом співробітників своєї фірми з поточних питань, секретар зобов'язаний:
- довести до відома всього персоналу фірми години прийому з поточних питань;
- знати коло осіб, що мають доступ до керівника в будь-який час, і пропускати їх без перешкод;
- в залежності від особливостей конкретних питань визначити приблизний регламент тривалості відвідування і попередити про нього відвідувача;
Часто відвідувачі, в тому числі з числа персоналу фірми, прагнуть потрапити на прийом до керівника з питанням, яке може бути вирішене його заступником або іншим працівником фірми. Тому секретар повинен чітко знати розподіл обов'язків між керівними працівниками фірми для того, щоб направити відвідувача для вирішення того чи іншого питання по компетенції заступника керівника чи іншого працівника фірми.
Організовуючи прийом відряджених працівників та представників різних підприємств, секретар зобов'язаний:
- з'ясувати питання, по якому прибув відвідувач;
- відмітити посвідчення про відрядження;
- надати допомогу в підборі необхідних матеріалів;
- з'ясувати, чи забезпечений відряджений фахівець готелем; якщо немає, то допомогти у вирішенні цього питання, пояснити найбільш зручний маршрут транспорту від готелю до заснування.
Особливу увагу секретар повинен проявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань. Для такого виду прийому керівник зазвичай відводить певні дні.
Після прийняття рішення за результатами бесіди керівник може доручити секретарю зробити запис про це у відповідних облікових формах. Контроль за виконанням рішень, прийнятих керівником, здійснює секретар.