Управління малим бізнесом
Жоден організаційний план не є завершеним без підготовки організаційної схеми. На таких схемах проведені лінії, що вказують розподіл відповідальності та підпорядкованості робочих місць. На новому підприємстві підприємець може займати кілька постів, наприклад, як інженер-хімік, про який ми говорили раніше. Організаційна схема його компанії може виглядати подібно показаної в прикладі 10.4.
Такий тип організації називають лінійно-штабним. В цьому випадку всі працівники підпорядковуються одному керівнику (в прикладі ці зв'язки показані чорними лініями). Часткового збігу обов'язків не відбувається. Взаємозв'язку тих, хто виконує штабну роботу з бухгалтерського обліку та обліку кадрів, а також персоналу, який здійснює керівництво тими, хто виконує лінійні обов'язки з виробництва і збуту, представлені червоними лініями. Хоча це і може здатися збігом повноважень, але насправді це не так. Для того щоб зрозуміти чому, розглянемо лінійні і штабні повноваження.
Лінійні повноваження. Лінійні посади дають займає їх особам право керувати тими, хто стоїть нижче. Вони займають положення, при якому можуть сказати: "Роби це і роби зараз" Їх повноваження випливають з їх права на наймання і звільнення працівників.
Зразок організаційної схеми
Штабні повноваження. Штабні посади забезпечують меншу владу, ніж лінійні. Особи, що займають штабні посади, використовують свої спеціальні знання для того, щоб допомагати лінійним менеджерам вирішувати збутові та виробничі проблеми. Якщо лінійні менеджери можуть сказати: "Роби це і роби зараз", штабні менеджери говорять: "Ви повинні зробити це таким ось чином, оскільки це найкращий варіант"
Іншими словами, лінійні повноваження представляють силу влади, якій одна особа володіє відносно іншого, а штабні повноваження являють собою силу знання, яким одну особу має на відміну від іншого.
Інша відмінність між лінійними і штабними повноваженнями полягає в тому, що завданням лінійних підрозділів є отримання продукту і його продаж, а завданням штабних підрозділів є генерування ідей, націлених на підтримку прибутковості і конкурентоспроможності підприємства. Однак для співробітників штабних підрозділів недостатньо просто генерувати ідеї: вони повинні вміти змусити свої ідеї працювати.
До сих пір ми зосереджували свою увагу на лінійно-штабної форми організації. Існують і інші форми.
Лінійна організація. Кожен працівник підпорядковується єдиному керівнику; ніхто не виконує штабних функцій. Ця форма організації є звичайною для підприємств з кількістю зайнятих менше 10 осіб.
Функціональна організація. Працівник може підкорятися двом або більше керівникам. При такій формі організації майстер на виробництві може підпорядковуватися безпосередньо бухгалтеру, агенту із закупівель і досліднику, а також керівнику виробництва.
Функціональна організація зазвичай веде до хаосу. При наявності двох і більше керівників працівник ніколи не знає, до кого слід звернутися у разі виникнення проблеми, і жоден з керівників не відповідає повністю за діяльність працівників. Очевидно, що підприємцям краще відмовитися від вибору цієї форми організації.
Зміна організаційних форм. Лінійна організація є прийнятним варіантом для невеликих підприємств, але як тільки зайнятих стає більше 10 осіб, підприємцям необхідно розглянути можливість переходу на лінійно-штабну форму організації. Такий перехід часто веде до виникнення деяких заплутаних проблем, особливо на швидкозростаючих підприємствах. Коли підприємець передає один з своїх постів знову найнятому бухгалтеру або фахівця з дослідження ринку, працівники-ветерани можуть з незадоволенням сприйняти зміни і дивитися на штабних працівників як на самозванців. Їхнє ставлення часто виражається в заявах типу:
"Ми обходилися без них раніше, так навіщо вони потрібні нам тепер? Що вони знають про те, як ми тут працюємо? Вони ніколи не бруднили рук. Вони просто будуть нам тягарем. Вони навіть не знають, як виготовляється наша продукція. Кому вони потрібні ? "
Найкращий спосіб вирішити цю проблему взаємин - не допустити її виникнення з самого початку. Перед тим як відкрити справу, підприємець повинен спланувати організацію таким чином, як ніби існує можливість заповнення кожної штатної одиниці. Саме такий вид організаційного планування здійснює інженер з наведеного нами раніше прикладу, який склав усі посадові інструкції, як лінійні, так і штабні, визначив кваліфікацію осіб, які повинні зайняти ці місця, і підготував організаційну схему, в якій зазначено, хто і кому підпорядковується, причому сам інженер займає спочатку більшість посад.
При такій організаційній схемі кожен працівник буде з самого початку знати, яким чином підприємець збирається керувати підприємством. Кожен буде знати також, що підприємець займає багато постів тільки тимчасово. Пізніше, у міру розширення підприємства, для заняття цих посад будуть найняті професіонали, що дозволить підприємцю приділяти більше часу плануванню діяльності.
Обмеження організаційних схем. Підприємець повинен також враховувати обмежені можливості організаційних схем, оскільки вони часто показують більше, ніж може бути реалізовано на практиці. Небагато компаній діють в точності так, як показано на організаційних схемах. У зростаючих підприємств організаційні схеми незабаром застарівають; непередбачені події часто змінюють плани підприємця. З цієї причини мудрі підприємці оновлюють свої організаційні схеми, щонайменше, щорічно.
Підготовка організаційної схеми змушує підприємців надавати певну форму своїм задумам до започаткування власної справи. Перед складанням схеми вони повинні обміркувати, яку роботу слід виконати для забезпечення прибутковості підприємства і яким чином повинна бути виконана ця робота. Без цього організаційні схеми не мають ніякої цінності.
Можливості схеми обмежуються також тим, що на ній не можна показати, яким чином все робочі місця в межах підприємства пов'язані один з одним. Спроба зробити це призведе до того, що лист покриється незліченними суцільними і пунктирними лініями, переплутаними між собою. Хороша організаційна схема проста і виділяє тільки ключові посади і лінії повноважень. Ефективна організаційна схема повинна бути інформативною.