Роль організаційних структур в управлінні
Структура (лат. Structura - будова) - форма організації системи, єдність стійких взаємозв'язків між складовими систему елементами. Структура підкоряється загальним законам функціональних відносин, вивчення яких є однією з найважливіших задач кібернетики.
Будь-яка складна система будується за ієрархічним, багаторівневим принципом. Рівень управління визначається елементами системи, однаково віддаленими від верхнього структурного ланки і мають схожі права. Для реалізації функцій управління системи створюється спеціальний апарат, структура якого визначається складовими його ланками і кількістю ієрархічних ступенів управління. Структура управління повинна забезпечувати єдність стійких зв'язків між її складовими і надійне функціонування системи в цілому. Це положення поширюється на діяльність будь-якого виробничого колективу, будь-якого соціуму, включаючи і сімейні відносини. Більш того, ієрархія характерна і для всього живого. Тварини, що існують колективно (стадо, прайд, зграя, спільноти комах), виживають завдяки ієрархічній організації, і порушення цих внутрішніх зв'язків може привести до загибелі всієї популяції. Така організаційна структура регулює взаємовідносини між особинами, визначає порядок доступу до житла, їжі, процес полювання і справно.
Розумно створена структура системи управління значною мірою визначає її ефективність, так як забезпечує стійкість зв'язків між безліччю складових компонентів об'єкта управління і забезпечує цілісність системи. Вона пов'язує окремі елементи системи в єдине ціле, істотно впливає на форми і організацію планування, оперативного управління, способи організації робіт і їх координацію, дає можливість виміряти і порівняти результати діяльності кожної ланки системи. Структура впливає і на технологію управління, ставить завдання оптимального розподілу інформації, використання управлінської техніки при підборі і розстановці кадрів. Характеристики "внутрішнього середовища" системи можна описати, не вдаючись у подробиці її пристрою, якщо відомі її основні функції.
У складних системах ціле більше, ніж сума їх складових елементів, властивості і можливості цілого перевищують властивості і можливості їх частин (відомий закон синергії від грец. Synergos - спільний, узгоджений, який ввів у науковий обіг І. Ансофф). Тобто властивості системи відрізняються від алгебраїчної суми властивостей, що складають систему елементів. Особливості синергізму описуються дивовижною формулою: 2 + 2 = 5. При перенесенні цієї дивної на перший погляд абстракції в реальний світ виробничої діяльності сумарний дохід від діяльності великого підприємства буде вищою, ніж сума показників віддачі по кожному з його філій (тим більше якщо використовуються загальні для всіх підрозділів підприємства ресурси і забезпечується взаємодоповнюваність). Слід зазначити, що якщо відомі основні параметри елементів і навіть порядок їх взаємодії, то можна зробити висновки про властивості системи в цілому.
Практична цінність вивчення синергічного ефекту полягає, перш за все, у використанні унікальних властивостей великих систем - самоорганізації та можливості визначення дуже обмеженого числа параметрів, а також впливу на які можна управляти системою (параметри порядку).
Сьогодні успіх виведення країни з хаосу, з економічної кризи багато в чому буде залежати від вірного визначення цих параметрів порядку і зміни їх. Особливо імпонує російській характеру надія, що перехід з хаотичного стану в упорядковане відбудеться як реалізація принципу самоорганізації системи самої по собі, "авось все владнається само собою". Цей оптимізм базується, як не дивно, на фундаментальній основі синергії - здатність до самоорганізації великих систем є законом самого існування біологічного життя на Землі.
Розподіл цілого на складові частини, поділ системи на підсистеми (декомпозиція) досить довільно. Зовсім недавно основою матерії вважалося ядро атома, а тепер і елементарна частинка виявляє властивості складної системи. Настільки ж умовно в теорії управління можна вважати елементарної підсистему, хоча вона насправді дуже складна. Ієрархічна структура не може описати всі найскладніші зв'язку між людьми в організації, які не підкоряються формальним ієрархічним вимогам. Книги, музичні твори також ієрархічні за своєю структурою з їх головами, параграфами, темами і фразами. Помилки в структурі призводять до зниження не тільки ефективності системи управління, але і всієї організаційної системи в цілому; структура слід за стратегією і повинна чутливо реагувати на її зміни. Американські консультанти з питань управління відзначають, що в їхній практиці до 75% складають роботи по усуненню недоліків в структурі управління підприємствами [15].
Існує багато типів структур управління, і майже кожна нова монографія про управління "радує" нас винаходом нового типу організаційної структури або їх комбінацій (патріархальна, лінійна, функціональна, штабна, матрична, є навіть дивизионная і продуктова структури). Але справа, звичайно, не в назві, а в тому, як діюча структура управління виконує свої функції, тобто в її оптимальності для даних умов: чи раціональні зв'язки між ланками і ступенями управління при забезпеченні надійності і мінімальних витратах на апарат управління?
Постійно змінюється ринкова ситуація, необхідність впровадження нових технологій і освоєння нової продукції, вельми слабка частка ймовірності результатів прогнозування змушують багатьох фахівців скептично ставитися до організаційних схемами і наполегливо вимагати їх постійного коректування. Є й такі безкомпромісні судження: "Погляньмо правді в очі і визнаємо, що всі організаційні схеми мають досить обмежену цінність, а деякі просто брехливі", - говорить відомий фахівець в області менеджменту Дон Фуллер [132]. Однак управління без чітко продуманої структури практично неможливо, та й потреба в періодичній коригуванні структурних схем очевидна.
У найзагальнішому випадку можна сказати, що існують різного типу ієрархічні і лінійні структури. Для ієрархічних характерна наявність керуючої і хоча б однієї підпорядкованої підсистеми; наявність ієрархії є ознакою високого рівня організації. У лінійних структурах керуючі функції розподілені між усіма елементами системи. Надлишкові структурні рівні свідчать про недоцільне, марнотратне витраті ресурсів, крім тих випадків, коли планується подальший розвиток системи, її морфологічна перспектива (морфологія - наука про структуру і формі). Процес управління визначається впливом на підсистеми і їх елементи з метою забезпечення властивих системі функцій при зміні стану навколишнього середовища. При централізованому командному управлінні джерелом і стимулятором керуючих процесів є верхня ієрархічна щабель; ініціатива підсистем обмежена і їх функціональне поведінка носить виконавчий характер.