Генеральний директор мобільного агентства Mobio Олексій Писаревський розповів vc.ru, як його команда пристосувала Asana для своїх завдань, чому Due date - це не дедлайн, а термін початку роботи над проектом і для яких потреб краще підходять інші сервіси.
У світі величезна кількість систем управління проектами, корпоративних таск-менеджерів та іншого софта для спільної роботи команд. Суперечки про те, яка система краща, можна вести нескінченно. але кожна команда в підсумку вибирає те, що підходить саме їй. Багато так і не знаходять відповідного для себе рішення і починають «пиляти» своє. З нашого досвіду, значення має не стільки сам сервіс, скільки філософія і використання бізнес-процесів в ньому.
Хочу поділитися досвідом, як ми в Mobio використовуємо Asana - кращий, як нам здається, інструмент для спільної роботи команд. У нас досить класичний бізнес по B2B-обслуговування, тому, думаю, наш досвід організації спільної роботи багатьох буде корисний.
Всього в команді зараз 35 осіб. Починали використовувати Asana, коли було 15. Чув думку, що командам з 100 чоловік і більше Asana вже не вистачає. Але думаю, що це питання підходу і організації роботи. За 35 співробітників ми платимо $ 400 в місяць (коли їх було менше 30, платили $ 200). Здається, що дорого, - але в порівнянні з фондом оплати праці або з орендою офісу це копійки.
Звичайно, всі компанії різні, але Asana - настільки гнучкий інструмент, що майже будь-яка компанія зможе його у себе запровадити і використовувати. Ось ключові принципи, які використовуємо при роботі з Asana ми:
Due date, взагалі кажучи, перекладається як дедлайн, але в нашому випадку це не день, коли задача повинна бути зроблена, а день, коли ми збираємося до задачі приступити.
Ми так вирішили тому, що у більшості завдань немає строгого дедлайну. Написати листа, укласти договір з клієнтом, зробити нову презентацію - насправді, немає чіткого терміну, коли це треба зробити. Ніхто не помре, якщо все це зробити завтра, а не сьогодні. Тому поле Due date у нас в Asana логічніше було б назвати Start date.
Що дає такий підхід
У мене не болить голова про те, щоб контролювати поставлене завдання. Я точно впевнений, що про неї не забудуть і в підсумку договір буде укладено. Якщо по ходу виникнуть якісь труднощі, я буду в курсі.
З цим методом ми взагалі перестали користуватися електронною поштою для внутрішньої комунікації. Будь-які повідомлення або повідомлення легко оформляється у вигляді завдання. Наведу приклади, як ми це робимо для різних типів завдань.
CRM. Воронка входять лидов
Організація зустрічей, нарад і брейншторм
До будь-якої зустрічі ми, крім запрошення в календарі, створюємо завдання в Asana. У тілі завдання пишемо, що хочемо обговорити. Під час зустрічі відразу накидаємо те, що придумали, в підзадачі. Там же призначаємо відповідальних і дедлайни.
планування розробки
На початку кожного кварталу ми визначаємо для відділу RD, що нам важливо зробити. Потім відділ розробки розкидає завдання по щотижневим спринті.
Принадність Asana в тому, що одна і та ж завдання може бути відразу в декількох проектах. Наприклад, завдання на скріншоті знаходиться в щотижневому спринті, і в той же час це стратегічне завдання на квартал. Коли ми відзначимо, що вона виконана, або внесемо в неї зміни, вона зміниться відразу в обох проектах.
Довідкова інформація
Будь-яка інформація, яка потребує конкретного дейтствія, оформляється у вигляді завдань без дедлайнів, які ні на кого не призначені. Завдяки структурі проектів та секцій виходить щось на зразок вікі-розмітки.
Справедливості заради варто сказати, що зовсім великі масиви інформації ми виносимо в окремі інтелект-карти.
Прохання ознайомитися з інформацією
регулярні завдання
Що ми виносимо за рамки Asana
Звичайно, Asana - дуже гнучкий і потужний інструмент, але все-таки ми робимо в ній не все. Ось кілька прикладів, як ми використовуємо інші сервіси:
- Оперативні обговорення ведемо в Slack. При цьому у нас принципово безкоштовна версія Slack, що не зберігає історію. Це зроблено не тільки з метою економії, але і для того, щоб не дублювати суті. Хочеш, щоб дані збереглися, - пиши в Asana, там не пропаде.
- Зберігаємо документи і спільно над ними працюємо в Google Drive. Окрема тема - як за допомогою табличок в Google Drive ми побудували цілу систему управлінського обліку і досить довго з нею жили, поки не автоматизували. Календар заходів у нас раніше був в Asana, а потім ми вирішили винести його окремо, а заодно зробити загальнодоступним.
- Зідзвонюємося в Google Hangouts, зустрічі призначаємо в Google Calendar. Багато людей у нас кілька днів на тиждень працюють з дому, а деякі співробітники - повністю віддалено з інших міст.
замість висновку
Основна перевага Asana - це, звичайно, божевільна простота використання. Створити завдання тут так само швидко і легко, як написати повідомлення в месенджері. Не треба нікого примушувати їй користуватися - це відбувається само собою.
Завдяки гнучкій системі проектів і подзадач Asana перетворюється в дуже потужний і універсальний інструмент колаборації, який при правильному використанні підійде майже будь-якого бізнесу.